Ein Fertigungsbetrieb braucht eine Spezialschraube. Ein IT-Unternehmen eine ungewöhnliche Software-Lizenz. Ein Hotel-Verbund ein maßgeschneidertes Besteckmuster. Diese Artikel sind selten, oft hochspezifisch, passen in kein Standard-Katalog-System – und doch müssen sie beschafft werden. Sie fallen unter die Kategorie C-Teile: niedrige Einzelwerte, aber hohe Transaktionskosten.
Das Paradoxon der C-Teil-Beschaffung: Der Verwaltungsaufwand übersteigt oft bei weitem den Warenwert. Eine 25€-Schraube kostet durch interne Beschaffung 150€. Hinzu kommt: Kataloge und eProcurement sind dafür ausgelegt, Standard-C-Teile zu verwalten. Aber was ist mit den nicht-katalogisierbaren 20% der C-Teile-Bestellungen? In diesem Artikel beleuchten wir die „letzte Meile“ der Beschaffung und warum ein spezialisiertes Modell notwendig ist.
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Das ABC-Prinzip: Eine Kurzauffrischung
Bevor wir uns auf C-Teile konzentrieren, kurz das ABC-Analyse-Konzept:
A-Teile: Kleine Menge, großer Wert
- ▸~10% aller Teile/SKUs
- ▸~80% des Wertes
- ▸Beispiele: Rohstoffe, teure Komponenten, High-Tech-Equipment
- ▸Beschaffungsstrategie: Intensive Lieferantenverwaltung, Just-in-Time, enge Prognosen
B-Teile: Mittlere Menge, mittlerer Wert
- ▸~30% aller Teile/SKUs
- ▸~15% des Wertes
- ▸Beispiele: Standardkomponenten, regelmäßig benötigte Materialien
- ▸Beschaffungsstrategie: Kataloge, Rahmenverträge, eProcurement
C-Teile: Große Menge, kleiner Wert
- ▸~60% aller Teile/SKUs
- ▸~5% des Wertes
- ▸Beispiele: Büromaterial, Kleinteile, Ad-hoc-Bestellungen
- ▸Beschaffungsstrategie: Vereinfachte Prozesse, oft dezentralisiert, Katalogbeschaffung
Statistik: C-Teile verursachen ca. 75% aller Lieferanten und 60–70% aller Bestellungen.
Das Problem: Non-Katalog C-Teile
Das Standard-ABC-Modell konzentriert sich auf katalogisierbare C-Teile: Büromaterial, regelmäßig benötigte Kleinteile, die von etablierten Lieferanten kommen. Aber nicht alle C-Teile sind katalogisierbar.
Beispiele für nicht-katalogisierbare C-Teile:
- ▸Spezialschrauben oder -bolzen für Spezialmaschinen (Einzelstück oder selten benötigt)
- ▸Maßgeschneiderte oder kundenspezifische Artikel (Verpackung mit Logo, Möbel-Einzelstücke)
- ▸Nischendienstleistungen (spezialisierte Reparaturen, externe Fachleute)
- ▸Gebrauchte oder Refurbished-Teile (schwer zu standardisieren)
- ▸Internationale oder regional begrenzte Lieferanten
- ▸Ad-hoc- oder Notfall-Bestellungen (kein Zeit für normale Beschaffung)
- ▸Ersatzteile für ältere Maschinen (Lieferant gibt es vielleicht nicht mehr)
Diese Teile sind echte C-Teile nach Wert (oft 5–50€), aber nicht nach Managementaufwand. Sie brauchen:
- ▸Aktive Lieferantensuche (nicht im Katalog)
- ▸Individuelle Abstimmung/Verhandlung
- ▸Oft internationale Beschaffung
- ▸Risiko: Lieferant existiert nicht (falsche Spezifikation, Lieferant gelöscht, etc.)
Das Paradox: Prozesskosten übersteigen Warenwert
Dies ist das zentrale Problem von nicht-katalogisierbaren C-Teilen: Die Prozesskosten sind nicht kleiner als bei anderen Teilen, aber der Warenwert ist deutlich kleiner.
