Eine der häufigsten Fragen von potenziellen Kunden ist: „Ist ein Einkaufsdienstleister wie Facura wirklich günstiger als wenn wir selbst einkaufen?“ Diese Frage verdient eine ehrliche, datengestützte Antwort. In diesem Beitrag brechen wir die Kosten auf und zeigen in zwei Modellrechnungen, wann Facura sinnvoll ist – und wann nicht. Kein Marketing-Blabla, nur Zahlen aus 2,5 Jahren Praxis.
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Die versteckten Kosten der Eigenbeschaffung
Viele Unternehmen denken, dass Eigenbeschaffung kostenlos ist, weil die Personalzeit „eh bezahlt wird“. Das ist ein Trugschluss. Die echten Kosten einer Bestellung entstehen über die gesamte Prozesskette – verteilt über Einkauf, Fachabteilung und Buchhaltung. BCG hat in einer Analyse 100 bis 200 € pro Einmalbedarf ermittelt, der BME-Benchmark „Top-Kennzahlen im Einkauf“ liegt zwischen 97 € und 120 € pro Bestellung (je nach Erhebungsjahr und Digitalisierungsgrad). Aus unserer Praxis ist beides realistisch.
Aus welchen Schritten sich diese Prozesskosten zusammensetzen
Bei einem Einmalbedarf – also einem Sonderbedarf, für den noch kein passender Lieferant im ERP angelegt ist – fallen typischerweise folgende Schritte an:
- ▸Lieferantensuche & Recherche (~10 % der Prozesskosten)
- ▸Lieferanten-Onboarding – Anlage im ERP, Bonitätsprüfung, Compliance-Check (~20 %)
- ▸Bestellanfrage und Angebotsvergleich (0–20 %)
- ▸Interne Freigabe (~5 %)
- ▸Bestellauslösung – oft doppelt: einmal im ERP, einmal im Onlineshop (15–25 %)
- ▸Wareneingang & Reklamation (~10 %)
- ▸Rechnungsverarbeitung & Buchhaltung – inklusive Kreditkarten- oder PayPal-Abwicklung, die in der Fibu ungeliebt ist (20–30 %)
- ▸Stammdatenpflege im ERP (10–20 %)
Das Tückische: Diese Kosten sind oft über mehrere Abteilungen verteilt und entstehen „auf Zuruf“. Auf einer einzelnen Rechnung sehen Sie sie nicht – sie zeigen sich nur in der Summe über das Jahr.
Was Facura konkret eliminiert
Facura übernimmt die operative Abwicklung als 1-Kreditor im ERP. Sie legen Facura einmalig als Kreditor an – mehr nicht. Bestellungen schicken Sie als ganz normale ERP-Bestellung (PDF per E-Mail) an Facura. Wir kümmern uns um den Rest.
Was sich für Ihren Prozess konkret ändert:
- ▸Lieferantenanlage entfällt komplett – ab dem Facura-Start muss kein Kreditor mehr für Einmalbedarfe angelegt werden.
- ▸Doppelte Bestellauslösung entfällt – Sie bestellen einmal aus dem ERP. Den Onlineshop-Bestellprozess macht Facura.
- ▸Rechnungsverarbeitung wird zur Routine – eine standardisierte Facura-Rechnung pro Bestellung mit klarem Zahlungsziel. PDF per E-Mail an die gewünschte Adresse.
- ▸Stammdatenpflege schrumpft – statt N Klein-Kreditoren gibt es nur noch einen.
- ▸Lieferantensuche und Angebotsvergleich bleiben bei Bedarf bei Ihnen – Facura unterstützt aber: wir bestellen dort, wo Sie es wünschen, oder schlagen Alternativen vor (bei größeren Volumen auch mit Sourcing-Recherche).
Die transparente Pricing-Staffel von Facura
Facura arbeitet mit einer gestaffelten Bearbeitungsgebühr – keine Einrichtungskosten, keine Vertragslaufzeit, keine Mindestabnahme:
- ▸25 % Bearbeitungsgebühr bei Bestellungen unter 500 €
- ▸15 % bei Bestellungen zwischen 500 € und 1.000 €
- ▸10 % bei Bestellungen über 1.000 €
Die Gebühr ist in der Facura-Rechnung bereits eingerechnet – Sie erhalten eine Rechnung in voller Höhe (Ware + Bearbeitung) und können sie wie jeden anderen Wareneinkauf buchen.
