Nicht-Produktionsmaterial (auch als indirektes Material oder MRO-Materialien bekannt) macht in den meisten Organisationen einen erheblichen Anteil der Gesamtbeschaffung aus – häufig 30 bis 50 Prozent aller Einkaufskosten. Doch während strategische Produktionsmaterialien mit großem Aufwand optimiert werden, bleibt der Bereich der Nicht-Produktionsmaterialien oft chaotisch, dezentralisiert und kostspielig. In diesem umfassenden Leitfaden zeigen wir Ihnen, warum die Beschaffung von Nicht-Produktionsmaterial so komplex ist und wie Sie mit modernen Strategien und Partnerschaften Ordnung ins Chaos bringen.
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Was ist Nicht-Produktionsmaterial und warum ist es wichtig?
Nicht-Produktionsmaterial sind alle Materialien und Dienstleistungen, die nicht direkt in Ihre Produkte einfließen, aber für den reibungslosen Betrieb Ihrer Organisation unverzichtbar sind. Im Gegensatz zu Rohstoffen und Komponenten, die in das Endprodukt eingehen, sind Nicht-Produktionsmaterialien Support-Materialien.
Kategorien von Nicht-Produktionsmaterial
- ▸MRO-Materialien (Maintenance, Repair & Operations): Ersatzteile, Schmierstoffe, Werkzeuge, Reinigungsmittel, Sicherheitsausrüstung
- ▸Büromaterial und IT-Ausrüstung: Papier, Druckerpatronen, Büromöbel, Hardware, Software-Lizenzen
- ▸Verpackungsmaterial: Verpackungen, Etiketten, Versandmaterialien (sofern nicht Teil der Produktionsmaterialien)
- ▸Dienstleistungen: Instandhaltungsdienstleistungen, Reinigungsdienste, Sicherheitsdienste, Beratung
- ▸Marketing- und Vertriebsmaterial: Drucksachen, Werbemittel, Geschenke, Event-Material
- ▸Energien und Utilities: Strom, Wasser, Gas, Telekommunikation
Warum ist diese Kategorie so wichtig?
Die Beschaffung von Nicht-Produktionsmaterial ist wirtschaftlich bedeutsam, da sie typischerweise zwischen 30 und 50 Prozent der Gesamtbeschaffungskosten ausmacht. Gleichzeitig ist sie organisatorisch hochgradig fragmentiert, da Tausende von Bestellungen mit geringen Einzelwerten von verschiedenen Abteilungen und Mitarbeitern getätigt werden. Diese Kombination führt zu enormem Optimierungspotenzial.
📊 Studien zeigen: Unternehmen verschwenden durchschnittlich 15-25% ihres NPM-Budgets durch fehlende Standardisierung und Mehrfachbeschaffung derselben Materialien von verschiedenen Lieferanten.
Warum ist die Beschaffung von Nicht-Produktionsmaterial so chaotisch?
Ursache 1: Viele kleine Bestellungen mit vielen verschiedenen Lieferanten
Ein typisches Unternehmen mit 500 Mitarbeitern kann täglich 30-50 unterschiedliche Beschaffungsanforderungen haben. Jede Abteilung bestellt von ihren bevorzugten oder bekannten Lieferanten. Dies führt zu einer fragmentierten Lieferantenlandschaft mit oft 50-200 verschiedenen Kreditoren für Nicht-Produktionsmaterial. Die Folge: keine Volumenkonzentration, keine Rabatte, kein standardisierter Einkaufsprozess.
Ursache 2: Mangelnde Standardisierung und Maverick Buying
Da viele Mitarbeiter eigenständig bestellen, entstehen sogenannte Maverick Buys – Einkäufe außerhalb etablierter Prozesse und Lieferantenverträge. Ein Mitarbeiter bestellt Bürostuhl A von Lieferant X, während derselbe Stuhl von Lieferant Y günstiger verfügbar ist. Dies führt zu enormem Overhead in der Einkaufsabteilung und zu versteckten Kosten.
