Die Instandhaltung meldet ein Teil, das es nur beim Hersteller gibt. Auf dessen Seite steht: „Bitte wenden Sie sich an Ihren Fachhändler.“ Hinter diesem Satz stecken drei verschiedene Sperren, und jede hat einen anderen ersten Schritt.
Manchmal heißt es auch nur, das Kundenkonto werde noch geprüft, oder der erste Auftrag gehe nur gegen Vorkasse. Dieser Text sortiert die Sperren und zeigt die Wege, die der Einkauf hat, auch ohne Facura. Den größeren Rahmen beschreibt Wenn der Einkauf nicht direkt bestellen kann.
Warum verkauft der Hersteller nicht an uns?
Meist steckt eine von drei Ursachen dahinter:
- ▸ Vertriebsmodell. Manche Hersteller liefern nur an Händler, die sie zugelassen haben. Ein Vertragshändler kauft die Ware selbst beim Hersteller und verkauft sie im eigenen Namen und auf eigene Rechnung weiter. Für die Bestellung zählt weniger das Etikett als die Frage, ob der Händler an Ihre Firma liefert.
- ▸ Zugang. Das Kundenkonto im Herstellerportal wird von Hand freigeschaltet. Bis dahin lässt sich nichts bestellen.
- ▸ Zahlung. Ein Neukunde hat beim Hersteller kein Kreditlimit, bis der Hersteller ihn geprüft hat. Bis dahin gilt Vorkasse.
Ob der Hersteller an Ihre Firma verkaufen muss, ist eine Rechtsfrage. In der Regel gilt die Vertragsfreiheit: Jede Person darf entscheiden, ob und mit wem sie einen Vertrag schließt. Ein Hersteller sucht sich seine Kunden also meist selbst aus. Ausnahmen gibt es; ob eine auf Ihren Fall passt, klärt die Rechtsberatung. Dieser Text ersetzt sie nicht.
Welche Sperre liegt bei uns vor?
Die Formulierung des Herstellers verrät meist, welche. Die Zuordnung beruht auf Erfahrung:
| Was der Hersteller sagt | Was dahintersteckt | Erster Schritt |
|---|---|---|
| „Wenden Sie sich an einen Händler in Ihrer Nähe“ | Händlerpflicht | Händlersuche nutzen oder beim Hersteller einen Ansprechpartner für Firmenkunden erfragen |
| „Ihr Konto wird geprüft“ oder „Bestellung erst mit Kundenkonto möglich“ | Freischaltung von Hand | Fragen, welche Unterlagen fehlen und wann mit einer Antwort zu rechnen ist |
| „Erstbestellung nur gegen Vorkasse“ | Kein Kreditlimit für Neukunden | Fragen, ob nach der Prüfung Rechnung möglich ist, sonst die Zahlung vor Lieferung freigeben lassen |
Wie die Vorkasse-Forderung selbst zu behandeln ist, steht unter Lieferant verlangt Vorkasse.
Was heißt „nur über Vertragshändler“ für die Bestellung?
Der Weg führt über den Händler. Ihn finden Sie über die Händlersuche des Herstellers, oder Sie bitten den Hersteller um einen Ansprechpartner für Firmenkunden. Fragen Sie dabei nach dem Vertrieb für Firmen- und Industriekunden, denn nicht jeder Händler in der Händlersuche bedient Firmen.
Schicken Sie dem Händler Hersteller, Teilenummer, Seriennummer und ein Foto des Typenschilds mit, kennzeichnen Sie die Anfrage als gewerblich und nennen Sie den gewünschten Liefertermin. Fragen Sie zugleich, ob das Teil vorrätig ist. Ob der Händler an Ihre Firma verkauft und zu welchen Konditionen, zeigt erst die Anfrage. Er kann auch ablehnen; dann bleiben die anderen Wege weiter unten.
Die Haken:
- ▸ Der Händler ist ein anderer Vertragspartner, mit eigenem Preis und eigenen Konditionen.
- ▸ Er muss bei Ihnen als Kreditor angelegt werden. Wie aufwendig das ist, beschreibt Lieferanten-Onboarding.
- ▸ Er hat das Teil unter Umständen nicht vorrätig und bestellt es selbst beim Hersteller. Die Lieferzeit hängt dann an beiden.
Klären Sie vor der Bestellung auch die Garantie. Garantie (meist vom Hersteller zugesagt) und Gewährleistung (durch den Verkäufer) sind zwei Dinge. Fragen Sie den Händler vorab, ob die Herstellergarantie auch auf diesem Kaufweg gilt.
Wie kommen wir beim Hersteller an Freischaltung und Zahlungsziel?
