Maverick Buying – also Beschaffung am offiziellen Einkaufsprozess vorbei – gehört zu den hartnäckigsten Problemen im indirekten Einkauf. Es lässt sich weder mit einem neuen Software-Modul noch mit „strengeren Richtlinien“ dauerhaft abstellen. Denn Maverick Buying ist meist kein Verhaltensproblem, sondern ein Symptom: Der offizielle Weg ist zu langsam, zu umständlich oder deckt den konkreten Bedarf nicht ab.
Branchenstudien ordnen wildem Einkauf regelmäßig spürbar höhere Prozess- und Beschaffungskosten zu – durch fehlende Volumenbündelung, doppelte Lieferantenanlage und manuelle Nacharbeit. Dieser Beitrag zeigt, warum Verbote ins Leere laufen und wie sich das Problem strukturell lösen lässt.
Was ist Maverick Buying?
Maverick Buying liegt vor, wenn ein Mitarbeiter außerhalb der Einkaufsabteilung etwas beschafft, ohne den genehmigten Bestellweg und etablierte Lieferanten zu nutzen. Der Kauf läuft dann oft über eine private Kreditkarte, einen Online-Marktplatz oder einen unbekannten lokalen Anbieter – und taucht im Controlling erst spät oder gar nicht sauber auf.
Typische Szenarien aus dem Arbeitsalltag
- ▸Die IT bestellt einen dringend benötigten Server beim Online-Marktplatz, weil der Rahmenlieferant zwei Wochen Lieferzeit hat.
- ▸Die Produktion braucht ein Ersatzteil sofort und kauft es beim nächstbesten Anbieter statt beim Hersteller.
- ▸Ein Projektleiter ordert beim lokalen Händler, weil der genehmigte Lieferant zu langsam ist.
- ▸Ein Abteilungsleiter zahlt privat und reicht die Quittung später zur Erstattung ein.
In vielen Organisationen fällt ein erheblicher Teil der indirekten Bestelltransaktionen in diese Kategorie – besonders bei schwach strukturierten Beschaffungsprozessen.
Warum Maverick Buying teuer ist
Der höhere Einkaufspreis ist dabei oft das kleinste Problem. Die eigentlichen Kosten entstehen im Prozess und in den Folgewirkungen:
- ▸Hohe Prozesskosten: Jede Einzelbestellung bei einem neuen Lieferanten löst Recherche, Anlage, Freigabe und Rechnungsprüfung aus.
- ▸Keine Volumenbündelung: verstreute Einkäufe verschenken bessere Konditionen.
- ▸Stammdaten- und ERP-Chaos: jeder neue Kreditor bläht den Lieferantenstamm auf.
- ▸Compliance-Risiko: ungeprüfte Lieferanten erschweren Nachweispflichten.
- ▸Fehlende Transparenz: ohne dokumentierten Bestellweg fehlt die Datenbasis fürs Controlling.
Eine genauere Aufschlüsselung dieser Kostenarten finden Sie im Überblick zu Prozesskosten im Einkauf.
Warum Policies allein nicht funktionieren
Verbote, Schulungen und Eskalationsregeln behandeln das Symptom, nicht die Ursache. Solange der offizielle Weg langsamer ist als die schnelle Lösung am System vorbei, bleibt der Anreiz bestehen. Mitarbeiter kaufen nicht wild, um zu stören – sie kaufen wild, weil sie ihre Aufgabe erledigen müssen.
Die strukturelle Lösung: eine bessere Alternative statt schärferer Regeln
Wer Maverick Buying senken will, muss den genehmigten Weg so schnell und einfach machen, dass der Umweg unattraktiv wird. Genau hier setzt ein operativer Einkaufsdienstleister an: Für Bedarfe, die kein Rahmenlieferant abdeckt, gibt der Bedarfsträger seine Anforderung an den Einkauf, der die Bestellung über Facura auslöst. Facura beschafft die Ware und liefert sie – abgerechnet wird über einen einzigen Kreditor, mit einer Rechnung pro Bestellung.
So entsteht ein schneller, genehmigter Kanal für Sonderbedarfe, ohne dass für jeden neuen Anbieter ein eigener Lieferant angelegt werden muss. Mehr dazu im Beitrag zu den Kosten von Maverick Buying.
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In vier Schritten zu weniger Maverick Buying
- ▸Transparenz schaffen: Kreditkarten- und Einzelausgaben der letzten Monate analysieren und den Anteil außerhalb bekannter Lieferanten bestimmen.
- ▸Ursachen verstehen: mit den Bedarfsträgern sprechen – fehlt der passende Katalog, ist die Freigabe zu langsam, sind die Regeln unbekannt?
- ▸Bessere Alternative anbieten: einen schnellen, genehmigten Weg für Sonderbedarfe etablieren, etwa über einen Einkaufsdienstleister.
- ▸Dranbleiben: den Anteil regelmäßig messen und den Prozess weiter vereinfachen.
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