Der Pausenraum braucht eine Küchenzeile, und die Teile gibt es bei IKEA. Der Bedarfsträger schickt dem Einkauf den Link. In vielen Häusern steht IKEA nicht im Lieferantenstamm.
Die kurze Antwort: IKEA hat für Firmen den Rechnungskauf für Unternehmen, mit 30 Tagen Zahlungsziel und Rechnung per E-Mail. Er setzt einen Antrag mit Bonitätsprüfung voraus. Bei einem einzelnen Kauf von ein paar hundert Euro ist der Antrag der Teil, der aufhält. Das Angebot selbst ist es nicht.
Hinweis: Die Angaben zu IKEA gelten mit Stand Oktober 2026, IKEA ändert seine Bedingungen. Der Text ist keine Steuerberatung.
Welchen Weg bietet IKEA Firmen selbst?
IKEA führt sein Geschäftskundenangebot unter dem Namen IKEA für Unternehmen. Für den Einkauf zählen drei Bausteine.
- ▸ Rechnungskauf für Unternehmen. Möglich online, per E-Mail und im Einrichtungshaus. Vorausgesetzt werden eine deutsche Rechnungsadresse und eine positive Bonitätsprüfung, die Bearbeitung dauert laut IKEA wenige Tage. Danach kommen Kundennummer und ein individueller Einkaufsrahmen. Der Rechnungsbetrag ist binnen 30 Tagen ab Rechnungsdatum zu überweisen, alle Rechnungen kommen per E-Mail. Im Einrichtungshaus braucht es zusätzlich die IKEA für Unternehmen Bezahlkarte. Details stehen auf der Seite zum Rechnungskauf.
- ▸ Business Network. Ein kostenloses Treueprogramm für Unternehmen. Zum Einkaufen brauchen Sie es nicht: Laut IKEA können Unternehmen auch ohne Mitgliedschaft gewerblich kaufen, etwa als Gast, nur ohne die Punkte des Programms.
- ▸ Projektberatung und Partner Shop. Größere Bestellungen gehen per E-Mail mit dem Betreff „Bestellanfrage“ an IKEA für Unternehmen, Spezialisten beraten. Der Partner Shop ist ein eigener Online-Shop für Unternehmen: Die Rechnung geht an die Firma, geliefert wird zu den Mitarbeitenden nach Hause.
Kaufen Sie regelmäßig bei IKEA, ist dieser Weg der richtige.
Wo hängt der Rechnungskauf bei einem Einmalkauf?
An IKEA liegt es nicht. Es liegt an drei Dingen, die bei jedem neuen Lieferanten gleich sind.
- ▸ Antrag vor der ersten Bestellung. Bis IKEA freigegeben hat, gibt es keinen Rechnungskauf.
- ▸ Ein neuer Lieferant im eigenen System. Kreditor anlegen, Stammdaten prüfen, freigeben: In vielen Häusern fällt das für jeden neuen Lieferanten an, gleich ob die Bestellung 300 oder 30.000 Euro wert ist. Es ist dieselbe Lage wie bei einem Einkauf, der nicht direkt bestellen kann.
- ▸ Bonitätsprüfung Ihres Unternehmens. IKEA setzt eine positive Prüfung voraus. Fällt sie anders aus, bleibt dieser Weg zu.
Wer im Checkout nach Klarna oder Ratepay sucht: IKEA bietet den Kauf auf Rechnung über beide laut AGB Verbrauchern an. Unternehmen bekommen den Rechnungskauf für Unternehmen.
Welche Rechnung bekomme ich, wenn ich nicht auf Rechnung kaufe?
Online: Rechnung per E-Mail nach der Bezahlung
Wer online einkauft, bekommt die Rechnung laut IKEA direkt nach der Bezahlung per E-Mail. Im Bestellprozess wählen Sie „Unternehmen“ und tragen Ihre Unternehmens- und Kontaktdaten ein. Prüfen Sie die Angaben vor dem Absenden.
Im Einrichtungshaus: Kassenbon umwandeln
Ein Kassenbon lässt sich innerhalb von 365 Tagen nach dem Kauf in eine Mehrwertsteuer-Rechnung umwandeln. Das geht über ein Online-Formular, in dem Sie den Kundentyp Geschäftskunde wählen können. Die Erstellung ist je Kassenbon nur einmal möglich, zurückgegebene Produkte werden nicht berücksichtigt. Eine Korrektur durch den IKEA-Kundenservice gibt es laut IKEA nur, wenn der Fehler bei IKEA lag. Prüfen Sie deshalb Ihre Angaben, bevor Sie das Formular absenden. Die Regeln stehen auf der IKEA-Seite zur Mehrwertsteuer-Rechnung.
