Freitextbestellung: Wo der Aufwand steckt und was hilft

In der Bedarfsanforderung steht ein Teil, das der Katalog nicht kennt: ein Führungswagen für eine Linearführung, lieferbar nur noch bei einem Ersatzteilhändler in Irland. Die Anforderung kommt mit Artikelnummer, Link und dem Vermerk „bitte bestellen“. Im System gibt es keinen Artikel, keinen hinterlegten Preis und keinen Lieferanten, der passt.

Was jetzt im Einkauf entsteht, ist eine Freitextbestellung. Für einen Einmalbedarf wie diesen ist das der vorgesehene Weg. Arbeit macht er an mehreren Stellen: bei der Beschreibung, beim Preis, der später von der Rechnung abweicht, beim Rechnungsabgleich und, wenn die Bezugsquelle neu ist, beim Lieferanten. Welche davon am meisten Zeit kostet, ist von Haus zu Haus verschieden. Die letzte lassen die meisten Definitionen aus.

Was ist eine Freitextbestellung?

Eine Bestellung ohne Bezug auf einen Katalog oder einen Materialstammsatz. Was sonst aus den Stammdaten kommt, trägt jemand von Hand ein: Bezeichnung, Preis, Warengruppe und Lieferant. In SAP ist das die Bestellung ohne Materialstammsatz, in SAP Ariba das Non-Catalog-Item.

Die Freitextbestellung läuft im System, mit Beleg, Freigabe und Bestellnummer. Bei der Bestellung außerhalb des Systems wird am System vorbei gekauft, der Vorgang taucht häufig erst mit der Rechnung auf. Für den echten Einmalbedarf ist die Freitextbestellung der reguläre Weg.

Wie sieht das in SAP und SAP Ariba aus?

In SAP bleibt bei einer Bestellung ohne Materialstammsatz die Materialspalte leer, erfasst werden ein Kurztext und die passende Warengruppe (SAP-Dokumentation). In SAP Ariba legt der Nutzer einen Artikel, der nicht im Katalog steht, über „Add Non-Catalog Item“ an und erfasst Beschreibung, Preis und Commodity Code von Hand. Solche Anforderungen gehen typischerweise an eine Einkaufsgruppe, die die Angaben prüft und Fehlendes mit dem Lieferanten klärt (SAP Learning). Wo solche Systeme bei Sonderbestellungen an Grenzen kommen, beschreibt der Beitrag zu den Grenzen von eProcurement.

Wann ist eine Freitextbestellung sinnvoll?

Wenn der Bedarf in keinen Katalog gehört. Ein Katalog bildet ab, was sich wiederholt.

• ▸ Abgekündigte Ersatzteile: Der Hersteller liefert nicht mehr, das Teil gibt es nur noch gebraucht oder bei spezialisierten Händlern.
• ▸ Projektmaterial: Sonderabmessungen, Zuschnitte, Kleinmengen für einen Versuch.
• ▸ Bezugsquellen ohne Stammsatz: ein Shop im Ausland, ein Marktplatzhändler, ein kleiner Fachbetrieb.
• ▸ Einmalige Dienstleistungen: eine Montage, eine Reparatur ohne Rahmenvertrag. Viele Häuser erfassen sie über eine eigene Dienstleistungsposition mit Leistungserfassung statt über die normale Freitextposition. Das Grundproblem ist dasselbe: kein Stammsatz, oft kein angelegter Lieferant.

Drei Fälle aus unserer eigenen Beschaffungspraxis der letzten Monate. Eine abgekündigte CPU einer Siemens-Steuerung, die es nur noch bei einem eBay-Händler gab, Größenordnung 250 Euro. Ein Entlastungsventil für einen Kompressor direkt vom Hersteller in Österreich, der vom neuen Kunden Vorauszahlung verlangte; die Klärung dauerte rund zwei Wochen. Die Montage einer Außenantenne, also eine Dienstleistung ohne Artikel. Im Einkauf laufen solche Fälle auch unter dem Begriff Spot Buy.

Warum ist eine Freitextbestellung aufwendiger als eine Katalogbestellung?

Bei einer Katalogbestellung ist die Arbeit vorher erledigt worden: Lieferant angelegt, Preis verhandelt, Artikel beschrieben. Bei der Freitextbestellung fällt diese Arbeit für eine einzige Position an. Welcher Schritt am meisten Zeit kostet, hängt vom Haus ab. In manchen ist es der Rechnungsabgleich, in anderen die Lieferantenanlage.