Ursache 3: Dezentrale Entscheidungsstrukturen
Während Produktionsmaterialien zentral eingekauft werden, werden Nicht-Produktionsmaterialien oft dezentralisiert von den einzelnen Abteilungen beschafft. Es fehlt eine zentrale Kontrolle, ein einheitliches System und eine strategische Steuerung. Jede Abteilung handelt unabhängig.
Ursache 4: Fehlende Digitalisierung und manuelle Prozesse
Viele Organisationen bewirtschaften Nicht-Produktionsmaterial noch mit Excel, E-Mails und Faxen statt mit modernen eProcurement-Systemen. Dies führt zu manualen Fehlern, fehlender Nachverfolgung und enormem Zeitaufwand.
Die Kostenstruktur: Warum kleine Bestellungen teuer sind
Ein Kernproblem bei der Beschaffung von Nicht-Produktionsmaterial ist die Kostenstruktur. Während der Materialwert oft gering ist (z.B. 50€ für Schreibtischzubehör), sind die Prozesskosten hoch.
💰 Durchschnittliche Prozesskosten pro Bestellung für Nicht-Produktionsmaterial: 97-150€. Bei einem durchschnittlichen Bestellwert von 150€ machen die Prozesskosten somit 65% aus!
Diese Prozesskosten entstehen durch:
- ▸Bedarfsidentifikation und Anforderung (15-20€)
- ▸Lieferantensuche und Angebotseinholung (20-30€)
- ▸Bestellbearbeitung und Freigabe (15-25€)
- ▸Wareneingang und Kontrolle (20-30€)
- ▸Rechnungsbearbeitung und Zahlung (20-35€)
Die Lösung liegt also nicht nur in der Verhandlung besserer Preise, sondern vor allem in der Reduktion von Prozesskosten.
Best-Practice-Strategien zur Optimierung der NPM-Beschaffung
Strategie 1: Kategorisierung und ABC-Analyse
Der erste Schritt ist eine durchgeführte ABC-Analyse:
- ▸A-Teile: Hoher Wert, kleine Menge (konzentriert 80% des Wertes) – benötigen strategische Beschaffung
- ▸B-Teile: Mittlerer Wert, mittlere Menge (konzentrieren 15% des Wertes) – operative Beschaffung mit Kontingentrahmen
- ▸C-Teile: Niedriger Wert, große Menge (konzentrieren 5% des Wertes) – standardisierte, vollständig automatisierte Beschaffung
Strategie 2: Preferred Supplier-Programme
Statt 100+ Lieferanten sollten Sie ein gepflegtes Preferred-Supplier-Programm aufbauen. Dies bedeutet:
- ▸Reduktion der Lieferantenbasis auf 10-20 zentrale Partner pro Materialgruppe
- ▸Etablierung von Rahmenverträgen mit Mindestabnahmemengen und Rabattstrukturen
- ▸Regelmäßige Leistungsbewertung und Partnerpflege
- ▸Garantierte Liefersicherheit und einfache Handhabung
Strategie 3: Digitalisierung mit Katalogen und eShops
Modernis Einkaufsmanagement nutzt digitale Kataloge und Punch-Out-Systeme:
- ▸Mitarbeiter wählen Materialien aus vordefinierten Katalogen statt sie zu suchen
- ▸Automatische Bestellerzeugung und Versand an den Lieferanten
- ▸Reduzierung von Bestellkosten auf 5-10€ pro Bestellung
- ▸Vollständige Nachverfolgung und Auditierbarkeit
🚀 Mit digitalen Katalogen und Punch-Out-Systemen können Prozesskosten um 60-70% gesenkt werden.
Strategie 4: Outsourcing an Einkaufsdienstleister
Für Unternehmen, die Komplexität reduzieren möchten, ist das Outsourcing von Nicht-Produktionsmaterial-Beschaffung an spezialisierte Einkaufsdienstleister eine zunehmend beliebte Option. Diese kümmern sich um die operative Abwicklung, während die Einkaufsabteilung sich auf strategische Aufgaben konzentriert.
