Die Frage taucht in der Buchhaltung regelmäßig auf, meist kurz vor dem Monatsabschluss: Ein Kollege hat etwas per PayPal gekauft und reicht die Zahlungsbestätigung ein. Reicht das als Beleg?
Die kurze Antwort
Nein. Eine PayPal-Zahlungsbestätigung ist kein Rechnungsdokument.
Sie dokumentiert, dass Geld geflossen ist, von wem an wen und wann. Das ist ein Zahlungsnachweis. Eine Rechnung ist etwas anderes: ein Dokument des Verkäufers über eine erbrachte Lieferung oder Leistung, mit bestimmten Pflichtangaben.
Beides kann zusammenfallen, wenn der Händler ein ordentliches Rechnungsdokument ausstellt. Der PayPal-Beleg allein ersetzt es nicht.
Was eine Rechnung enthalten muss
Welche Angaben eine Rechnung tragen muss, ist im Umsatzsteuerrecht geregelt. Dazu gehören unter anderem der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers und des Empfängers, das Ausstellungsdatum, eine Rechnungsnummer, die Menge und Art der Leistung, das Entgelt sowie der Steuerbetrag und der Steuersatz.
Eine Zahlungsbestätigung eines Zahlungsdienstleisters enthält typischerweise nur einen Teil davon. Sie ist auf den Zahlungsvorgang ausgerichtet, nicht auf die Leistung.
Praktische Folge für den Vorsteuerabzug: Ohne ordnungsgemäße Rechnung fehlt die Grundlage. Wie das im Einzelfall zu beurteilen ist, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.
Hinweis: Dieser Abschnitt beschreibt die allgemeine Systematik und ersetzt keine steuerliche Beratung.
Warum das im Firmeneinkauf regelmäßig passiert
Interessanter als die Antwort ist die Frage, warum die Situation überhaupt entsteht. Denn niemand entscheidet sich bewusst dafür, ohne ordentlichen Beleg einzukaufen.
Der Ablauf ist fast immer derselbe: Ein Bedarf ist dringend. Der Anbieter, der das Teil führt, bietet keinen Rechnungskauf an. Der Kollege zahlt per PayPal, weil es funktioniert und weil er die Sache erledigt haben will. Wochen später sitzt die Buchhaltung vor einem Beleg, mit dem sie nichts anfangen kann.
Das Problem taucht in der Buchhaltung auf, verursacht hat es der Beschaffungsweg. Diese Verschiebung ist der Grund, warum sich die Sache nicht durch bessere Belegablage lösen lässt. Solange der Einkauf keine Alternative zum Kartencheckout hat, entstehen diese Belege immer wieder.
Der Aufwand dahinter wird selten gemessen: Beleg suchen, beim Kollegen nachfragen, Kontierung klären, den Vorgang offen halten. Einzeln sind das Minuten. In Summe verschiebt es jeden Monatsabschluss ein Stück nach hinten, und es taucht in keiner Kennzahl auf.
Was Sie im Einzelfall tun können
- ▸ Beim Händler nachfordern. Der Verkäufer ist verpflichtet, im Geschäftsverkehr eine Rechnung auszustellen. Bei kleineren Anbietern hilft eine formlose Anfrage meist.
- ▸ Im Kundenkonto nachsehen. Viele Shops legen die Rechnung dort ab, ohne sie zu versenden.
- ▸ Die Zahlungsbestätigung ergänzend ablegen. Als Zahlungsnachweis behält sie ihren Wert, sie ersetzt die Rechnung nur nicht.
Diese Schritte lösen den Einzelfall. Sie kosten allerdings genau die Zeit, die man sparen wollte, und sie verhindern den nächsten Fall nicht.
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Wie sich der Fall dauerhaft vermeiden lässt
Die strukturelle Antwort liegt nicht in der Buchhaltung, sondern eine Stufe davor: gar nicht erst per PayPal kaufen müssen.
Läuft die Beschaffung über Facura als einzigen zusätzlichen Kreditor, zahlt Facura beim Quell-Anbieter, gleich mit welchem Zahlungsmittel dieser verlangt. Sie erhalten eine Rechnung mit allen Pflichtangaben, mit Zahlungsziel und mit Bezug zu Ihrer Bestellnummer.
Für die Buchhaltung heißt das: ein Absender, ein Format, ein Ansprechpartner. Für den Einkauf heißt es, dass der Kollege keinen Grund mehr hat, den Umweg zu gehen. Der Bedarf wird wie gewohnt beim Einkauf gemeldet, alles Weitere läuft im regulären Prozess. Der Unterschied zur Firmenkreditkarte liegt genau hier.
Ein fehlender Beleg ist nie ein Einzelfall. Er ist das sichtbare Ende einer Beschaffung, die keinen regulären Weg hatte, und solche Beschaffungen wiederholen sich. Wer den Weg einmal einrichtet, hat ihn für alle weiteren: Facura wird einmal als Lieferant angelegt, danach läuft jeder Einmalbedarf über denselben Kreditor, mit ordentlicher Rechnung.
Häufige Fragen zum PayPal-Beleg
Als Zahlungsnachweis ja, als Rechnung nein. Für den Vorsteuerabzug wird in der Regel eine ordnungsgemäße Rechnung des leistenden Unternehmers benötigt. Die Beurteilung im Einzelfall gehört zu Ihrer Steuerberatung.
Für Rechnungen bis zu einem bestimmten Betrag gelten erleichterte Anforderungen an die Pflichtangaben. Auch dann bleibt es aber bei einem Rechnungsdokument des Verkäufers und nicht bei einer Zahlungsbestätigung.
In der Regel ja, und meist genügt eine formlose Anfrage. Der Aufwand liegt dann bei Ihnen, und je länger der Kauf zurückliegt, desto mühsamer wird es.
Ja, und zwar zum Einfacheren. Alle Rechnungen kommen von einem Absender in gleichbleibendem Format, mit Bezug zur Bestellnummer und mit Zahlungsziel.
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Herausgeber — facura GmbH, Roonstraße 23a, 76137 Karlsruhe. Eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Mannheim unter HRB 758910. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE463960641. Redaktion: operatives Team Facura.