Was daran konkret Zeit kostet

• ▸ Beschreibung. Lieferant, Wareneingang und Rechnungsprüfung müssen dasselbe darunter verstehen. „Lüfter wie letztes Mal“ reicht nicht.
• ▸ Warengruppe. Oft ordnet der Einkauf sie zu, weil der Bedarfsträger die Warengruppen nicht kennt.
• ▸ Preis. Aus Angebot oder Webseite abgetippt. Versandkosten, ein Mindermengenzuschlag oder ein inzwischen geänderter Preis fallen oft erst mit der Rechnung auf, und dann beginnt die Klärung.
• ▸ Rechnungsabgleich. Auf der Rechnung steht die Artikelbezeichnung des Lieferanten, in der Bestellung der Freitext Ihres Hauses. Ob beides dasselbe meint, prüft ein Mensch.
• ▸ Lieferant. Steht die Bezugsquelle nicht im Lieferantenstamm, folgt eine Lieferantenanlage: Stammdaten, Bankverbindung, Prüfung, Freigabe, häufig über mehrere Abteilungen. Verlangt der neue Anbieter Vorkasse, wie der Hersteller in Österreich, kommt eine Zahlungsfreigabe außerhalb der Routine dazu. Das alles für einen Händler, bei dem Sie vermutlich nie wieder kaufen.

Für Kleinbeträge haben viele Häuser eine Abkürzung: eine Bagatellgrenze, die Firmenkarte, eine vereinfachte Freigabe. Wo es sie nicht gibt oder der Anbieter nicht mitspielt, durchläuft ein HDMI-Dummy-Stecker für rund zehn Euro denselben Weg wie ein Ersatzteil für mehrere Hundert. Teuer ist an solchen Positionen der Weg, nicht das Teil. Wie sich die Kosten eines Bestellvorgangs zusammensetzen, steht im Beitrag zu den Prozesskosten im Einkauf.

Wie lassen sich Freitextbestellungen reduzieren?

Die Hebel sind bekannt. Jeder hat einen Haken, und keiner bringt die Zahl auf null.

Wiederkehrende Freitexte in den Katalog holen

Wer die Freitextpositionen eines Jahres nach Lieferant und Warengruppe sortiert, findet häufig Artikel, die immer wieder als Freitext bestellt werden. Die gehören in den Katalog. Der Haken: Jeder Katalogeintrag will gepflegt werden, Preise ändern sich, Artikel laufen aus. Wie sich ein Katalogsystem für den Long Tail erweitern lässt, zeigt das Beispiel simple system.

Rahmenverträge für wiederkehrende Sonderfälle

Kommen bestimmte Dienstleistungen regelmäßig wieder, etwa Reparaturen oder Prüfungen, ersetzt ein Rahmenvertrag viele einzelne Freitexte. Er lohnt nur, wenn Volumen und Lieferant planbar sind.

Guided Buying

Geführte Bestellformulare lenken den Bedarfsträger zum Katalog, bevor er Freitext schreibt, und fragen die nötigen Angaben strukturiert ab. Der Rest, der in keinen Katalog passt, bleibt. Wie sich Guided Buying und ein Einkaufsdienstleister ergänzen, zeigt der Vergleich der beiden Ansätze.

Pflichtfelder und saubere Warengruppen

Pflichtfelder für Hersteller, Artikelnummer und Bezugsquelle machen jede Freitextposition prüfbar und später auswertbar. Ihre Zahl senken sie nicht.

Die Faustregel: Was wiederkehrt, gehört in den Katalog. Was einmal vorkommt, nicht. Wer auch den Einmalbedarf katalogisiert, pflegt am Ende Einträge, die niemand ein zweites Mal bestellt.

Welche Wege gibt es für den Rest, den kein Katalog abdeckt?

Nach allen Hebeln bleibt ein Rest: die abgekündigte CPU, der Führungswagen aus Irland, das Ventil aus Österreich, die Montage der Antenne. Für diesen Rest gibt es fünf Wege, jeder mit seinem Haken.

1. Über einen Lieferanten, der schon angelegt ist

Der erste Versuch geht meist an einen Bestandslieferanten: den Großhändler, den Elektronikdistributor oder einen Marktplatz wie Amazon Business, für den es bereits ein Konto gibt. Führt er das Teil oder beschafft er es mit, entfällt die Neuanlage. Der Haken: Er liefert, was in seinem Sortiment oder seinem Netz liegt. Das abgekündigte Teil beim eBay-Händler oder der Ersatzteilhändler in Irland gehören oft nicht dazu, und wer mitbeschafft, rechnet in der Regel einen Aufschlag.