Beispiel-Mathematik: Eine Spezialschraube kostet 12€. Der Lieferantensuche, Verhandlung, Bestellung, Rechnungsverarbeitung usw. erfordert 8 Stunden Mitarbeiterzeit à ~20€/Stunde (inkl. Overhead) = 160€ Prozesskosten. Total: 12€ Ware + 160€ Prozess = 172€. ROI: -93%.
Im Gegensatz dazu: Ein Katalog-C-Teil (z.B. Kugel-kugelschreiber, 1€) wird durch eProcurement in wenigen Minuten bestellt = 2€ Prozesskosten. Total: 1€ + 2€ = 3€. ROI: +200%.
Industriestandard: Non-Katalog-C-Teile kosten Unternehmen 15–25% mehr Verwaltungsaufwand pro Euro Warenwert als Katalog-Teile.
„Die letzte Meile“ der Beschaffung
Die „letzte Meile“ ist ein Logistik-Konzept, das beschreibt, wie die letzten Kilometer einer Lieferung besonders komplex und teuer sind. Im Beschaffungs-Kontext bedeutet „letzte Meile“: die Bestellungen, die nicht durch standardisierte Systeme abgedeckt sind.
Typischerweise:
- ▸Kataloge + eProcurement decken 60–80% aller Bestellungen ab (A- und B-Teile, Katalog-C-Teile)
- ▸Die verbleibenden 20–40% (Non-Katalog-C-Teile, Sonderbestellungen) müssen manuell oder ad-hoc beschafft werden
- ▸Diese 20–40% erzeugen aber 40–60% der Prozesskosten
Die Lücke: Was eProcurement nicht macht
eProcurement-Systeme sind toll – aber nur für Katalog-Items. Sie können nicht:
- ▸Automatisch ein Lieferant für ein nicht-katalogisiertes Artikel finden
- ▸Verhandeln (Preise sind vordefiniert)
- ▸Komplexe oder internationale Beschaffungen handhaben
- ▸Sich auf Sonderwünsche oder Spezifikationen einstellen
Deshalb: Mitarbeiter greifen auf manuelle Lieferantensuche zurück. Google, LinkedIn, Referenzen, alte E-Mails. Der Aufwand explodiert.
Der „Lost Sales“-Effekt und sein Gegenteil
Ein unerwarteter Nebeneffekt: Wenn die interne Beschaffung von Non-Katalog-Teilen zu aufwendig ist, geben Mitarbeiter auf. Sie:
- ▸Versuchen, das Teil irgendwie durch einen anderen zu ersetzen (schlechter)
- ▸Kaufen es privat und reichen die Rechnung ein (unkontrolliert)
- ▸Fragen nie nach, weil sie „nicht die Zeit haben“ (produktivitätsverlust)
- ▸Greifen zu teuren Notfall-Lieferanten (Overkill-Pricing)
Das ist das Gegenteil von „Lost Sales“ – eher „Lost Procurement“: Beschaffungsaufträge, die verloren gehen oder unkontrolliert erfolgen.
Warum Kataloge für Non-Standard-C-Teile nicht funktionieren
Manche Unternehmen versuchen, alle C-Teile in einen Katalog zu zwingen. Das funktioniert nicht, weil:
Grund 1: Zu viele SKUs
Ein umfassender Katalog mit allen möglichen C-Teilen würde Tausende oder Zehntausende von SKUs erfordern. Die Pflege wäre unmöglich. Lieferanten wollen nicht so große Kataloge. Nutzer können die Artikel nicht finden (Paralysedurch Überangebot).
Grund 2: Hohe Vorlauf-Komplexität
Um ein Artikel in den Katalog aufzunehmen, muss es spezifiziert, priorisiert und mit Lieferanten verhandelt werden. Für Non-Standard-Teile ist das wirtschaftlich nicht sinnvoll.
Grund 3: Zu schnelle Änderungen
Lieferanten für spezialisierte oder regionale Artikel ändern sich oft (Pleite, Umzug, Spezialisierung ändert sich). Kataloge können nicht mit dieser Geschwindigkeit folgen.
Grund 4: Spezifikationen sind oft Unikat
Eine „Spezialschraube“ ist oft nicht duplizierbar. Mit den gleichen Parametern kann es dutzende verschiedene Schrauben geben. Ein Katalog kann nicht alle abdecken.
