Eine neue Tintenpatrone für 15 EUR klingt nach einer trivialen Bestellung. Bis man nachrechnet: Bedarf melden, Freigabe einholen, Lieferant auswählen, bestellen, Wareneingang buchen, Rechnung prüfen und zahlen. Am Ende kostet diese 15-EUR-Patrone das Unternehmen ein Vielfaches an internem Aufwand. Das ist der Kern der Prozesskosten im Einkauf.
Prozesskosten im Einkauf sind die internen Kosten, die pro Bestellung anfallen, unabhängig vom Warenwert. Sie sind in den meisten Unternehmen erheblich, aber selten transparent, weil sie sich über viele Personen, Abteilungen und Monate verteilen. Dieser Leitfaden zeigt, woraus sie bestehen, wie Sie sie berechnen und mit welchen Hebeln Sie sie senken, gerade im Tail-Spend.
Was sind Prozesskosten im Einkauf?
Prozesskosten im Einkauf (englisch Cost per Purchase Order, CPO) sind die Gesamtkosten, die ein Unternehmen aufwendet, um eine einzelne Bestellung abzuwickeln, unabhängig vom Bestellwert. Sie umfassen die anteiligen Personalkosten aller Beteiligten sowie IT- und Verwaltungsaufwand entlang des gesamten Bestellprozesses.
Je nach Quelle und Digitalisierungsgrad liegen die Prozesskosten pro Bestellung bei rund 97 bis 120 EUR (BME) bzw. 100 bis 200 EUR (BCG und weitere Marktstudien). Top-Performer mit voll digitalisierten Standardprozessen kommen auf rund 30 EUR; manuelle Prozesse und Einmalbestellungen liegen deutlich darüber.
Woraus sich die Prozesskosten zusammensetzen
Die Kosten entstehen nicht an einer Stelle, sondern über sechs Prozessschritte verteilt:
- ▸Bedarfserkennung und Freigabe: Bedarfsmeldung, Abstimmung, Genehmigungen je nach Bestellwert
- ▸Lieferantensuche und Angebotsvergleich: Recherche, Angebote einholen, vergleichen, ggf. verhandeln
- ▸Bestellerfassung und -versand: Eingabe ins ERP, Validierung, Versand an den Lieferanten
- ▸Wareneingang und Prüfung: Lieferschein abgleichen, Menge und Qualität prüfen, einlagern
- ▸Rechnungsverarbeitung: Erfassen, dreifacher Abgleich (Rechnung, Bestellung, Wareneingang), Buchung und Zahlung
- ▸Verwaltung und Nachverfolgung: Reklamationen, Dokumentation, Archivierung, Stammdatenpflege
In Summe ergibt das den dreistelligen Betrag pro Bestellung, der bei einer 15-EUR-Patrone in keinem Verhältnis zum Warenwert steht. Den größten Block bilden meist Lieferantenanlage, Prüfung und Rechnungsverarbeitung.
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Prozesskosten berechnen: die einfache Formel
Die gängigste Methode ist die prozesskostenbasierte Rechnung über das Bestellvolumen:
CPO = (Personalkosten Einkauf + IT-Kosten + Overhead) ÷ Anzahl Bestellungen pro Jahr
Ein Beispiel als Modellrechnung: Ein Unternehmen mit 10.000 Bestellungen pro Jahr, fünf Personen im Einkauf (zusammen rund 300.000 EUR), 50.000 EUR IT und 30.000 EUR Overhead kommt rechnerisch auf 380.000 EUR ÷ 10.000 = 38 EUR pro Bestellung. Das ist die Untergrenze: Sie berücksichtigt nur direkt zurechenbare Kosten. Rechnet man indirekte Kosten (Lagerhaltung, Klärfälle, Rücksendungen, Kapitalbindung) hinzu, steigt der reale Wert oft auf 100 bis 200 EUR.
Welche Herausforderungen im indirekten Einkauf dahinterstecken, vertieft der eigene Beitrag.
Welche Herausforderungen im indirekten Einkauf dahinterstecken, vertieft der eigene Beitrag.
Benchmarks nach Unternehmensgröße
Als grobe Orientierung, abhängig vom Automatisierungsgrad:
- ▸Große Konzerne mit automatisiertem eProcurement und Skaleneffekten: tendenziell am unteren Ende
- ▸Mittelstand mit teils automatisierter, teils manueller Beschaffung: im mittleren Bereich
- ▸Kleinere Betriebe mit überwiegend manuellen Prozessen: am oberen Ende
- ▸Dezentrale Beschaffung ohne zentrale Steuerung treibt die Kosten zusätzlich, weil Skaleneffekte und Bündelung fehlen
Sechs Hebel, um Prozesskosten zu senken
- ▸Katalogbeschaffung und Rahmenverträge: Standardartikel vorqualifizieren, ohne Einzelfreigabe bestellen
- ▸eProcurement-Systeme: Anfrage, Freigabe, Bestellung und Abgleich automatisieren (für Standard- und Katalogbedarfe)
- ▸Lieferantenkonsolidierung: weniger Kreditoren, weniger Verwaltungs- und Pflegeaufwand
- ▸Automatisierte Rechnungsverarbeitung: Abgleich und Buchung entlasten die Buchhaltung
- ▸Preferred Supplier: definierte Vorzugslieferanten für wiederkehrende Bedarfe
- ▸Externer Einkaufsdienstleister: für Sonderbedarfe und nicht-katalogfähige Artikel oft günstiger als die interne Abwicklung
Der Punkt, an dem die Prozesskosten am höchsten sind, ist fast immer der Tail-Spend: viele kleine, schlecht planbare Bestellungen, die sich kaum standardisieren lassen.
