Der Bedarf ist geklärt, der Lieferant gefunden, das Angebot liegt vor. Dann steht da: Lieferung gegen Vorkasse. Kein Zahlungsziel, keine Rechnung nach Erhalt, sondern Geld zuerst.
Im Firmeneinkauf ist das mehr als eine unbequeme Zahlungsbedingung. Es ist eine Entscheidung darüber, wer das Risiko trägt. Und die fällt hier zu Ihren Ungunsten aus.
Warum kleine Lieferanten auf Vorkasse bestehen
Die Forderung kommt selten aus Misstrauen. Sie kommt aus der Bilanz des Verkäufers.
- ▸ Liquidität. Ein kleiner Händler, der Ware für Sie einkauft, muss diese Ware selbst bezahlen. Ohne Vorkasse finanziert er Ihre Bestellung aus eigener Tasche.
- ▸ Unbekannter Kunde. Sie bestellen zum ersten und vermutlich einzigen Mal. Eine Bonitätsprüfung lohnt für ihn genauso wenig wie für Sie.
- ▸ Sonderanfertigung. Was auf Ihre Spezifikation gefertigt wird, kann er niemandem sonst verkaufen.
- ▸ Auslandsgeschäft. Grenzüberschreitend ist der Forderungseinzug aufwendig, also kassiert er vorher.
Das ist nachvollziehbar. Es ändert nur nichts daran, dass die Rechnung für dieses Verhalten bei Ihnen landet.
Was Vorkasse für Sie als Käufer wirklich bedeutet
Vorkasse wird in Angeboten als Zahlungsart geführt, neben Rechnung und Lastschrift. Diese Einordnung verharmlost sie. Vorkasse ist keine Zahlungsart, sondern ein ungesicherter Kredit, den Sie Ihrem Lieferanten gewähren.
Sie zahlen, bevor Sie eine Gegenleistung haben. Zwischen Zahlung und Lieferung tragen Sie das volle Risiko: dass gar nicht geliefert wird, dass falsch geliefert wird, dass der Lieferant in dieser Zeit zahlungsunfähig wird. Bei einem etablierten Rahmenvertragspartner mag das theoretisch sein. Bei einem Anbieter, den Sie über eine Websuche gefunden haben, ist es das nicht.
Dazu kommt ein zweiter Punkt, der im Einkauf oft untergeht: Sie verlieren Ihr wirksamstes Druckmittel. Solange Sie noch nicht gezahlt haben, hat der Lieferant ein Interesse daran, dass Termin und Qualität stimmen. Nach der Zahlung liegt dieses Interesse bei Ihnen allein.
Die üblichen Absicherungen und warum sie beim Einmalkauf nicht greifen
Sucht man nach Absicherung gegen Vorkasse-Risiken, findet man drei Instrumente. Alle drei sind real, und alle drei sind für den Fall gebaut, den Sie gerade nicht haben.
Anzahlungsbürgschaft
Die Bank des Lieferanten garantiert Ihnen die Rückzahlung, falls nicht geliefert wird. Wirksam, aber der Lieferant muss sie beantragen, seine Bank muss mitspielen, und es kostet ihn Geld und Kreditlinie. Für eine Bestellung im niedrigen dreistelligen Bereich wird kein kleiner Händler diesen Weg gehen.
Warenkreditversicherung
Deckt Forderungsausfälle ab, ist aber auf laufende Geschäftsbeziehungen mit Volumen ausgelegt. Für einen einzelnen Lieferanten, bei dem Sie einmal kaufen, existiert dieses Produkt praktisch nicht.
Treuhandabwicklung
Ein Dritter hält das Geld, bis geliefert ist. Im B2B-Kleingeschäft kaum verbreitet, und beide Seiten müssen mitmachen.
Der gemeinsame Nenner: Diese Instrumente stammen aus dem Projekt- und Anlagengeschäft. Sie lohnen bei sechsstelligen Aufträgen. Bei einem Einmalkauf übersteigt der Aufwand für die Absicherung regelmäßig den Warenwert.