Lösungsstrategien für Non-Katalog-C-Teile
Strategie 1: Dezentralisiert, aber Governance
Mitarbeiter dürfen selbst bestellen, aber unter Kontrolle:
- ▸Ausgabenlimit pro Bestellung (z.B. max. 100€)
- ▸Monatliches Review von Ad-hoc-Bestellungen
- ▸Approved Vendor Lists pro Kategorie (auf Ebene „ähnliche Artikel“)
- ▸Compliance-Training
Vorteil: Schnelligkeit, Flexibilität. Nachteil: Kontrollaufwand, oft höhere Preise.
Strategie 2: Spezialisierte Einkäufer für Spezialkategorien
Große Unternehmen etablieren dedizierte Teams für Spezial-C-Teile (z.B. ein Einkäufer nur für Spezialschrauben). Diese kennen alle Lieferanten, verhandeln zentral.
Vorteil: Gute Preise, Kontrollierbarkeit. Nachteil: Skaliert nicht bei vielen verschiedenen Spezial-Kategorien.
Strategie 3: Marketplace oder Plattformen für Spezialteile
Manche Branchen haben Spezialmärkte (z.B. Alibaba für Industrie, specialized Handwerksbörsen). Mitarbeiter können dort selbst suchen.
Vorteil: Große Auswahl, Preisvergleich. Nachteil: Qualitätskontrolle, Compliance, lange Lieferzeiten (besonders aus Asien).
Strategie 4: Einkaufsdienstleister mit 1-Kreditor-Modell (Facura)
Ein externer Dienstleister übernimmt Lieferantensuche, Verhandlung, Bestellung und Rechnungsverarbeitung für alle Non-Katalog-C-Teile. Im ERP: nur ein zusätzlicher Kreditor.
Vorteil: Großer Einsparungseffekt (60–70% Prozesskosten), Mitarbeiterzeitersparen, Professionalisierung, Compliance. Nachteil: Abhängigkeit von Dienstleister.
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Das Facura-Modell für Non-Katalog-C-Teile
Facura ist optimiert genau für dieses Problem: Non-Katalog-C-Teile und Sonderbestellungen. Das Modell:
- ▸1. Mitarbeiter macht eine Anfrage (per E-Mail, Formular, oder Portal)
- ▸2. Facura sucht Lieferanten, verhandelt, und bestellt
- ▸3. Ware kommt an, wird überprüft, geht an den Mitarbeiter
- ▸4. Rechnung von Facura (als 1-Kreditor)
- ▸5. Mitarbeiter muss sich nicht mit Lieferantensuche/Verhandlung befassen
Im ERP: Anstatt 90+ Ad-hoc-Lieferanten, nur Facura. Das eliminiert den Verwaltungsaufwand für Non-Katalog-Teile.
Beispiel: 500 Non-Katalog-C-Teil-Bestellungen pro Jahr.
Ohne Facura: 500 × 160€ Prozesskosten = 80.000€/Jahr.
Mit Facura: 500 × 40€ Prozesskosten + Facura-Gebühren (z.B. 20.000€/Jahr) = 40.000€ Total.
Einsparung: 40.000€ pro Jahr.
Kombination: Katalog + eProcurement + Facura
Das optimale Modell kombiniert alle drei:
- ▸1. Katalog + eProcurement: für Standard-C-Teile (60–80% der Bestellungen)
- ▸2. Spezialisierte Lieferanten/Teams: für häufige Spezial-Kategorien (10–20%)
- ▸3. Facura: für den Rest – Non-Katalog-Sonder-C-Teile (5–20%)
Prozesskosten-Verteilung:
- ▸Katalog-C-Teile: 2–5€ pro Bestellung
- ▸Spezialisierte Kategorien: 20–40€ pro Bestellung
- ▸Facura-Modell: 30–50€ pro Bestellung
Durchschnitt: ~15–20€ pro Bestellung, statt 150€ wie früher.
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Häufig gestellte Fragen (FAQ)
F1: Wie unterscheiden sich C-Teile, die in einen Katalog passen, von denen die nicht passen?
Katalog-C-Teile: Standard, regelmäßig benötigt, vordefinierte Spezifikationen, gleicher Lieferant, vorhersehbar (z.B. Papier, Stifte, Schrauben-Norm DIN 965). Non-Katalog-C-Teile: selten, spezifisch, oft Unikat, mehrere potenzielle Lieferanten, nicht vorhersehbar (z.B. Spezialschraube für alte Maschine, maßgeschneidertes Verpackungsmaterial). Faustregel: Wenn der Artikel nicht in den Katalog passt, weil „es zu spezifisch ist“ – dann ist es Non-Katalog.
