Manche Teile gibt es schlicht nicht in Deutschland. Ein Sensor eines US-Herstellers, eine Norm, die nur ein amerikanisches Institut herausgibt, eine Komponente, für die es hierzulande keinen Distributor gibt.
Die Suche ist dann schnell erfolgreich. Was danach kommt, kostet die meiste Zeit.
Hürde 1: Zoll und Einfuhrumsatzsteuer
Sobald Ware aus einem Land außerhalb der EU nach Deutschland kommt, wird sie zollrechtlich zur Einfuhr. Damit hängen mehrere Dinge zusammen, die im normalen Bestellprozess keine Rolle spielen: eine Zollanmeldung, gegebenenfalls Zollabgaben je nach Warenart, und die Einfuhrumsatzsteuer.
Für vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen ist die Einfuhrumsatzsteuer wirtschaftlich in der Regel neutral, weil sie geltend gemacht werden kann. Neutral heißt aber nicht aufwandsfrei: Sie muss zunächst verauslagt, korrekt zugeordnet und belegt werden. Die maßgeblichen Regelungen und aktuellen Sätze veröffentlicht der deutsche Zoll.
Dazu kommt die Frage, wer die Einfuhr überhaupt abwickelt. Übernimmt es der Paketdienst, erscheint später eine gesonderte Abrechnung über Auslagen und Gebühren. Das ist ein weiterer Beleg, ein weiterer Vorgang und im Zweifel ein weiterer Kreditor.
Hinweis: Dieser Abschnitt beschreibt den Ablauf. Er ersetzt keine steuerliche Beratung. Für die Beurteilung Ihres konkreten Falls ziehen Sie bitte Ihre Steuerberatung hinzu.
Hürde 2: Die Zahlung
Der zweite Punkt trifft Sie schon vor der Lieferung. Ausländische Shops, insbesondere in den USA, kennen den Rechnungskauf für Firmenkunden meist nicht. Erwartet wird eine Kreditkarte.
- ▸ Keine Karte im Einkauf bedeutet, dass der Kauf nicht zustande kommt oder jemand privat auslegt.
- ▸ Fremdwährung erzeugt Umrechnungsdifferenzen und Gebühren, die auf der Kartenabrechnung landen, nicht auf der Rechnung.
- ▸ Der Beleg ist häufig eine Order Confirmation, die deutschen Anforderungen an ein Rechnungsdokument nicht entspricht.
Das ist derselbe Mechanismus wie bei jedem Shop ohne Rechnungskauf, nur verschärft durch Währung und Distanz.
Hürde 3: Der Shop liefert gar nicht nach Deutschland
Die dritte Hürde beendet den Vorgang oft, bevor er beginnt. Viele Anbieter versenden ausschließlich innerhalb ihres Heimatmarkts, teils aus logistischen Gründen, teils weil Vertriebsrechte an Regionen gebunden sind.
Die üblichen Auswege sind ein Paketweiterleitungsdienst oder ein Bekannter vor Ort. Beides ist für Privatkäufe gedacht und im Firmeneinkauf weder dokumentierbar noch wiederholbar.
Beispiel aus der Praxis: internationale Normen
Ein Fall, der die drei Hürden bündelt, sind technische Normen. Wer nach ASTM-, ANSI- oder JIS-Dokumenten sucht, findet sie beim jeweiligen Herausgeber im Ausland. Der Kauf läuft über einen Webshop, die Zahlung über Karte, der Zugang ist an ein Kundenkonto gebunden.
Für deutsche Normen ist das kein Thema, dort ist der Bezug über die üblichen Wege geregelt. Bei internationalen Normen dagegen steht der Konstrukteur vor einem Kauf, den der Einkauf so nicht abbilden kann. Es geht um überschaubare Beträge, die einen vollständigen Beschaffungsvorgang mit Lieferantenanlage auslösen.
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Wenn aus dem Auslandskauf eine Inlandsbestellung wird
Es gibt einen Weg, der alle drei Hürden auf einmal wegnimmt, und er besteht nicht darin, sie einzeln zu lösen.
Läuft die Beschaffung über einen inländischen Dienstleister, ist der Auslandskauf dessen Vorgang, nicht Ihrer. Facura kauft beim ausländischen Anbieter, zahlt in der geforderten Währung und Zahlungsart, und wickelt Versand und Einfuhr ab. Sie erhalten eine deutsche Rechnung von einem inländischen Vertragspartner mit Zahlungsziel.
Aus Sicht Ihres Einkaufs ist es damit eine gewöhnliche Inlandsbestellung. Der Bedarfsträger meldet den Bedarf beim Einkauf, der Einkauf beauftragt Facura, die Ware kommt an Ihren Standort. Das gilt genauso für Teile, die kein Katalog abdeckt.
Der Auslandsfall bleibt selten einer. Wer einmal ein Teil aus einem US-Shop gebraucht hat, wird es wieder brauchen, weil genau dort die Spezialisten sitzen. Wer den Weg einmal einrichtet, hat ihn für alle weiteren: Facura wird einmal als Lieferant angelegt, danach läuft jeder Einmalbedarf über denselben Kreditor, gleich aus welchem Land.
Häufige Fragen zur Auslandsbeschaffung
Sie fällt bei der Einfuhr an und wird von demjenigen entrichtet, der die Ware einführt. Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen können sie in der Regel geltend machen. Die Einzelheiten hängen vom Fall ab, bitte mit Ihrer Steuerberatung klären.
Direkt bestellen können Sie dann nicht. Übliche Auswege wie Paketweiterleitung sind für Privatkäufe gedacht. Im Firmeneinkauf führt der Weg über einen Beschaffungspartner, der im jeweiligen Markt einkaufen kann.
Nur, wenn Sie selbst dort kaufen. Läuft die Beschaffung über einen Dienstleister, entfällt die Kartenzahlung auf Ihrer Seite vollständig.
Das hängt vom Anbieter, vom Versandweg und von der Einfuhrabwicklung ab. Eine pauschale Angabe wäre unseriös. Im Angebot nennen wir den erwarteten Liefertermin für den konkreten Fall.
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Herausgeber — facura GmbH, Roonstraße 23a, 76137 Karlsruhe. Eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Mannheim unter HRB 758910. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE463960641. Redaktion: operatives Team Facura.