eProcurement vs. Einkaufsdienstleister: Ein realistischer Vergleich

eProcurement-Systeme gelten als Schlüssel zur Digitalisierung im Einkauf. Doch gerade bei Sonderbedarfen oder außerhalb definierter Kataloge stoßen viele Systeme an ihre Grenzen. Hier kommen Einkaufsdienstleister ins Spiel. In diesem Artikel erfahren Einkaufsleiter, wie sich eProcurement und Einkaufsdienstleister unterscheiden, wann welche Lösung sinnvoll ist – und warum eine Kombination häufig der beste Weg ist.

Das Wichtigste in Kürze: eProcurement vs. Einkaufsdienstleister

eProcurement automatisiert Standardprozesse, ist jedoch auf Kataloge und klare Bedarfe angewiesen.
Einkaufsdienstleister wie FACURA beschaffen flexibel – auch Sonderbedarfe oder Einzelbestellungen.
Der größte Nutzen entsteht oft durch die Kombination: Digitalisierung mit System, ergänzt durch operative Entlastung.

Was bedeutet eProcurement – und was leistet ein Einkaufsdienstleister?

eProcurement umfasst elektronische Systeme zur Abwicklung von Beschaffungsvorgängen – von der Bedarfsmeldung über die Genehmigung bis zur Bestellung. Ziel: Prozesssicherheit, Transparenz und Standardisierung. Typische Anbieter sind SAP Ariba, Coupa oder Jaggaer.

Einkaufsdienstleister wie FACURA übernehmen operative Aufgaben im Einkauf – insbesondere dort, wo eProcurement an Grenzen stößt: Sonderbedarfe, Einmallieferanten, externe Online-Shops oder Non-PO-Beschaffung. Sie agieren als verlängerter Arm des Einkaufs, nicht als Systemersatz.

Typische Herausforderungen in der Praxis

Trotz eProcurement kämpfen viele Einkaufsabteilungen mit diesen Problemen:

Schattenprozesse: Bestellungen per E-Mail oder Kreditkarte außerhalb des Systems
Maverick Buying: Fachbereiche bestellen selbstständig, ohne Genehmigung oder Preisprüfung
Zeitverlust: Für Einzelartikel oder neue Lieferanten sind mehrere Schleifen notwendig
Systemgrenzen: eProcurement ist oft auf bestimmte Kataloge oder Prozesse begrenzt

eProcurement oder Einkaufsdienstleister? Warum die Antwort oft: beides lautet

Die Entscheidung ist keine Entweder-oder-Frage. In der Praxis ergänzen sich beide Ansätze:

Situation	eProcurement	Einkaufsdienstleister
Katalogartikel & Standards	✅ Ideal geeignet	❌ Nicht notwendig
Sonderbedarfe & Einzelstücke	❌ Umständlich oder gar nicht möglich	✅ Schnell & flexibel
Prozesskontrolle & Genehmigungen	✅ Integriert im System	🔁 Optional über Einkauf steuerbar
Maverick Buying verhindern	🔁 Nur bei vollständiger Systemnutzung	✅ Extern gebündelt, zentrale Bestellung

eProcurement vs Einkaufsdienstleister?

Fazit: Wer auf ein starkes eProcurement setzt, profitiert enorm – doch für alles außerhalb der Normfälle braucht es eine ergänzende Lösung, die mitzieht. Genau hier setzen Dienstleister wie FACURA an.

Wie FACURA Einkaufsleiter konkret entlastet

FACURA ergänzt bestehende Beschaffungsprozesse nahtlos – ganz ohne Schnittstellen oder Implementierung:

1-Kreditor-Modell für maximale Vereinfachung

Sie legen FACURA einmalig als Kreditor im ERP-System an – ab dann bestellen Ihre Fachabteilungen in jedem Online-Shop, aber immer über einen zentralen Anbieter.

Kein Lieferantenchaos mehr

Statt hunderter Einzelanbieter gibt es eine Rechnung, ein Lieferant, ein Prozess. FACURA übernimmt die Kommunikation, Bestellung und Rechnungsabwicklung.

Standardisierte Dokumente

Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen kommen immer im gleichen Format. So behalten Sie den Überblick – auch bei nicht katalogisierten Artikeln.

Einfache Bestellung per Link oder Mail

Statt im eProcurement zu scheitern, senden Fachbereiche einfach den Link zum Produkt – FACURA prüft, beschafft und dokumentiert.

Fazit: Der richtige Mix für mehr Kontrolle und Effizienz

eProcurement digitalisiert, strukturiert und schafft Kontrolle – ist aber nicht für alles geeignet.
Einkaufsdienstleister wie FACURA füllen genau diese Lücken – besonders bei Sonderbedarfen, Non-POs und Maverick Buying.
Die Kombination beider Ansätze ist für viele Einkaufsleiter der effizienteste Weg, um operative Entlastung und strategische Kontrolle zu vereinen.