Reicht der Kassenbon als Beleg?
- ▸ Bis 250 Euro Gesamtbetrag: Nach § 33 UStDV genügt eine Rechnung mit Mindestangaben: Name und Anschrift des Verkäufers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Gegenstände, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz. Der Name des Empfängers gehört nicht dazu. Ob ein Bon diese Angaben trägt, sieht Ihre Buchhaltung am Beleg.
- ▸ Über 250 Euro: Die Rechnung braucht die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, darunter den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers.
- ▸ Beispiel Küchenzeile: Rund 350 Euro netto liegen darüber, dort reicht der Bon nicht.
Ob und wie Sie die Vorsteuer geltend machen, entscheidet Ihre Buchhaltung. Im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung.
Bei einem Einmalkauf gibt es fünf Wege. Die ersten drei laufen über IKEA. Die Übersicht zeigt sie zusammen mit dem Projektgeschäft, das für einen Einmalkauf meist nicht passt.
Welche Wege hat der Einkauf bei einem Einmalkauf?
1. Rechnungskauf für Unternehmen beantragen
Zahlungsziel, Rechnung auf die Firma, Ihre Bestellnummer als Rechnungsreferenz bei E-Mail-Bestellungen: Das ist der sauberste Beleg. Der Haken ist der Vorlauf aus dem vorigen Abschnitt. Wer im Haus würde den Antrag stellen und die Kreditoranlage anstoßen? In vielen Häusern ist das der Einkauf. Für einen einzigen Kauf lohnt sich das selten, für einen wiederkehrenden Bedarf eher.
2. Online als Unternehmen kaufen und mit Karte zahlen
Online nimmt IKEA unter anderem Kreditkarte, PayPal und Apple Pay. Der Haken: Bezahlt wird beim Bestellen, also meist bevor die Rechnung im Haus ist, mit einer Firmenkarte oder aus der Tasche eines Kollegen. Bestellbezug und Kontierung entstehen dann oft erst nachträglich. Wer das vermeiden will, legt die Bestellung im ERP an, bevor jemand zahlt. Mehr dazu unter Shop nur mit Kreditkarte und Firmenkreditkarte oder ein Kreditor. Was ein Zahlungsbeleg leistet, zeigt Gilt ein PayPal-Beleg als Rechnung?
3. Im Einrichtungshaus kaufen und den Kassenbon umwandeln
Jemand fährt hin und zahlt vor Ort, ohne Bezahlkarte also nicht auf Rechnung. Die Mehrwertsteuer-Rechnung folgt über das Formular. Der Haken: Wer vorstreckt, muss die Auslage danach abrechnen, Zahlung und Rechnung fallen auseinander, und jemand muss an die Umwandlung denken, bevor die 365 Tage um sind.
4. Ein vergleichbares Produkt beim Büro- oder Betriebsausstatter
Das trägt, wenn der Bedarf eine Funktion ist (ein Tisch, ein Regal, eine Sitzgruppe für den Pausenraum) und kein bestimmtes Modell. Es trägt nicht, wenn es genau dieses Modell sein muss, weil es zu vorhandenen Möbeln passt oder die Maße vorgegeben sind. Ob der Ausstatter günstiger oder teurer ist, sehen Sie erst im Angebot, und der Bedarfsträger muss dem Ersatz zustimmen.
5. Über einen Einkaufsdienstleister
Der Einkauf schickt Facura Link, Artikelnummer oder Angebot. Facura beschafft den Artikel, zahlt und lässt an die Adresse liefern, die Sie angeben (DAP). Ein Beispiel: Eine kleine Küchenzeile (Unterschrank, Griffe, Einbauspüle) in der Größenordnung von 350 Euro netto hat Facura für einen Industriekunden beschafft und sofort bezahlt. Die Ware ging an den Kunden, der Kunde bekam eine Rechnung von Facura mit Zahlungsziel.
Die Küchenzeile steht für eine Kategorie: Käufe bei Anbietern, bei denen Ihr Haus nur einmal kauft. Facura ist ein Dienstleister, bei dem Menschen bestellen, keine Software und keine Plattform. Ihr Bestellweg bleibt: Bedarfsträger, Einkauf, Facura. Die Rechnung weist Umsatzsteuer aus und trägt Ihre Bestellnummer. Heute kommt die Rechnung von Facura als PDF. Ab 2027 stellt Facura E-Rechnungen im strukturierten Format aus. Bei Mängeln an der Ware ist Facura Ihr Ansprechpartner.
