Maverick Buying – Einkäufe außerhalb der etablierten Beschaffungsprozesse – ist ein stiller Kostenräuber. Ein Mitarbeiter braucht etwas und kauft es spontan, ohne Genehmigung und ohne ausgehandelte Konditionen. Branchenschätzungen ordnen dem wilden Einkauf einen erheblichen Teil der indirekten Ausgaben zu, und solche Käufe kosten regelmäßig deutlich mehr als über Rahmenverträge bezogene Ware.
Dieser Beitrag zeigt, aus welchen direkten und indirekten Komponenten sich die Kosten zusammensetzen und wie Sie Ihre eigene Größenordnung überschlägig berechnen. Wie Sie das Problem strukturell angehen, lesen Sie im Beitrag Maverick Buying lösen.
Woran Sie Maverick Buying erkennen
Maverick Buying liegt typischerweise vor, wenn:
- ▸Einkäufe ohne Genehmigung und außerhalb bestehender Verträge erfolgen
- ▸Lieferanten gewählt werden, die nicht im Stammdatensystem stehen
- ▸Sonderbedarfe und Ad-hoc-Käufe unkoordiniert abgewickelt werden
- ▸Rechnungen sich nicht sauber einer Bestellung zuordnen lassen
In Unternehmen ohne strukturierten Beschaffungsweg fällt ein erheblicher Anteil der indirekten Einkäufe in diese Kategorie – tendenziell umso mehr, je kleiner und weniger digitalisiert der Einkauf ist.
Die Kostenstruktur: direkt und indirekt
Die sichtbaren Mehrkosten entstehen am Preis – die größeren oft im Prozess. Die wichtigsten Komponenten:
- ▸Preisaufschläge: ohne ausgehandelte Konditionen werden Listenpreise gezahlt; verlorene Rabatte schlagen direkt durch.
- ▸Fehlende Volumenbündelung: verstreute Kleinbestellungen geben Mengenvorteile auf.
- ▸Prozesskosten: jede ungeplante Bestellung erzeugt manuelle Anlage, Prüfung und Rechnungsklärung.
- ▸Compliance-Aufwand: fehlende Dokumentation und ungeprüfte Lieferanten erhöhen Audit-Risiko und -Kosten.
- ▸Stammdaten- und Lagerkosten: fragmentierte Lieferanten und Doppelkäufe blähen Stammdaten und Bestände auf.
So überschlagen Sie Ihre Kosten – ein Rechenbeispiel
Das folgende Beispiel ist illustrativ und dient nur der Größenordnung. Es zeigt die Methodik für ein Unternehmen mit rund 40 Mio. € Einkaufsbudget:
- ▸Volumen bestimmen: angenommen 8 Mio. € (20 % des Budgets) laufen außerhalb des Standardprozesses.
- ▸Preisaufschlag: bei konservativ 15 % ergibt das rund 1,2 Mio. € direkte Mehrkosten.
- ▸Prozesskosten: 5.000 Sonderbestellungen × ca. 150 € interner Mehraufwand ≈ 0,75 Mio. €.
- ▸Compliance und Lager: je nach Lage ein sechsstelliger Zusatzbetrag.
In Summe liegt die Größenordnung in diesem Beispiel bei rund 2 Mio. € pro Jahr – die realen Werte hängen vollständig von Ihren eigenen Zahlen ab. Belastbar wird die Rechnung erst, wenn Sie Ihre ERP-Daten der letzten zwölf Monate auswerten.
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Die häufigsten Ursachen – und was hilft
- ▸Kein einfacher Beschaffungsweg: fehlt eine schnelle, genehmigte Option, ist der Einkauf am System vorbei die bequemste Lösung.
- ▸Zu lange Genehmigungen: dauert eine reguläre Bestellung Wochen, weichen Bedarfsträger aus – kurze Freigabezyklen helfen.
- ▸Umständliche Prozesse: nur ein Weg, den die Nutzer wirklich nutzen wollen, verdrängt den wilden Einkauf.
- ▸Unklare Lieferantenlage: wer nicht weiß, welche Lieferanten bereits unter Vertrag stehen, kauft spontan.
Der gemeinsame Nenner: Maverick Buying sinkt nicht durch Verbote, sondern durch eine bessere, schnellere Alternative.
Wie ein Einkaufsdienstleister die Kosten senkt
Facura übernimmt die Sonderbeschaffung, die kein Rahmenlieferant abdeckt. Die Bedarfsträger geben ihre Anforderung an den Einkauf, der die Bestellung über Facura auslöst; Facura beschafft die Ware und liefert sie. Abgerechnet wird über einen einzigen Kreditor, mit einer Rechnung pro Bestellung. Damit entfallen die teuersten Treiber des Maverick Buying – verstreute Einmal-Lieferanten, doppelte Anlage und manuelle Rechnungsklärung – ohne Einrichtungskosten und ohne Mindestvertragslaufzeit.
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