F2: Wie kann ich herausfinden, wie viele Non-Katalog-C-Teile wir bestellen?
Analysieren Sie Ihre Bestellhistorie: (1) Filtern Sie alle Bestellungen, die nicht in Ihrem Katalog sind. (2) Gruppieren Sie nach Lieferant. (3) Zählen Sie die „One-Time-Lieferanten“ (nur 1–2 Bestellungen in 2 Jahren). (4) Das ist ungefähr Ihre Non-Katalog-Quote. Richtlinie: Wenn >20% Ihrer Bestellungen nur einmal pro Jahr zu einem Lieferanten gehen, ist das ein Zeichen für hohe Non-Katalog-Quote.
F3: Schadet eine 1-Kreditor-Lösung unserer Einkaufskraft?
Nein, weil diese Kreditor (Facura) für Non-Katalog-Teile agiert, nicht für strategische Beschaffung. Ihre Haupt-Lieferanten für A- und B-Teile bleiben unverändert. Facura hat durch Volumen und Spezialisierung oft bessere Preise für C-Teile als interne Mitarbeiter es hätten. Sie geben nicht „Einkaufskraft auf“ – Sie spezialisieren.
F4: Was ist mit Datenschutz und Compliance bei Facura?
Facura hat DSGVO-Compliance, Zertifizierungen (ISO, möglicherweise SOC 2) und Datensicherheitsstandards. Es gibt Verträge, die Datenschutz regeln. Wie mit jedem Dienstleister: Klare Verträge, Audit-Rechte, Versicherungen. Das ist ähnlich wie mit externen Rechnungslegern oder IT-Serviceanbietern.
F5: Funktioniert das 1-Kreditor-Modell auch für internationale Non-Katalog-Teile?
Ja, und das ist ein großer Vorteil. Internationale Beschaffung von Non-Katalog-Teilen ist komplex (Zoll, Währung, Kommunikation). Ein Dienstleister wie Facura mit internationalem Netzwerk kann das viel besser handhaben als einzelne Mitarbeiter. Tatsächlich ist das ROI für internationale Non-Katalog-Teile noch höher.
F6: Wie lange dauert es, Non-Katalog-C-Teile über einen Dienstleister zu beschaffen?
Ähnlich wie intern: 1–2 Wochen für Standard-Non-Katalog-Teile (wenn Lieferant schnell ist). Für Spezial-Anforderungen: 2–6 Wochen. Das ist nicht schneller als intern, aber oft günstiger und garantierter. Notfall-Lieferungen sind möglich, kosten aber extra.
F7: Kann Facura auch mit unserem ERP integriert werden?
Ja, es gibt verschiedene Integrationsmöglichkeiten: (1) API-Integration mit gängigen ERPs (SAP, DATEV-kompatibel). (2) Datei-basierte Integration (CSV, EDI). (3) Web-Portal oder E-Mail-Interface für einfacheren Ansatz. Die Integrationskomplexität hängt von Ihrem ERP und gewünschtem Automatisierungsgrad ab.
F8: Was ist mit Lager- und Lagerhaltungskosten?
Non-Katalog-Teile werden typischerweise Just-in-Time oder Pull-basiert beschafft, nicht gelagert. Das senkt Lagerhaltungskosten ohnehin. Mit Facura: Teile werden direkt an den Requester geliefert, kein Lageraufwand. Das ist ein zusätzlicher Vorteil.
Fazit
Non-Katalog-C-Teile sind ein Kostentreiber, der oft übersehen wird. Sie sind wertniedrig, aber prozessintensiv – eine teure Kombination. Während eProcurement und Kataloge die Standard-C-Teile gut handhaben, versagen sie bei Sonderfällen. Die Lösung ist eine Spezialisierung: Kataloge für Standards, und externe Dienstleister wie Facura für die „letzte Meile“ der Beschaffung – die Non-Katalog-C-Teile. Damit senken Sie Prozesskosten um 60–70%, geben Mitarbeitern Zeit zurück, und professionalisieren die Beschaffung.
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