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Facura-Lösung für besondere und spontane Beschaffungsbedarfe
Facura positioniert sich als Einkaufsdienstleister für genau den Bereich, der traditionell am chaotischsten ist: spontane, nicht-geplante und spezielle Beschaffungsbedarfe. Mit dem innovativen 1-Kreditor-Modell bietet Facura:
- ▸Zentralisierung: Statt mit 50+ Lieferanten zu verhandeln, arbeiten Sie mit einer Kontaktstelle
- ▸Schnelligkeit: Spezialbeschaffungen werden in Stunden statt Tagen gelöst
- ▸Kostensicherheit: Transparente Kostenstruktur, keine versteckten Gebühren
- ▸Flexibilität: Facura findet Lösungen für das Ungewöhnliche – nicht-standardisierte Anforderungen
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Häufig gestellte Fragen zur Beschaffung von Nicht-Produktionsmaterial
Was ist der Unterschied zwischen direkten und indirekten Materialien?
Direkte Materialien (auch Produktionsmaterial genannt) fließen direkt in das Endprodukt ein, z.B. Rohstoffe und Komponenten. Indirekte Materialien (Nicht-Produktionsmaterial) sind notwendig für den Betrieb, gehen aber nicht in das Produkt ein, z.B. MRO-Materialien, Bürobedarf und Dienstleistungen.
Wie viel sparen wir durch eine optimierte NPM-Beschaffung?
Unternehmen berichten typischerweise von 15-30% Kostenersparnis durch eine optimierte NPM-Beschaffung. Dies entsteht durch Reduktion von Maverick Buys, bessere Lieferantenkonditionen und vor allem durch die Senkung von Prozesskosten.
Kann ich NPM-Beschaffung vollständig automatisieren?
Ja, zumindest für C-Teile (niedrige Werte, große Mengen) ist Vollautomation möglich. Mitarbeiter wählen aus einem Katalog, die Bestellung wird automatisch erzeugt und versendet. Für A- und B-Teile braucht es mehr manuelle Kontrolle.
Ist es sinnvoll, Nicht-Produktionsmaterial outsourcen zu lassen?
Ja, für Unternehmen, die sich auf Kernkompetenzen konzentrieren möchten. Ein spezialisierter Einkaufsdienstleister wie Facura kann Nicht-Produktionsmaterial günstiger und schneller beschaffen als interne Teams, besonders für spezielle und spontane Bedarfe.
Wie viele Lieferanten sollten wir für Nicht-Produktionsmaterial haben?
Als Best Practice empfehlen wir 10-20 zentrale Preferred Suppliers statt 100+. Das reduziert Komplexität, verbessert Rabattierungen und macht Lieferantenbewertung handhabbar.
Wie können wir Maverick Buying reduzieren?
Durch Kombination von: (1) digitalen Katalogen und eShops, (2) klaren Richtlinien und Genehmigungsprozessen, (3) Mitarbeiterschulung, (4) regelmäßiger Monitoring und Reporting von Einkaufsmustern, (5) Anreizstrukturen für compliant buying.
Was ist ein Punch-Out-Katalog?
Ein Punch-Out-Katalog ist ein direkter Zugang zum eShop eines Lieferanten über Ihr Einkaufssystem (z.B. SAP, Ariba). Mitarbeiter „punchen“ sich in den Shop ein, wählen Materialien, und die Bestellung wird automatisch zu ihnen zurückgesendet – ohne manuelle Bestellerzeugung.
Welche KPIs sollten wir für NPM-Beschaffung messen?
Wichtige KPIs sind: (1) Kosten pro Bestellung (Ziel: < 10€), (2) Maverick-Buy-Quote (Ziel: < 10%), (3) Lieferantenkonzentration (Ziel: 80% des Volumens bei Top-10), (4) Liefertermineinhaltung, (5) Prozesseffizienz (durchschnittliche Bearbeitungszeit).
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