Fragen Sie zuerst, was der Hersteller für ein Konto braucht. Häufig sind es ein Gewerbenachweis, die USt-IdNr. und eine Prüfung der Bonität, mancher Hersteller verlangt zusätzlich einen Handelsregisterauszug. Wie lange die Freischaltung dauert, bestimmt der Hersteller. Steht eine Anlage, hilft oft ein Anruf beim Vertrieb des Herstellers statt des Portalformulars: Nennen Sie den Stillstand und fragen Sie nach dem schnellsten Weg zum ersten Auftrag.
Mit dem Kreditlimit ist es ähnlich. Ohne Zahlungshistorie startet ein Neukunde häufig mit Vorkasse oder Karte. Ein kleines Startlimit kann mit pünktlichen Zahlungen wachsen. Ob sich dieser Aufbau lohnt, hängt davon ab, wie oft Sie dort kaufen: Bei Ersatzteilen für die eigenen Anlagen meist ja, für ein einzelnes Teil selten. Wie es Shops mit Neukunden halten, steht unter Shop nur mit Kreditkarte.
Beides hat Folgen im Haus. Wer ein Konto beantragt, legt den Hersteller als Kreditor an; gleichen Sie die Bankverbindung vor der ersten Zahlung ab, am besten telefonisch. Wer Vorkasse zahlt, braucht eine Freigabe für Zahlung vor Lieferung, und viele Buchhaltungen verlangen dafür eine Proforma-Rechnung. Bitten Sie den Hersteller darum. Wie ein Fall aussah, in dem ein Hersteller Vorauszahlung verlangte, steht unter Notfallbeschaffung: Ersatzteil von einem neuen Lieferanten.
Welche Wege hat der Einkauf?
| Weg | Vertragspartner und Rechnung | Neuer Kreditor nötig | Haken |
|---|---|---|---|
| 1. Vertragshändler beauftragen | Händler, Rechnung des Händlers | Ja, der Händler | Eigener Preis, Teil unter Umständen nicht vorrätig, Händler kann ablehnen |
| 2. Konto beim Hersteller beantragen | Hersteller, Rechnung des Herstellers | Ja, der Hersteller | Dauer offen, anfangs Vorkasse oder kleines Limit |
| 3. Bestandslieferanten besorgen lassen | Ihr Lieferant, seine Rechnung | Nein | Nicht jeder Lieferant beschafft Fremdartikel; Preis und Lieferzeit hängen an ihm |
| 4. Service des Herstellers fragen | Hersteller, Rechnung des Herstellers | Ja, falls noch nicht angelegt | Meist nur für Betreiber der Anlage, nicht für jedes Teil |
| 5. Gleichteil, Zweitquelle, Nachbau prüfen lassen | Lieferant des Gleichteils, seine Rechnung | Je nach Lieferant | Freigabe und Nachweise liegen bei Ihrer Technik; nicht jede Anlage lässt es zu |
| 6. Händler außerhalb des Herstellernetzes | Händler, Rechnung des Händlers | Ja, der Händler | Herkunft, Echtheit und Garantiebedingungen selbst prüfen; für Gebrauchtteile gelten andere Gewährleistungsregeln |
| 7. Einkaufsdienstleister | Dienstleister, eine Rechnung pro Bestellung | Nein, sobald der Dienstleister einmal angelegt ist | Weiterer Beteiligter, seine Vergütung steckt im Rechnungsbetrag |
Die Nummern sind keine Reihenfolge. Bei Stillstand lassen sich mehrere Wege gleichzeitig anfragen. Zu Weg 3 gehört die Frage, ob ein Lieferant, bei dem Sie ohnehin kaufen, das Teil mitbestellt; geben Sie ihm Hersteller und Teilenummer mit. Mehr dazu unter Notfallbeschaffung. Weg 6 betrifft Neuware aus dem freien Handel und Gebrauchtteile; zu Letzteren steht Näheres in Bei eBay als Firma kaufen.
Wann passt der Weg über Facura?
Er passt vor allem, wenn Sie für ein einzelnes Teil weder den Händler noch den Hersteller als Kreditor anlegen wollen. Facura ist ein Dienstleister, bei dem Menschen für Sie bestellen. Keine Software, keine Plattform, nichts wird angebunden. Ihr Bestellweg bleibt: Bedarfsträger, Einkauf, Facura.
Liefert ein Hersteller nur über Vertragshändler, kauft Facura beim Vertragshändler und rechnet mit Ihnen ab, sofern der Händler an Facura verkauft. Facura umgeht keine Vertriebsbindung; lehnt der Händler ab, bleibt dieser Weg zu. Der Einkauf schickt Link, Artikelnummer oder das Angebot, die Ware geht an den Ort, den Sie angeben, die Rechnung kommt als PDF von Facura, mit Ihrer Bestellnummer und Zahlungsziel. Der Händler wird bei Ihnen nicht angelegt, Sie haben weiter nur einen Kreditor. Die Gewährleistung für Neuware läuft über Facura.
