Ein Installationsprüfgerät ist zur Kalibrierung fällig, und der Herstellerservice soll gleich eine kleine Reparatur miterledigen. Der Bedarfsträger schickt das Angebot des Servicecenters. Im Einkauf stellt sich die Frage, wie sich diese Dienstleistung einmalig beauftragen lässt, wenn der Herstellerservice nicht als Lieferant angelegt ist und es keine Artikelnummer, keinen Wareneingang und vorab keinen festen Endpreis gibt.
Der erste Prüfschritt kostet nichts: Ist der Hersteller oder ein Kalibrierdienstleister bei Ihnen schon als Lieferant angelegt, und gibt es einen Kalibrierplan oder Rahmenvertrag? Wenn ja, bestellen Sie dort. Wenn nicht, braucht die Bestellung eine Beschreibung der Leistung, einen Kostenrahmen und die Antwort auf die Frage, wer den Dienstleister als Lieferanten führt. Ähnliche Fälle sammelt Wenn der Einkauf nicht direkt bestellen kann.
Was ist bei einer Leistung anders als bei Ware?
Zwei Beispiele aus Bestellungen, die Facura für Kunden abwickelte, gerundet und ohne Namen. Die Beträge sind der jeweilige Bestellwert bei Facura. Die Beispiele zeigen den Ablauf, nicht die Häufigkeit solcher Aufträge.
| Leistung in der Bestellung | Bestellwert | Was am Auftrag anders war als bei Ware |
|---|---|---|
| „DAkkS-Kalibrierung“ plus Reparaturmaterial und Arbeitsaufwand Reparatur eines Installationsprüfgeräts beim Herstellerservice | zusammen rund 560 Euro | Grundlage war ein Kostenvoranschlag, Mehrkosten nur nach Freigabe. Das Gerät schickte der Kunde selbst, den Kalibrierschein bekam der Kunde, der Rückversand ging direkt an ihn, und Rückfragen liefen teilweise direkt zwischen Dienstleister und Kunde. |
| „Bereitstellung und Auswertung von 5 einzelnen Radonmessgeräten (Dosimeter), jedes für einen eigenen Messort“ bei einem externen Messdienst | rund 160 Euro | Eine Messleistung in einer Bestellung, ein Messort je Messgerät, kein Artikel mit Nummer. |
Vier Unterschiede treten dabei auf:
- ▸ Leistungsbeschreibung statt Artikelnummer: Gerät mit Seriennummer, Art der Leistung, Umfang, Obergrenze.
- ▸ Nachweis statt Wareneingang: Das Ergebnis ist ein Dokument, etwa ein Kalibrierschein oder ein Messbericht. Die Buchhaltung braucht statt des Wareneingangs eine Bestätigung, dass die Leistung erbracht ist.
- ▸ Kostenrahmen statt Katalogpreis: Der Endpreis steht bei einer Reparatur oft erst nach dem Befund fest.
- ▸ Einsendung und Rückweg: Wer das Gerät schickt, wohin es zurückgeht und wer bei Rückfragen mit dem Dienstleister spricht, muss vorher geklärt sein.
Welche Unterlagen und Bestätigungen brauche ich am Ende?
Das hängt vom Zweck ab. Bei einer Kalibrierung ist es ein Kalibrierschein, bei einer Messung ein Messbericht. Klären Sie vor der Bestellung, was Ihr Qualitätsmanagement oder Ihr Auftraggeber verlangt, zum Beispiel ob das Prüfdokument eine akkreditierte Kalibrierung (DAkkS) sein muss, wenn Sie ein Messgerät kalibrieren lassen. Der Dienstleister kann nur liefern, was in der Bestellung steht.
Tragen Sie in die Bestellung die Nummer des Angebots oder Kostenvoranschlags und die Seriennummern der Geräte ein, und legen Sie den Nachweis in die Bestellakte. Für die Rechnungsprüfung ersetzt eine Bestätigung der Leistung den Wareneingang. Klären Sie vorab: Wer bei Ihnen bestätigt, dass die Leistung erbracht ist? Ob eine Messung oder Kalibrierung für Ihren Betrieb vorgeschrieben ist und welche Stelle sie durchführen darf, klärt Ihre Fachstelle oder Rechtsabteilung. Das gilt auch für eine Radonmessung.
Wer schickt das Gerät, und was gilt für den Transport?
Im Kalibrierfall schickte der Kunde das Gerät selbst zum Dienstleister, der Rückversand ging direkt an ihn, und auch der Kalibrierschein ging an den Kunden. Rückfragen zum Gerät liefen teilweise direkt zwischen Dienstleister und Kunde.