Vier Wege aus der Vorkasse-Falle
1. Verhandeln
Der naheliegende Weg, und manchmal funktioniert er. Ein Teil der Anbieter akzeptiert bei überschaubaren Beträgen Rechnung, wenn man danach fragt. Kostet Zeit und gelingt nicht immer.
2. Teilzahlung
Ein Teil vorab, der Rest nach Lieferung. Reduziert das Risiko, beseitigt es nicht, und der Lieferant muss zustimmen.
3. Absichern
Möglich, aber wie oben beschrieben bei Einmalkäufen unverhältnismäßig.
4. Über einen Einkaufsdienstleister beschaffen
Sie beauftragen nicht den unbekannten Lieferanten, sondern einen Dienstleister, der dort für Sie einkauft. Die Vorkasse wird geleistet, nur nicht von Ihnen. Sie erhalten eine Rechnung mit Zahlungsziel von einem Vertragspartner, den Sie kennen.
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Wenn der Einkauf den Lieferanten gar nicht erst anlegen muss
Der vierte Weg löst ein Problem mit, das mit der Vorkasse gar nichts zu tun hat: die Lieferantenanlage.
Denn bevor überhaupt über Zahlungsbedingungen gesprochen wird, muss der neue Anbieter im System stehen. Stammdaten erfassen, Prüfung, Freigabe. Dieser Aufwand fällt unabhängig davon an, ob die Bestellung 80 Euro oder 800 Euro wert ist. Der BME beziffert die Prozesskosten einer Bestellung auf etwa 100 Euro.
Läuft die Beschaffung über Facura als einzigen zusätzlichen Kreditor, entfällt beides zugleich: die Vorkasse-Frage, weil Facura beim Quell-Lieferanten zahlt, und die Neuanlage, weil kein weiterer Lieferant entsteht. Wie das Lieferanten-Onboarding sonst abläuft, zeigt der Aufwand dahinter.
Der Ablauf bleibt Ihr gewohnter: Der Bedarfsträger meldet den Bedarf beim Einkauf, der Einkauf gibt ihn an Facura. Die Ware geht direkt an Sie, die Rechnung kommt von einem Kreditor mit Zahlungsziel.
Vorkasse ist selten ein Einzelfall. Wer einmal bei einem kleinen Spezialanbieter kaufen musste, wird es wieder tun, weil genau dort die Teile herkommen, die kein Katalog führt. Wer den Weg einmal einrichtet, hat ihn für jede weitere Sonderbeschaffung. Facura wird einmal als Lieferant angelegt, danach läuft jeder Einmalbedarf über denselben Kreditor.
Häufige Fragen zur Vorkasse im Firmeneinkauf
Ja. Zahlungsbedingungen sind frei verhandelbar, und Vorkasse ist eine davon. Die Frage ist nicht, ob sie zulässig ist, sondern ob Sie das Risiko tragen wollen, das damit verbunden ist.
Eine feste Grenze gibt es nicht, weil sie vom Aufwand Ihres Hauses abhängt. Als Faustregel: Solange die Kosten für Bürgschaft oder Versicherung im Verhältnis zum Warenwert spürbar sind, ist die Absicherung der falsche Weg. Bei Einmalbedarfen ist das fast immer der Fall.
Dann bleiben zwei Möglichkeiten: das Risiko bewusst tragen oder die Beschaffung über einen Dritten laufen lassen, der es trägt. Ein Einkaufsdienstleister zahlt die Vorkasse beim Anbieter und stellt Ihnen eine Rechnung mit Zahlungsziel.
Nein. Der Bedarf wird wie gewohnt beim Einkauf gemeldet, die Freigaben laufen wie bisher. Es ändert sich nur, an wen die Bestellung geht.
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Wer hier schreibt
Facura beschafft seit 2023 Einmalbedarfe für Industrie und Mittelstand. Die Fälle in diesen Artikeln stammen aus der täglichen Praxis: Lieferanten für eine einzige Bestellung, Shops ohne Rechnungskauf, Belege, die im Monatsabschluss nicht aufgehen. Das Team kommt aus dem Einkauf und der Prozessoptimierung im Einkauf. Bei simple system ist Facura als Allesbeschaffer eingebunden.