Bei Herstellerkäufen für Kunden hat Facura beides erlebt: Vorkasse als Neukunde und Rechnung mit Zahlungsziel. Verlangt ein Hersteller Vorauszahlung, gilt das auch für Facura, und Facura zahlt dann, wie er es verlangt. Die Vorauszahlung leistet Facura; Ihre Rechnung kommt wie jede andere mit Zahlungsziel. Bei einem Hersteller mit Händlerpflicht, Freischaltung oder Limit bleibt es für Sie beim selben Kreditor. Der Haken: Auch Facura wird bei Ihnen einmal als Lieferant angelegt, das Tempo gibt Ihr Haus vor.
Wofür der Weg nicht gedacht ist
- ▸ Vertriebsbindung. Facura hebt keine Händlerbindung auf und verspricht nicht, einen Hersteller zum Direktverkauf zu bewegen.
- ▸ Zusagen der Anbieter. Lieferzeit, Dauer einer Freischaltung und Kreditlimit bestimmen Hersteller und Händler. Facura macht dazu keine Zusage.
- ▸ Gefahrgut. Kennzeichnungspflichtige Chemikalien und Gefahrgut beschafft Facura nicht.
- ▸ Alternativteile. Facura gibt sie nicht frei. Die Freigabe und die Nachweise des Herstellers bleiben bei Ihnen.
- ▸ Beratung. Rechts- und Steuerberatung gibt es bei Facura nicht.
- ▸ Katalogware. Für Katalogware und Rahmenverträge bleibt der Katalog der richtige Weg.
Einmalbedarf zu beschaffen?
Schicken Sie uns Ihre Liste. Wir prüfen Verfügbarkeit, holen Angebote ein, koordinieren die Lieferung — eine Rechnung am Ende.
Bedarf jetzt anfragen →✓ Angebot, bevor Sie einen Kreditor anlegen ✓ Ein Lieferant ✓ Unverbindlich
Was erleichtert den nächsten Fall?
Klären Sie vorab, bei welchen Herstellern kritischer Teile nur Händler liefern, und pflegen Sie dazu eine Händlerliste. Wo es möglich ist und Sie dort absehbar wieder kaufen, beantragen Sie das Konto vor dem Bedarf, nicht im Stillstand. Halten Sie bei jedem Teil Hersteller und Artikelnummer fest, wie es Freitextbestellung beschreibt.
Das Modell im Ganzen beschreibt das Facura-Whitepaper (PDF), weitere Fälle stehen unter Sonderbedarf beschaffen.
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In der Regel entscheidet der Hersteller selbst, mit wem er Verträge schließt. Ausnahmen gibt es; ob eine davon auf Ihren Fall zutrifft, klärt die Rechtsberatung.
Ein Händler, der die Ware selbst beim Hersteller kauft und im eigenen Namen und auf eigene Rechnung weiterverkauft. Für Sie als Käufer ist der Händler Vertragspartner und Rechnungsteller, nicht der Hersteller.
Der Anbieter kennt Sie nicht und hat noch keine Zahlungshistorie von Ihnen gesehen. Bis er Ihre Firma geprüft hat, gibt er kein Zahlungsziel. Wie Sie damit umgehen, steht unter Lieferant verlangt Vorkasse.
Prüfen Sie zuerst die Händlersuche auf der Seite des Herstellers. Gibt es keine, fragen Sie beim Hersteller nach einem Ansprechpartner für Firmenkunden. Fragen Sie den Händler dann, ob er das Teil vorrätig hat und an Ihre Firma verkauft.
Bei Neuware laufen Reklamation und Gewährleistung über Facura, denn Facura ist Ihr Vertragspartner. Mit dem Händler haben Sie keinen Vertrag. Ob die Herstellergarantie auf diesem Kaufweg gilt, klären Sie vorab beim Händler.
Herausgeber — facura GmbH, Roonstraße 23a, 76137 Karlsruhe. Eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Mannheim unter HRB 758910. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE463960641. Redaktion: operatives Team Facura.
Wer hier schreibt
Facura beschafft seit 2023 Einmalbedarfe für Industrie und Mittelstand. Die Fälle in diesen Artikeln stammen aus der täglichen Praxis: Lieferanten für eine einzige Bestellung, Shops ohne Rechnungskauf, Belege, die im Monatsabschluss nicht aufgehen. Das Team kommt aus dem Einkauf und der Prozessoptimierung im Einkauf. Bei simple system ist Facura als Allesbeschaffer eingebunden.