Zu mehreren dieser Hebel gibt es eigene Leitfäden: Maverick Buying lösen, Beschaffungskosten senken, Ausgabenmanagement im indirekten Einkauf, Transparenz in der Beschaffung, operative Beschaffung, strategische vs. operative Einkaufskosten, Einsparpotenziale im indirekten Einkauf und Maverick-Buying-Kosten.
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Facura: Prozesskosten im Tail-Spend senken
Der teuerste Teil sind selten die Standardartikel aus dem Katalog, sondern die Sonderbestellungen: Teile, die in keinem Rahmenvertrag stehen, einmalige Lieferanten, Ad-hoc-Bedarfe. Genau hier setzt das 1-Kreditor-Modell von Facura an.
Statt jeden Einmal-Lieferanten selbst anzulegen, zu prüfen und abzurechnen, läuft der gesamte Tail-Spend über einen einzigen Kreditor. Facura sucht die Quelle, bestellt, koordiniert die Lieferung und stellt eine Rechnung je Bestellung. Das eliminiert die teuersten Kostenblöcke: wiederholte Lieferantenanlage, Bonitätsprüfung und Einzelrechnungsprüfung.
- ▸Kein wiederholtes Lieferanten-Onboarding für Einmalbedarfe
- ▸Ein Kreditor in der Buchhaltung statt vieler Einmal-Kreditoren
- ▸Bedarfsträger melden wie gewohnt beim Einkauf; der Einkauf bestellt bei Facura
- ▸Eine Rechnung je Bestellung, ein einheitliches Zahlungsziel
In einer Modellrechnung über einen typischen Tail-Spend-Bestand lassen sich die Prozesskosten pro Sonderbestellung deutlich reduzieren. Die realistische Bandbreite liegt bei rund 50 bis 70 % im Tail-Spend; jede konkrete Situation muss aber einzeln gerechnet werden. Facura arbeitet rein transaktional über eine gestaffelte Bearbeitungsgebühr (25 % unter 500 EUR, 15 % bis 1.000 EUR, 10 % darüber), ohne Einrichtungskosten, ohne Mindestlaufzeit und ohne Abo-Gebühr.
Häufige Fragen zu Prozesskosten im Einkauf
Sind 100 bis 200 EUR pro Bestellung wirklich realistisch?
Ja. Rechnet man Recherche, Freigabe, Bestellung, Wareneingang und Rechnungsprüfung mit realistischen Stundensätzen zusammen, landet man schnell in diesem Bereich. Der Wert ist nur deshalb unsichtbar, weil er sich über viele Personen und Wochen verteilt.
Wie berechne ich meine eigenen Prozesskosten?
Als schnelle Näherung: jährliche Einkaufskosten (Personal, IT, Overhead) durch die Anzahl der Bestellungen teilen. Genauer wird es, wenn Sie die Arbeitszeit je Bestellphase erfassen und mit den Stundensätzen multiplizieren.
Lohnt sich eProcurement bei kleinem Bestellvolumen?
Nur bedingt. eProcurement bringt Implementierungs- und Lizenzkosten mit. Bei geringem Volumen sind Katalogbeschaffung, Lieferantenkonsolidierung und ein Dienstleister für Sonderbedarfe meist wirtschaftlicher.
Warum sind gerade Sonderbestellungen so teuer?
Weil sie sich der Standardisierung entziehen: neue Lieferanten, manuelle Recherche, Einzelfreigabe, Einzelrechnungsprüfung. Genau diese Vorgänge bündelt das 1-Kreditor-Modell.
Fazit
Prozesskosten im Einkauf sind ein versteckter Kostenblock, der pro Bestellung schnell dreistellig wird. Für Standardartikel helfen Kataloge, eProcurement und Automatisierung. Für den Tail-Spend und Sonderbedarfe ist ein Einkaufsdienstleister mit 1-Kreditor-Modell oft der wirksamste Hebel.
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Herausgeber
Facura ist eine Marke der getXdone GmbH, Roonstraße 23a, 76137 Karlsruhe. Eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Mannheim unter HRB 744721. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gemäß § 27a UStG: DE355634381. Redaktion: operatives Team Facura. Angaben zu Prozesskosten und Benchmarks stützen sich auf Studien des BME und auf anonymisierte Projekterfahrungen.
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