Sie haben bei Amazon bestellt. Die Bestellbestätigung trägt das Amazon-Logo, die Ware kommt im Amazon-Karton. Dann landet die Rechnung in der Buchhaltung, und darauf steht ein Unternehmen, von dem in Ihrem Haus noch nie jemand gehört hat.
Das ist kein Fehler und keine Ausnahme. Es ist die Funktionsweise des Marketplace. Und es hat für den Einkauf Folgen, die deutlich weiter reichen als die Frage, wo der Beleg abgelegt wird.
Wer bei Amazon eigentlich Ihr Vertragspartner ist
Auf amazon.de laufen zwei verschiedene Geschäfte über dieselbe Oberfläche.
- ▸ Amazon als Händler. Amazon kauft die Ware ein und verkauft sie an Sie. Ihr Vertragspartner ist Amazon.
- ▸ Marketplace. Ein fremdes Unternehmen verkauft über die Plattform. Amazon stellt den Marktplatz und häufig die Logistik, Ihr Vertragspartner ist aber dieser Händler.
Im Bestellvorgang ist der Unterschied eine kleine Zeile: verkauft von. Für Ihre Buchhaltung ist es der Unterschied zwischen einem Kreditor und vielen.
Warum Bestellung und Rechnung auseinanderfallen
Genau hier liegt der eigentliche Punkt, und er wird meist übersehen, weil man ihn für ein Belegproblem hält.
Sie bestellen sichtbar bei Amazon. Die Rechnung stellt aber der Händler. Bestelldokument und Rechnungsdokument weisen damit unterschiedliche Vertragspartner aus. Ihr interner Vorgang sagt Amazon, der Beleg sagt etwas anderes.
Für die Rechnungsprüfung heißt das: Der Abgleich zwischen Bestellung und Rechnung, der sonst automatisch läuft, geht nicht auf. Jemand muss von Hand herstellen, was das System nicht zuordnen kann. Bei einer einzelnen Bestellung ist das eine Rückfrage. Bei laufendem Bedarf ist es eine wiederkehrende Sonderbehandlung.
Was das für Ihren Kreditorenstamm bedeutet
Die zweite Folge ist ein echtes Hindernis, weil sie sich aufsummiert.
Jeder Marketplace-Händler, bei dem Sie kaufen, ist ein eigenes Unternehmen und damit ein eigener Kreditor. Eine Bestellung mit drei Händlern erzeugt drei Kreditoren. Wer glaubt, mit Amazon einen Lieferanten im Stamm zu führen, führt in Wirklichkeit so viele, wie er Händler getroffen hat.
Das ist derselbe Effekt, den die Konsolidierung von Lieferanten eigentlich verhindern soll, nur dass er hier unbemerkt entsteht. Niemand hat bewusst zwölf neue Lieferanten angelegt. Es waren zwölf Bestellungen über dieselbe Website.
Der Nebeneffekt: verspätete oder fehlende Rechnungen
Erst an dieser Stelle kommt das Belegthema ins Spiel, mit dem die meisten Suchen beginnen.
Weil der Händler die Rechnung stellt und nicht Amazon, hängt ihre Qualität und Pünktlichkeit vom jeweiligen Händler ab. Manche stellen sie automatisch bereit, andere erst auf Nachfrage. Für Ihre Buchhaltung bedeutet das Nachfassen: beim Händler anfragen, auf Antwort warten, den Vorgang bis dahin offen halten.
Das ist ärgerlich, aber es ist die Folge, nicht die Ursache. Die Ursache ist, dass Ihr Vertragspartner ein anderer ist als der, bei dem Sie zu bestellen glauben.
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Was Sie im Einzelfall tun können
- ▸ Vor dem Kauf auf den Verkäufer achten. Steht dort Amazon selbst, ist der Fall einfach. Steht dort ein anderer Name, wissen Sie, was auf Sie zukommt.
- ▸ Amazon Business nutzen. Das Geschäftskundenkonto bietet Funktionen für Rechnungen und Ausgabenübersicht, die im Privatkundenkonto fehlen.
- ▸ Beim Händler nachfassen. Fehlt die Rechnung, ist der Händler der richtige Adressat, nicht Amazon.
Diese Maßnahmen verbessern die Lage. Sie ändern aber nichts daran, dass jeder Händler ein eigener Vertragspartner bleibt. Wie sich Amazon Business und ein Einkaufsdienstleister im Detail unterscheiden, steht im direkten Vergleich.
Der strukturelle Weg: Quelle bleibt, Vertragspartner ändert sich
Es gibt einen Weg, der das Grundproblem auflöst, ohne auf Amazon als Bezugsquelle zu verzichten.
Der Einkauf beauftragt Facura mit der Beschaffung. Facura kauft dort ein, wo die Ware verfügbar ist, auch über den Marketplace. Sie erhalten eine Rechnung von Facura, mit Bezug zu Ihrer Bestellnummer und mit Zahlungsziel.
Damit stimmen Bestell- und Rechnungsdokument wieder überein, und aus beliebig vielen Händlern wird ein Kreditor. Amazon bleibt, was es ist: eine gute Bezugsquelle mit großer Auswahl und schneller Lieferung.
Marketplace-Bestellungen sind selten Einzelfälle. Wer dort einmal ein Ersatzteil gefunden hat, sucht dort wieder, und jedes Mal steht ein anderer Händler dahinter. Wer den Weg einmal einrichtet, hat ihn für alle weiteren: Facura wird einmal als Lieferant angelegt, danach läuft jeder Einmalbedarf über denselben Kreditor.
Häufige Fragen zu Marketplace-Rechnungen
Auf der Produktseite steht neben der Angabe zum Versand auch, von wem der Artikel verkauft wird. Steht dort nicht Amazon selbst, handelt es sich um einen Marketplace-Händler und dieser wird Ihr Vertragspartner.
Nein. Die Bestellübersicht dokumentiert Ihren Kauf, ersetzt aber kein Rechnungsdokument des Verkäufers. Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, ist gesetzlich geregelt.
Es entschärft es. Das Geschäftskundenkonto bündelt Rechnungen und Ausgaben besser als ein Privatkonto. Am Grundsatz ändert es nichts: Bei Marketplace-Käufen bleibt der Händler Ihr Vertragspartner.
Ja. Die Bezugsquelle bleibt frei wählbar. Es ändert sich nur, wer Ihr Vertragspartner ist und wer Ihnen die Rechnung stellt.
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Herausgeber — facura GmbH, Roonstraße 23a, 76137 Karlsruhe. Eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Mannheim unter HRB 758910. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE463960641. Redaktion: operatives Team Facura.