Viele Dienstleister regeln Versand und Transportrisiko in ihren Bedingungen; lesen Sie sie vor dem Versand. Prüfen Sie dort auch, wie das Gerät zu verpacken ist und ob sich eine Transportversicherung lohnt. Eine rechtliche Bewertung geben wir hier nicht ab.
Was, wenn die Reparatur den Preis verändert?
Bei Reparaturen kann sich der Preis nach dem Befund ändern. Zwei Dinge helfen: ein Kostenvoranschlag als Grundlage der Bestellung und eine klare Regel für alles darüber. Im Kalibrierfall oben galt, dass Mehrkosten nur nach Freigabe anfallen. Legen Sie fest, wer bei Ihnen freigibt und bis zu welchem Betrag die Rückfrage entfällt. Tragen Sie eine erteilte Freigabe an der Bestellung nach, damit Rechnung, Bestellung und Kostenvoranschlag am Ende zusammenpassen.
Welche Wege hat der Einkauf, um eine Dienstleistung einmalig zu beauftragen?
Vier Wege, jeder mit seinem Haken.
1. Den Dienstleister als Lieferanten führen
Prüfen Sie zuerst, ob der Hersteller oder ein Kalibrierdienstleister bei Ihnen schon als Lieferant geführt wird oder ob ein Kalibrierplan besteht; dann entfällt die Frage. Wenn nicht, legen Sie den Dienstleister in Ihrem ERP an und bestellen mit einer Leistungsbeschreibung. Das ist der sauberste Weg, wenn die Leistung wiederkehrt oder Ihre Dokumentation den Stammdatensatz verlangt. Der Haken: Für einen Einzelauftrag kann die Anlage mehr Zeit kosten als die Leistung selbst, und die Prüfung kann an Unterlagen hängen, die der Dienstleister erst liefern muss. Wie das unter Zeitdruck aussieht, beschreibt Notfallbeschaffung bei einem neuen Lieferanten. Fragen Sie vorher, ob ein weiterer Auftrag beim selben Dienstleister absehbar ist, denn dann lohnt sich die Anlage.
2. Einen Rahmenvertrag abschließen
Bei planbarem Volumen und einem festen Dienstleister, etwa einer jährlichen Kalibrierung für viele Geräte, kann ein Rahmenvertrag der passende Weg sein. Der Haken: Für einen einzelnen Auftrag können Verhandlung, Prüfung und Freigabe in keinem Verhältnis zur Leistung stehen, und Sie legen sich unter Umständen auf einen Anbieter fest, bevor Sie wissen, ob er passt. Ein Rahmenvertrag ersetzt außerdem keine Leistungsbeschreibung: Gerät, Umfang und Kostenrahmen müssen Sie je Auftrag trotzdem festhalten.
3. Eine Freitext- oder Dienstleistungsposition in der Bestellung
Viele ERP-Systeme erlauben Bestellungen ohne Artikelstamm, mit einer Freitext- oder Dienstleistungsposition. Wie sich ein Bedarf dort sauber beschreiben lässt, steht unter Freitextbestellung. Der Haken: Die Position löst das Artikelproblem, aber nicht die Lieferantenfrage. Die Bestellung braucht weiter einen Kreditor, und in vielen Systemen bleibt der Auftrag ohne angelegten Dienstleister dort hängen. Die Leistungsbeschreibung, der Nachweis und der Kostenrahmen gehören in den Positionstext.
4. Der Bedarfsträger oder die Firmenkarte zahlt
Der Bedarfsträger beauftragt selbst und zahlt, privat oder mit der Firmenkarte. Das kann schnell gehen, weil niemand auf eine Anlage wartet. Der Haken: Beleg und Rechnung können am Einkauf vorbeilaufen. Bei privater Auslage muss sie erstattet werden, bei der Firmenkarte müssen Beleg und Zuordnung trotzdem bei der Buchhaltung ankommen, und ob jemand den Kostenrahmen gegenprüft, hängt an Ihren Regeln. Wie das bei privater Auslage aussieht, steht unter Mitarbeiter kauft privat für die Firma.
Wann hilft ein Einkaufsdienstleister?