Die Haken: Auch Facura müssen Sie einmal als Lieferant anlegen und freigeben, derselbe Schritt wie bei IKEA, nur einmal statt je Anbieter. Die Anlage muss vor der ersten Bestellung stehen. Von Facuras Seite ist sie innerhalb von 24 Stunden machbar, die Geschwindigkeit gibt der Kunde vor. Dazu kommt ein weiterer Beteiligter, dessen Vergütung im Rechnungsbetrag steckt.
Einmalbedarf zu beschaffen?
Schicken Sie uns Ihre Liste. Wir prüfen Verfügbarkeit, holen Angebote ein, koordinieren die Lieferung — eine Rechnung am Ende.
Bedarf jetzt anfragen →✓ Antwort innerhalb 12 Stunden ✓ Ein Lieferant ✓ Unverbindlich
Wofür der Weg über Facura nicht gedacht ist
- ▸ Laufender oder großer Möbelbedarf. Eine Büroeinrichtung, eine neue Küche oder Heimarbeitsplätze plant IKEA mit eigenen Beratern, mit Rechnungskauf und Partner Shop. Dafür ist IKEAs Weg besser.
- ▸ Planung und Beratung. Facura plant keine Räume und wählt keine Möbel aus.
- ▸ Steuer- und Rechtsberatung. Gibt es bei Facura nicht.
- ▸ Zusagen zu Lieferzeiten. Facura sagt keine Lieferzeit des Anbieters zu.
Was mache ich beim nächsten Mal?
Zählen Sie nach, wie oft im Jahr ein Kauf bei IKEA anfällt. Kommt er mehrmals vor, beantragen Sie den Rechnungskauf vor dem nächsten Bedarf, nicht danach. Für einen einmaligen Kauf ist der Online-Kauf als Unternehmen der schnellste Weg ohne Antrag, die Rechnung kommt nach der Zahlung per E-Mail. Voraussetzung ist eine Firmenkarte oder jemand, der die Zahlung vorstreckt. Drei Dinge legen Sie vorher fest:
- ▸ Wer gibt Einmalkäufe bei IKEA frei? Der Einkauf oder die Kostenstelle?
- ▸ Ab welchem Betrag sind Rechnungskauf oder Dienstleister besser? Diese Grenze legen Sie selbst fest.
- ▸ Merksatz: Über 250 Euro Gesamtbetrag braucht es eine Rechnung mit den Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, darunter Name und Anschrift Ihres Unternehmens. Bis 250 Euro genügt die Rechnung mit den Mindestangaben nach § 33 UStDV.
Das Muster zeigt sich bei vielen Anbietern, bei denen Ihr Haus nur einmal kauft: Jeder braucht eine eigene Anlage. Wie eine einmalige Anlage das ersetzen kann, steht unter ein Kreditor statt vieler.
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Laut IKEA nein. Beim Rechnungskauf gibt es weder einen Rabatt noch Punkte des Business Network.
Laut IKEA bis zu 20 Karten je Unternehmen. Für den Rechnungskauf an der Kasse kommt ein amtlicher Lichtbildausweis dazu.
Laut IKEA schicken Sie sie von der Geschäfts-E-Mail-Adresse, mit Ihrer Bestellnummer als Rechnungsreferenz und der zehnstelligen Kundennummer. Eine telefonische Bestellung muss schriftlich von der Geschäfts-E-Mail-Adresse bestätigt werden.
Laut AGB an jede Adresse innerhalb Deutschlands per Paketversand oder Spedition, nicht ins Ausland, und je Bestellung an eine Lieferadresse. Spediteure brauchen freien Zugang und eine Parkmöglichkeit. Baustellen und Adressen mit unsicherem Zugang können nicht beliefert werden.
Laut IKEA nur bei identischer Rechnungsadresse. Für abweichende Rechnungsadressen legen Sie je ein neues Konto an.
Herausgeber — facura GmbH, Roonstraße 23a, 76137 Karlsruhe. Eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Mannheim unter HRB 758910. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE463960641. Redaktion: operatives Team Facura.
Wer hier schreibt
Facura beschafft seit 2023 Einmalbedarfe für Industrie und Mittelstand. Die Fälle in diesen Artikeln stammen aus der täglichen Praxis: Lieferanten für eine einzige Bestellung, Shops ohne Rechnungskauf, Belege, die im Monatsabschluss nicht aufgehen. Das Team kommt aus dem Einkauf und der Prozessoptimierung im Einkauf. Bei simple system ist Facura als Allesbeschaffer eingebunden.