Der Bestellprozess in Ihrem Haus funktioniert. Bedarf melden, freigeben, bestellen, prüfen, buchen. Für den planbaren Bedarf läuft das seit Jahren.
Und dann gibt es die Fälle, in denen er nicht funktioniert. Nicht weil jemand einen Fehler macht, sondern weil der Lieferant, der Shop oder das Land nicht zum Prozess passt. Diese Seite sammelt die typischen Situationen und zeigt, was jeweils hilft.
Wenn der Lieferant Vorkasse verlangt
Kleine Anbieter und Spezialisten liefern häufig nur gegen Vorkasse. Für Sie heißt das: zahlen, bevor eine Gegenleistung existiert, und damit das volle Risiko tragen. Die üblichen Absicherungen wie Bürgschaft oder Kreditversicherung stammen aus dem Projektgeschäft und lohnen bei einem Einmalkauf nicht.
→ Lieferant verlangt Vorkasse: Was Firmen tun können
Wenn der Shop keine Rechnung anbietet
Der Checkout kennt nur Kreditkarte und PayPal. Damit fehlen dem Einkauf gleich drei Dinge: die Freigabe vor dem Kauf, ein ordentlicher Beleg und ein Zahlungsziel. Die naheliegenden Auswege, Firmenkarte oder private Auslage, verschieben das Problem nur.
→ Shop nimmt nur Kreditkarte: als Firma auf Rechnung bestellen
Wenn die Rechnung von einem fremden Unternehmen kommt
Sie bestellen sichtbar bei einer bekannten Plattform, die Rechnung stellt aber ein Händler, von dem Sie noch nie gehört haben. Bestellung und Rechnung nennen unterschiedliche Vertragspartner, der Abgleich geht nicht auf, und jeder Händler ist ein eigener Kreditor.
→ Amazon Marketplace: Von wem kommt eigentlich Ihre Rechnung?
Wenn es das Teil nur im Ausland gibt
Zoll und Einfuhrumsatzsteuer, Kartenzahlung in Fremdwährung, und nicht selten liefert der Anbieter überhaupt nicht nach Deutschland. Drei Hürden, die nacheinander gelöst werden müssen, bevor ein Teil im dreistelligen Bereich ankommt.
→ Im Ausland bestellen als Firma: Zoll, Einfuhrumsatzsteuer, Abwicklung
Einmalbedarf zu beschaffen?
Schicken Sie uns Ihre Liste. Wir prüfen Verfügbarkeit, holen Angebote ein, koordinieren die Lieferung — eine Rechnung am Ende.
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Die kleineren Blockaden
Vier weitere Fälle begegnen dem Einkauf regelmäßig, ohne dass sie eine eigene Betrachtung brauchen. Das Muster ist jeweils dasselbe.
Der Hersteller verkauft nur an Vertragshändler
Sie finden das Ersatzteil beim Hersteller, dürfen dort aber nicht kaufen. Der Weg führt über einen autorisierten Händler, den Sie erst finden, prüfen und anlegen müssen.
Mindestbestellwert
Sie brauchen ein Teil für vierzig Euro, der Anbieter liefert ab zweihundert. Entweder Sie kaufen mehr als nötig oder Sie suchen weiter.
Kundenkonto-Zwang
Ohne Registrierung kein Kauf. Jemand legt das Konto an, jemand verwaltet die Zugangsdaten, und im Zweifel liegen sie bei genau einer Person, die im Urlaub ist.
Kleinstmengen
Der Hersteller verkauft in Gebinden, Sie brauchen ein Stück. Der Rest liegt im Lager und wird nie verbraucht.
Was alle diese Fälle gemeinsam haben
Auf den ersten Blick sind es verschiedene Probleme: eine Zahlungsbedingung, ein Checkout, eine Landesgrenze, eine Vertriebsstruktur.
Tatsächlich ist es immer dasselbe. Nicht die Ware ist das Problem, sondern der Weg zu ihr. Und jeder dieser Wege endet an derselben Stelle: bei einem neuen Lieferanten, der angelegt, geprüft und freigegeben werden muss. Für eine Bestellung, die sich vermutlich nicht wiederholt.
Genau daran setzt das 1-Kreditor-Modell an. Der Bedarf wird wie gewohnt beim Einkauf gemeldet, der Einkauf beauftragt Facura, Facura beschafft beim Anbieter Ihrer Wahl. Ihr interner Prozess bleibt unverändert, es entsteht kein weiterer Kreditor.
Keine dieser Blockaden tritt einmalig auf. Sie wiederholen sich, weil sie im Bedarfstyp begründet liegen und nicht im Einzelfall. Wer den Weg einmal einrichtet, hat ihn für alle: Facura wird einmal als Lieferant angelegt, danach läuft jeder Einmalbedarf über denselben Kreditor.
Häufige Fragen
Nur teilweise. Bei planbarem Bedarf können Sie Lieferanten wählen, die zu Ihrem Prozess passen. Bei Einmalbedarfen gibt es die Ware oft nur bei einem einzigen Anbieter, und dessen Konditionen sind gesetzt.
Das hängt vom Haus ab. Faustregel aus der Praxis: Je spezieller Ihre Produktion, desto häufiger. Aussagekräftig ist ein Blick in den Kreditorenstamm auf die Zahl der Lieferanten mit genau einer Bestellung.
Nein. Er meldet den Bedarf wie bisher beim Einkauf. Der Weg dahinter ändert sich, der Weg davor nicht.
Die laufen genauso. Das Modell ist auf Einmalbedarfe zugeschnitten, schließt Wiederholbestellungen aber nicht aus.
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Herausgeber — facura GmbH, Roonstraße 23a, 76137 Karlsruhe. Eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Mannheim unter HRB 758910. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE463960641. Redaktion: operatives Team Facura.