Wenn der Dienstleister bei Ihnen neu wäre und die Leistung ein Einmalbedarf ist. Facura ist ein Einkaufsdienstleister, bei dem Menschen bestellen: keine Software, keine Plattform, nichts wird angebunden. Ihr Bestellweg bleibt: Bedarfsträger, Einkauf, Facura. Facura beauftragt die Leistung und rechnet ab, die Rechnung kommt von Facura, eine je Bestellung. Für den Dienstleister legen Sie keinen Kreditor an, die Anlage aus Weg 1 entfällt, Facura wird einmal angelegt. Der Haken: Ein weiterer Beteiligter kommt dazu, und seine Vergütung steckt im Rechnungsbetrag. Verlangt Ihr Qualitätsmanagement, dass ein Kalibrierdienstleister als eigener Lieferant geführt wird, ist der Weg über Facura nicht der richtige.
Wofür Facura hier nicht gedacht ist
- ▸ Keine Prüfung oder Bewertung der Leistung: Ob eine Kalibrierung oder Messung fachlich stimmt, entscheiden der Dienstleister und Ihre Qualitätsstelle.
- ▸ Keine Beratung, welche Art von Kalibrierung oder Messung Sie brauchen oder ob sie vorgeschrieben ist.
- ▸ Keine Steuer- oder Rechtsberatung.
- ▸ Keine Zusage zu Termin oder Dauer der Leistung.
Einmalbedarf zu beschaffen?
Schicken Sie uns Ihre Liste. Wir prüfen Verfügbarkeit, holen Angebote ein, koordinieren die Lieferung — eine Rechnung am Ende.
Bedarf jetzt anfragen →✓ Angebot, bevor Sie einen Kreditor anlegen ✓ Ein Lieferant ✓ Unverbindlich
Was erleichtert die nächste einmalige Leistung?
Bei wiederkehrenden Leistungen wie einer jährlichen Kalibrierung kann ein Rahmenvertrag oder ein Kalibrierplan passen, bei Software-Abos hilft Software-Abo auf Rechnung. Bei einmaligen Aufträgen sparen Sie sich die Anlage, wenn derselbe Weg gilt: Der Einkauf nennt Anbieter und Leistung, die Rechnung kommt vom selben Kreditor. Das Modell im Ganzen beschreibt das Facura-Whitepaper (PDF), weitere Fälle stehen unter Sonderbedarf beschaffen.
Einmalbedarf zu beschaffen?
Schicken Sie uns Ihre Liste. Wir prüfen Verfügbarkeit, holen Angebote ein, koordinieren die Lieferung — eine Rechnung am Ende.
Bedarf jetzt anfragen →✓ Angebot, bevor Sie einen Kreditor anlegen ✓ Ein Lieferant ✓ Unverbindlich
Ja. Der Rahmenvertrag ist nur einer von vier Wegen. Ohne ihn bleiben: den Dienstleister als Lieferanten führen, eine Freitext- oder Dienstleistungsposition nutzen oder den Bedarfsträger selbst beauftragen und zahlen lassen (privat oder mit Firmenkarte). Bei Anlegen, Rahmenvertrag und Freitextposition brauchen Sie jeweils einen Lieferanten im ERP. Prüfen Sie vorab, ob Ihre Richtlinien für Dienstleistungen etwas anderes verlangen. Alternativ kann ein Einkaufsdienstleister die Beauftragung übernehmen.
Das Gerät mit Seriennummer, die Art der Leistung (zum Beispiel Kalibrierung und welche Art von Nachweis), die Nummer des Angebots oder Kostenvoranschlags, ein Kostenrahmen mit der Regel für Mehrkosten, die Rücksendeadresse und die Person, die Rückfragen beantwortet.
Viele Dienstleister regeln Versand und Transportrisiko in ihren Bedingungen. Lesen Sie sie vor dem Versand und prüfen Sie, wie zu verpacken ist und ob eine Transportversicherung sinnvoll ist. Eine rechtliche Bewertung im Einzelfall gibt Ihre Rechtsabteilung.
Beschreiben Sie Bereitstellung und Auswertung als eine Leistung in einer Bestellung: Anzahl der Messgeräte, Messorte, gewünschte Form des Berichts und wer die Rücksendung übernimmt. Welche Anforderungen an die messende Stelle gelten, klärt Ihre Fachstelle vor der Bestellung.
Ja, Facura beschafft auch Dienstleistungen. Facura beauftragt und rechnet ab, die Rechnung kommt von Facura, eine je Bestellung. Ein weiterer Beteiligter kommt dazu, seine Vergütung steckt im Rechnungsbetrag. Verlangt Ihr Qualitätsmanagement, dass ein Kalibrierdienstleister als eigener Lieferant geführt wird, ist der Weg über Facura nicht der richtige. