Strategische und Operative Einkaufskosten

Die Unterscheidung zwischen strategischen und operativen Einkaufskosten ist für CFOs essenziell, um Einsparpotenziale im Unternehmen gezielt zu identifizieren. Während strategische Aktivitäten auf langfristige Wertschöpfung zielen, verursachen operative Prozesse oft hohe, versteckte Kosten. Wer Transparenz schaffen will, braucht strukturierte Prozesse – und die richtigen Partner. Dieser Artikel zeigt, wie CFOs den Einkauf ganzheitlich analysieren und gezielt entlasten können.

Das Wichtigste in Kürze

Strategische Einkaufskosten umfassen Planung, Lieferantenentwicklung und Vertragsmanagement – langfristige Wertschöpfung steht im Fokus.
Operative Einkaufskosten entstehen durch die tägliche Abwicklung von Bestellungen, Genehmigungen, Rechnungsprüfungen etc. – oft unterschätzt.
Durch Standardisierung und Bündelung lassen sich operative Kosten um bis zu 30 % reduzieren.

FACURA entlastet durch ein 1-Kreditor-Modell und übernimmt operative Aufgaben wie Sonderbedarfsbeschaffung effizient und vollständig.

Was sind strategische und operative Einkaufskosten?

Strategische Einkaufskosten sind Aufwendungen, die im Zusammenhang mit Planung und Steuerung des Einkaufs anfallen. Dazu zählen:

Entwicklung und Bewertung von Lieferanten
Vertragsverhandlungen
Marktanalysen
Risikomanagement

Ziel ist es, die Versorgung langfristig zu sichern, Einsparpotenziale zu heben und Innovationsvorteile zu schaffen.

Operative Einkaufskosten dagegen entstehen im täglichen Doing:

Bedarfsmeldungen und Genehmigungen
Bestellauslösung und -verfolgung
Kommunikation mit Lieferanten
Wareneingangskontrollen und Rechnungsprüfung

Diese Tätigkeiten bringen wenig strategischen Mehrwert, sind aber kostenintensiv und häufig stark fragmentiert – besonders im Bereich der Sonderbedarfe.

Typische Herausforderungen im Einkauf

Einkaufsabteilungen stehen oft vor folgenden Problemen:

Intransparente Prozesskosten: Viele operative Tätigkeiten sind in der Buchhaltung und Kostenrechnung schwer zuzuordnen.
Mangelnde Standardisierung: Unterschiedliche Bestellwege, Formate und Workflows führen zu Ineffizienz.
Maverick Buying: Einkaufsprozesse werden umgangen, was zu Compliance-Problemen und fehlender Budgetkontrolle führt.
Lieferantenvielfalt: Für jede Einzelbestellung wird ein neuer Kreditor angelegt – hoher Verwaltungsaufwand inklusive.

Die Folge: Die eigentlichen strategischen Aufgaben geraten in den Hintergrund, operative Komplexität dominiert den Einkauf.

Strategien zur Reduktion operativer Kosten

Wer die operativen Einkaufskosten senken will, braucht klare Strukturen:

Maßnahme	Wirkung
Standardisierung von Prozessen	Reduziert manuelle Aufwände
Zentrale Beschaffung von Sonderbedarfen	Entlastet Fachabteilungen
Reduzierung der Kreditorenzahl	Spart Buchhaltungs- und Prüfaufwand
Einsatz spezialisierter Dienstleister	Lagert nicht-strategische Aufgaben aus

Einkaufsabteilungen, die operative Aufgaben gezielt auslagern, schaffen Freiraum für das Wesentliche: strategische Steuerung, Kontrolle und langfristige Kostenoptimierung.

Wie FACURA bei operativen Einkaufskosten hilft

FACURA bietet eine schlanke Lösung für die operative Entlastung im indirekten Einkauf:

1-Kreditor-Modell: Ein Ansprechpartner für alle Bestellungen – ganz ohne neue Kreditoren im ERP.
Sonderbedarfe schnell beschaffen: Egal ob Technik, Ausstattung oder einmalige Produkte – Link senden genügt.
Keine Schnittstellen notwendig: FACURA fügt sich nahtlos in bestehende Prozesse ein, ohne Implementierungsaufwand.
Kauf auf Rechnung: Keine Kreditkartenzahlungen oder Sonderlösungen nötig.
Standardisierte Dokumente: Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine immer im gleichen Format.

Das Ergebnis: Mehr Kontrolle, weniger Aufwand – und das ohne Fixkosten oder langfristige Verträge.

Fazit: Einkauf strategisch denken, operativ entlasten

Strategische und operative Einkaufskosten müssen klar getrennt betrachtet werden.
Operative Aufgaben bieten enormes Einsparpotenzial – wenn sie strukturiert abgewickelt werden.
FACURA unterstützt CFOs dabei, den Einkauf effizient zu organisieren, Maverick Buying zu vermeiden und Transparenz zu schaffen.