2. Freitext und Neuanlage je Lieferant

Der saubere Standardweg. Jede neue Bezugsquelle wird angelegt und geprüft, wie es die interne Richtlinie verlangt, und ist damit vollständig im eigenen System dokumentiert. Der Haken: der oben beschriebene Aufwand, für jede Quelle einzeln, und ein Kreditorenstamm, der mit Einmal-Lieferanten wächst.

3. CpD-Konto

Viele Häuser buchen Einmal-Lieferanten über ein CpD-Konto (Conto pro Diverse), ein Sammelkonto ohne eigenen Stammsatz. Anschrift und Bankverbindung werden dann in jedem Beleg neu erfasst. Der Haken: Viele Richtlinien lassen das CpD-Konto nur bis zu einer Wertgrenze oder für bestimmte Fälle zu. Die Prüfungen, die sonst bei der Anlage laufen, etwa der Bankdaten, gegen Sanktionslisten oder gegen Doppelzahlungen, fallen nicht weg. Sie wandern in jeden einzelnen Vorgang. Eine Auswertung nach Lieferant gibt das Sammelkonto kaum her, und Suche, Bestellung und Zahlung nach den Bedingungen des Anbieters bleiben ohnehin.

4. Firmenkarte

Schnell, wenn der Anbieter Karte akzeptiert. Beleg und Freigabe müssen dann sauber nachgezogen werden, Kartenlimit und Richtlinie setzen Grenzen, und bei Anbietern, die nur Überweisung akzeptieren, hilft die Karte nicht.

5. Über einen Einkaufsdienstleister

Facura ist ein Einkaufsdienstleister: Menschen, die für Ihr Haus bestellen. Keine Software, keine Plattform, es wird nichts installiert oder angebunden.

• ▸ Bestellweg. Der Bedarfsträger meldet den Bedarf beim Einkauf. Der Einkauf schickt die Bestellung an Facura, mit Link, Artikelnummer oder dem Angebot des Anbieters.
• ▸ Kauf und Zahlung. Facura kauft bei diesem Anbieter und zahlt so, wie er es verlangt: per Karte, Vorkasse, PayPal oder Überweisung.
• ▸ Lieferung. Die Ware geht an den Ort, den Sie angeben.
• ▸ Rechnung. Sie erhalten eine Rechnung von Facura als PDF, mit Bezug auf Ihre Bestellnummer und mit Zahlungsziel. Vertragspartner ist Facura. Bei Neuware laufen Reklamation und Gewährleistung über Facura.
• ▸ Auf Wunsch. Facura sucht die Bezugsquelle und verfolgt den Liefertermin.

Facura wird bei Ihnen einmal als Lieferant angelegt, mit Stammdaten, Prüfung und Freigabe nach Ihrer Richtlinie. Wie lange das dauert, bestimmt Ihr Prozess. Danach geht jeder Einmalbedarf, der in keinen Katalog gehört, an diesen Kreditor. Für den Händler in Irland, den eBay-Händler und den Hersteller in Österreich entsteht kein eigener Stammsatz (1-Kreditor-Modell). Die Zahl Ihrer Freitextpositionen sinkt dadurch nicht, denn die Bestellung an Facura kann weiterhin eine Freitextposition sein. Es gibt keine Einrichtungskosten und keine Vertragslaufzeit, eine Rechnung entsteht nur, wenn bestellt wird.

Bleibt nachvollziehbar, bei wem tatsächlich gekauft wurde? Ja, wenn die Bezugsquelle in Ihrer Bestellung an Facura steht, als Link, Artikelnummer oder Angebot des Anbieters. Dann liegt sie in Ihrem eigenen Beleg, und die Rechnung von Facura verweist auf genau diese Bestellnummer. Soll Facura die Quelle erst suchen, steht sie nicht von vornherein in Ihrem Beleg; verlangt Ihre Richtlinie sie, klären Sie das vor der Bestellung. Ob der Lieferschein im Paket Ihre Bestellnummer trägt, hängt vom Anbieter ab. Für die Zuordnung im Wareneingang sind Artikelnummer und Bestellbeleg deshalb der verlässlichere Anker. Was der eine Kreditor nicht ersetzt: eine Prüfung, die Ihre Richtlinie für jede tatsächliche Bezugsquelle verlangt, etwa den Abgleich mit Sanktionslisten. Wo es diese Pflicht gibt, bleibt sie bei Ihnen. Gespart wird dann die Anlage je Quelle. Die Prüfung bleibt.

Der Haken dieses Wegs: Zwischen Ihrem Haus und dem Anbieter steht ein Beteiligter mehr, und seine Gebühr ist im Rechnungsbetrag enthalten.