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Einsparpotenziale im indirekten Einkauf

  • David
  • 3. Apr.
  • 3 Min. Lesezeit

Der indirekte Einkauf bleibt in vielen Unternehmen eine Blackbox – mit hohem Aufwand, wenig Kontrolle und versteckten Kosten. Dabei steckt hier oft erhebliches Einsparpotenzial. Wer als CFO Prozesse und Strukturen analysiert, kann gezielt Optimierungsmöglichkeiten aufdecken und dauerhaft Kosten senken.




Das Wichtigste in Kürze

  • Der indirekte Einkauf ist geprägt von dezentralen Prozessen und Intransparenz.

  • CFOs und Einkaufsleiter unterschätzen häufig die versteckten Kosten in dieser Kategorie.

  • Durch Standardisierung, klare Vergabestrategien und externe Unterstützung lassen sich bis zu 30 % Prozesskosten einsparen.

  • Anbieter wie FACURA übernehmen operative Aufgaben und reduzieren Maverick Buying – ganz ohne Schnittstellen oder Systemwechsel.




Einsparung indirekter Einkauf
 

Was versteht man unter indirektem Einkauf – und warum ist er relevant für CFOs?

Im Gegensatz zum direkten Einkauf (Produktionsmaterialien, Rohstoffe) umfasst der indirekte Einkauf alle Güter und Dienstleistungen, die nicht direkt in die Wertschöpfung eingehen. Beispiele:

  • Büromaterial, IT-Zubehör, Software-Abos

  • Beratungsleistungen, Schulungen

  • Sonderbedarfe und einmalige Bestellungen

Für CFOs ist dieser Bereich besonders interessant, weil er:

  • oft nicht im Fokus der strategischen Beschaffung steht

  • mit einer hohen Anzahl an Einzelprozessen verbunden ist

  • hohe Prozesskosten im Verhältnis zum Bestellwert verursacht

Studien zeigen: In vielen Unternehmen macht der indirekte Einkauf über 20 % des gesamten Einkaufsvolumens aus – bei deutlich höherem Steuerungsaufwand pro Euro.



Typische Schwachstellen & versteckte Kosten im indirekten Einkauf

Viele CFOs unterschätzen die Hebel im indirekten Einkauf. Die häufigsten Probleme:

  • Maverick Buying: Einkäufe außerhalb definierter Prozesse und Budgets

  • Zu viele Kreditoren: Jeder Bedarf führt zu einem neuen Lieferanten

  • Unklare Prozesse: Keine Standards bei Anfrage, Bestellung und Rechnung

  • Intransparenz: Keine zentrale Übersicht über Ausgaben oder Bedarfsträger

  • Hohe Transaktionskosten: Eine einfache Bestellung kostet intern schnell 80–120 € an Bearbeitungsaufwand

Diese Ineffizienzen summieren sich – und bleiben oft unter dem Radar.



Wie CFOs Einsparpotenziale im indirekten Einkauf identifizieren

Wer Einsparpotenziale aufdecken will, sollte zunächst eine strukturierte Analyse vornehmen. Wichtige Ansatzpunkte:

Interne Datenquellen prüfen:

  • Welche Abteilungen bestellen was – und bei wem?

  • Wie viele Einzelkreditoren wurden in den letzten 12 Monaten angelegt?

  • Welche Bestellungen lagen unter 1.000 € Nettowert?

Typische Quick-Wins:

  • Reduktion der Kreditorenzahl um 50–70 %

  • Bündelung gleichartiger Bedarfe (z. B. IT-Zubehör)

  • Einführung standardisierter Bestellprozesse

  • Vermeidung von Kreditkartenzahlungen mit hohem Abstimmungsaufwand

Wichtige Kennzahlen:

  • Prozesskosten pro Bestellung

  • Kreditorenzahl je Kategorie

  • Anteil Maverick Buying am gesamten Bestellvolumen



Strategien zur Optimierung: Standardisierung, Bündelung & externe Partner

Die folgenden Maßnahmen helfen CFOs, strukturiert Einsparpotenziale zu heben:



Maßnahme

Wirkung

Kreditoren reduzieren

Weniger Aufwand in Buchhaltung & Prüfung

Prozesse standardisieren

Weniger Rückfragen, klarere Abläufe

Genehmigungsworkflows einführen

Vermeidung unkontrollierter Ausgaben

Einkaufsdienstleister nutzen

Zeit sparen, Effizienz steigern

Wie FACURA unterstützen kann:

FACURA bietet eine pragmatische Lösung für den indirekten Einkauf – insbesondere für Sonderbedarfe:

  • 1-Kreditor-Modell: Nur ein Kreditor im System – wir übernehmen den Einkauf in jedem Online-Shop

  • Kein Systemwechsel: Bestellung direkt über Ihr ERP oder per E-Mail

  • Standardisierte Dokumente: Einheitliche Rechnungen, Lieferscheine und Angebote

  • Einkauf auf Rechnung: Keine Kreditkarten oder PayPal-Zahlungen notwendig

  • Keine Implementierungskosten: Einstieg ohne Schnittstellen oder zusätzliche Software

Gerade bei Bestellungen unter 1.000 € ist die Bearbeitung durch FACURA deutlich günstiger als eine interne Abwicklung – mit voller Kontrolle für das CFO-Team.






Fazit: Mehr Transparenz, weniger Aufwand – so profitieren CFOs langfristig

CFOs, die den indirekten Einkauf konsequent analysieren, entdecken oft schnell spürbare Einsparpotenziale. Entscheidend ist:

  • Die Transparenz über Ausgaben und Prozesse zu erhöhen

  • Standards zu schaffen, die für alle Abteilungen gelten

  • Aufgaben mit geringem Wertbeitrag gezielt auszulagern

FACURA unterstützt genau an dieser Stelle – ohne Systembruch, ohne lange Projektlaufzeit. So wird der indirekte Einkauf planbar, kosteneffizient und steuerbar.

 
 
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