Modellrechnung 1: Mittelstand mit 100 Einmalbestellungen pro Jahr
Ausgangslage: Ein Mittelständler benötigt regelmäßig Sonderbedarfe – Spezialwerkzeug, Ersatzteile, ein Möbelstück fürs neue Büro, ein Software-Abo. 100 Bestellungen pro Jahr, durchschnittlicher Bestellwert 300 €.
Eigenbeschaffung (BCG-Range, mittlerer Wert 150 € pro Bestellung):
- ▸Interne Prozesskosten: 100 × 150 € = 15.000 € pro Jahr
- ▸Bis zu 100 Klein-Kreditoren im ERP-Stammdatensatz
- ▸Eingebundener Aufwand in Buchhaltung, Einkauf und Fachabteilung
Mit Facura (gestaffelte Gebühr auf Bestellwert 300 € = 15 % bzw. 25 % je nach Größenklasse, im Schnitt ca. 60 €):
- ▸Facura-Bearbeitungsgebühr (in Warenrechnung eingerechnet): 100 × ~60 € = ~6.000 € pro Jahr
- ▸Interner Restaufwand (Bestellanforderung): ~10 € pro Bestellung × 100 = 1.000 € pro Jahr
- ▸Genau ein Kreditor im ERP
Modellrechnung – Einsparung Prozesskosten: ~15.000 € versus ~1.000 € interner Restaufwand. Dazu kommt die Facura-Gebühr von 6.000 €. Netto: rund 8.000 € Einsparung pro Jahr – plus erheblicher Zeitgewinn in der Einkaufsabteilung und einem aufgeräumten Kreditorenstamm.
Modellrechnung 2: Industrieunternehmen mit 500 Einmalbestellungen pro Jahr
Bei höherem Volumen wird der Effekt größer. 500 Einmalbestellungen pro Jahr, durchschnittlicher Bestellwert 500 €:
Eigenbeschaffung:
- ▸500 × 150 € interne Prozesskosten = 75.000 € pro Jahr
- ▸Bis zu mehrere hundert Klein-Kreditoren im ERP – mit allem, was an Anlage, Pflege und Audit-Aufwand daran hängt
Mit Facura (15 %-Stufe greift überwiegend, Schnitt ~75 €):
- ▸Facura-Bearbeitungsgebühr (in Warenrechnung eingerechnet): 500 × ~75 € = ~37.500 € pro Jahr
- ▸Interner Restaufwand: ~10 € × 500 = 5.000 € pro Jahr
Modellrechnung – Einsparung Prozesskosten: ~75.000 € versus ~5.000 € Restaufwand + 37.500 € Gebühr. Netto: rund 32.500 € Einsparung pro Jahr – plus die kontinuierliche Wirkung am Kreditorenstamm. Aus unserer Praxis liegt die Prozesskostenreduktion im Tail-Spend typischerweise in einer Bandbreite von 50 % (konservativ) bis 85 % (best-case) – abhängig vom Bestell-Mix und der Ausgangslage.
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Wann macht Facura wirtschaftlich NICHT viel Sinn?
Wenn Ihre Bedarfe vollständig im Katalog liegen
Wenn Sie nahezu alle Bestellungen über etablierte Rahmenverträge und Katalog-Tools wie eProcurement-Lösungen, simple system oder Mercateo abdecken können, brauchen Sie Facura möglicherweise gar nicht. Facura ist die Lösung für genau die Bestellungen, die kein Katalog abdeckt.
Wenn Ihre Beschaffung strikt reguliert ist
In stark regulierten Branchen (z. B. bestimmte Bereiche der Pharmazie oder Rüstung) müssen Beschaffungen komplett intern nachvollzogen werden. Hier ist ein Dienstleister-Modell rechtlich nicht möglich.
Wann macht Facura wirtschaftlich viel Sinn?
