simple system ist eines der etabliertesten eProcurement-Systeme im deutschen Mittelstand: Es bündelt Ihre Lieferanten-Kataloge in einem zentralen Bestellportal und automatisiert den Standard-Bestellprozess. Wer simple system einführt, gewinnt spürbar an Geschwindigkeit, Compliance und Transparenz, für Artikel, die im Katalog stehen.
Jedes eProcurement-System lebt aber von seinen Katalogen. Was passiert mit dem Einmalbedarf, der bei keinem Lieferanten gelistet ist? Mit dem Spezialwerkzeug, das ein Konstrukteur ad hoc braucht? Mit dem Laborgerät aus einem Nischen-Webshop?
Dieser Beitrag zeigt, warum die Long-Tail-Lücke kein simple-system-Problem ist, sondern strukturell bei jedem Katalog-System auftritt, und wie Sie sie ohne weitere Software schließen, mit dem 1-Kreditor-Modell eines Einkaufsdienstleisters.
Was simple system gut macht
simple system ist ein klassisches Multi-Lieferanten-Katalog-System: Lieferanten pflegen ihre Sortimente ein, Ihre Mitarbeiter bestellen im Browser, das System übernimmt Freigabe-Workflow, Abwicklung und ERP-Anbindung.
- ▸Standardsortiment abgedeckt: Bürobedarf, Werkzeuge, MRO-Artikel, IT-Verbrauchsmaterial.
- ▸Workflow-Freigaben: konfigurierbare Genehmigungspfade je Warengruppe.
- ▸Vertragspreise: vorverhandelte Konditionen je Lieferant.
- ▸ERP-Integration: per Schnittstelle in Bestellanforderung und Buchhaltung.
Für einen großen Teil Ihrer indirekten Beschaffung passt das ideal. Nur deckt kein eProcurement-System 100 % Ihres Bedarfs ab.
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Wo simple system an seine Grenzen kommt
Die Grenze jedes Katalog-Systems ist strukturell: Es bildet nur ab, was Lieferanten zuvor eingepflegt haben. Alles andere fällt durch. Konkret:
- ▸Einmalbedarfe: ein Spezial-Sensor, ein historisches Ersatzteil, eine Werkzeug-Konfiguration für genau einen Fall.
- ▸Nischen-Anbieter: spezialisierte Online-Shops oder Fachhändler, die in simple system nicht gelistet sind.
- ▸Custom-Anfragen: manuell verhandelte PDF-Angebote von Spezialisten.
- ▸Internationale Quellen: Artikel von Lieferanten außerhalb des DACH-Katalogs.
In der Praxis lösen Mitarbeiter das pragmatisch: Firmenkreditkarte, PayPal, E-Mail-Bestellung am Einkauf vorbei. Damit landet jeder Vorgang im Maverick Buying, mit Compliance-Bruch, Stammdaten-Wildwuchs und Beleg-Chaos.
simple system und Einkaufsdienstleister: ein Vergleich der Geltungsbereiche
| Kriterium | simple system | Einkaufsdienstleister (Facura) |
|---|---|---|
| Geeignete Bedarfe | Katalog-Artikel mit vorverhandelten Preisen | alles, was nicht im Katalog steht |
| Setup | Lieferanten anbinden (Projekt) | ein Kreditor anlegen, innerhalb von Stunden machbar |
| IT-Projekt | ja, mit ERP-Schnittstelle | nein, keine Integration nötig |
| Sortimentsbreite | begrenzt auf gepflegte Kataloge | beliebige Quellen |
| Kosten | Lizenz + Setup | pro Bestellung, nach Bestellwert gestaffelt (auf Anfrage) |
| Long-Tail | schwach | Kernkompetenz |
Die Tabelle zeigt es: simple system und ein Einkaufsdienstleister sind keine Konkurrenten. Sie decken verschiedene Teile des Bestellvolumens ab. Wer simple system fürs Standardsortiment nutzt und Facura für den Rest, hat die vollständige Beschaffung ohne Lücken.
Wann simple system die richtige Lösung ist
- ▸Sie haben große Volumen bei wenigen Lieferanten und wollen Rahmenverträge automatisieren.
- ▸Ihre Bestellungen sind überwiegend Standardsortiment, das sich katalogisieren lässt.
- ▸Eine IT-Abteilung begleitet die Schnittstellen-Integration.
- ▸Das Bestellvolumen rechtfertigt die Lizenzkosten.
Wann ein Einkaufsdienstleister die richtige Ergänzung ist
- ▸Sie haben simple system im Einsatz, aber ein Teil der Bestellungen läuft außerhalb.
- ▸Spontane Einmalbedarfe binden Zeit Ihres Einkaufsteams.
- ▸Sie wollen kein zweites eProcurement-Projekt starten.
- ▸Ihre Kreditorenliste wächst trotz simple system unkontrolliert.
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Wie das Zusammenspiel in der Praxis aussieht
Ein klassisches Setup: simple system übernimmt den Großteil der Bestellungen (Standardartikel mit Katalog). Der Rest, der Tail-Spend, läuft über Facura. Das funktioniert konfliktfrei, weil beide verschiedene Ebenen bedienen:
- ▸simple system = Katalog-Ebene (vorverhandelte Lieferanten, Standardbedarfe)
- ▸Facura = Sourcing-Ebene (alles außerhalb der Kataloge)
Aus Sicht der Buchhaltung sind beide Wege sauber: simple system übergibt die Bestellungen wie gewohnt ins ERP, Facura ist ein zusätzlicher Kreditor, der alle Bestellungen außerhalb des Katalogs abrechnet. Kein paralleles System, keine doppelten Stammdaten.
Der Clou: Facura ist bei simple system bereits als Allesbeschaffer für den indirekten Einkauf gelistet, siehe die Facura-Seite in der simple-system-Lieferantenübersicht. Die Ergänzung lässt sich also im gewohnten Umfeld nutzen. Wie der Umstieg Schritt für Schritt läuft, zeigt unser Whitepaper „Einmalbedarfe. Ein Kreditor.“
Häufige Fragen
Nein. simple system ist ein Katalog-System für Standardbedarfe, Facura ein operativer Einkaufsdienstleister für alles außerhalb des Katalogs. Die Geltungsbereiche überschneiden sich nicht.
Nein, im Gegenteil. simple system bleibt für das Standardsortiment effizient. Facura ergänzt nur den Long-Tail.
Theoretisch ja, wirtschaftlich aber nur bei überwiegend Long-Tail-Bedarf. Bei viel Standardvolumen ist die Kombination meist effizienter.
Sobald regelmäßig Einmalbedarfe außerhalb von simple system anfallen, die Zeit im Einkauf binden. Eine kurze ROI-Betrachtung im Erstgespräch macht es für Ihre Zahlen konkret.
Facura hat keine Lizenz- oder Setup-Kosten; abgerechnet wird eine nach Bestellwert gestaffelte Bearbeitungsgebühr, die Konditionen klären wir auf Anfrage. Rechnerisch trägt sich das meist ab der zweiten bis dritten Bestellung über gesparte Prozesskosten.
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Herausgeber
Facura ist eine Marke der getXdone GmbH, Roonstraße 23a, 76137 Karlsruhe. Eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Mannheim unter HRB 744721. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE355634381. Dieser Beitrag basiert auf öffentlich zugänglichen Informationen (Website von simple system) und der eigenen Service-Beschreibung von Facura. Für Faktenkorrekturen: info@facura.de.