- ▸Mittelstand und Industriebetriebe mit dezentralen Einmalbedarfen
- ▸Unternehmen mit hohem Anteil an Maverick Buying oder Kreditkarten-Bestellungen, die in der Buchhaltung unbeliebt sind
- ▸Sonderbedarfe, Spot-Buy-Anforderungen, kurzfristige Reparaturteile und Spezialbestellungen, für die kein etablierter Lieferant existiert
- ▸Unternehmen ohne spezialisierte Einkaufsabteilung, in denen Einmalbedarfe Zeit in Fachabteilungen und Buchhaltung binden
- ▸Einkaufsabteilungen, die operative Routineaufgaben in Richtung strategischer Aufgaben verschieben wollen
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Häufig gestellte Fragen zu Kosten und Wirtschaftlichkeit
Sind 100–200 € Prozesskosten pro Einmalbedarf realistisch?
Ja. Die BCG-Range liegt bei 100–200 € pro Einmalbedarf, der BME-Benchmark nennt 97–120 € pro Bestellung (je nach Erhebungsjahr) – beides ist plausibel, abhängig vom internen Stundensatz (typisch 60–80 €) und vom Aufwand für Lieferantenanlage, doppelte Bestellauslösung und Rechnungsverarbeitung. Bei standardisierten Katalog-Bestellungen sinken die Werte deutlich; bei Sonderbedarfen liegen sie eher im oberen Bereich.
Wie verdient Facura Geld?
Facura erhält eine gestaffelte Bearbeitungsgebühr von 25 % / 15 % / 10 % je nach Bestellgröße. Diese ist in der Warenrechnung bereits eingerechnet – Sie bekommen eine Rechnung in voller Höhe und buchen sie wie jeden anderen Wareneinkauf. Keine Einrichtungskosten, keine Vertragslaufzeit.
Kann Facura wirklich beliebige Bedarfe beschaffen?
In der Praxis decken wir 99 % der angefragten Bedarfe ab – von MRO und C-Teilen über IT-Hardware und Möbel bis hin zu Software-Abos und Dienstleistungen. Ausnahmen sind Bereiche mit gesetzlichen Sperren (z. B. einzelne Chemikalien, Gefahrgut). Wichtig: Facura braucht kein eigenes Lieferanten-Netzwerk. Wir bestellen dort, wo es der Bedarf erfordert – auch bei Anbietern, mit denen wir vorher nie gearbeitet haben.
Was passiert mit unseren bestehenden Lieferantenbeziehungen?
Die bleiben unverändert. Strategische Lieferanten, Rahmenverträge und etablierte Katalogtools wie simple system, Mercateo oder Amazon Business nutzen Sie weiter wie bisher. Facura ist Ergänzung für den Einmalbedarf, kein Ersatz für Ihre Lieferantenarchitektur.
Wann amortisiert sich Facura?
Rein rechnerisch ist der Effekt bereits ab der zweiten oder dritten Bestellung positiv – die erste kostet einmal das Anlegen als Kreditor, danach entfällt das Anlegen aller weiteren Klein-Kreditoren. Die spürbare Entlastung der Einkaufsabteilung tritt typischerweise innerhalb weniger Wochen ein.
Welche versteckten Kosten sollten wir bei Facura berücksichtigen?
Keine. Facura verrechnet nur das, was tatsächlich anfällt – Ware plus Bearbeitungsgebühr. Versand-, Eil- oder Auslandszuschläge des Sub-Lieferanten gehen 1:1 in die Rechnung ein und werden offen ausgewiesen.
Brauchen wir eine ERP-Schnittstelle?
Nein. Facura ist keine Software und braucht keine Schnittstelle. Die Bestellung läuft als E-Mail mit PDF aus Ihrem ERP – ein Standard-Output, den jedes ERP-System (SAP, Infor, proALPHA, Abas, Microsoft Dynamics u. a.) beherrscht. Das ist der bewusst pragmatische Ansatz: kein IT-Projekt, keine Middleware, keine Updates.
Wir möchten Facura erst testen – geht das?
Ja. Es gibt keine Vertragslaufzeit und keine Mindestabnahme. Sie können mit einer einzigen Bestellung anfangen und entscheiden später, wie viel Sie über Facura abwickeln.
15 Minuten. Klarheit über Ihre Einmalbedarfe.
Kostenfreies Erstgespräch. Sie schildern Ihre Lage, wir zeigen konkrete Hebel.
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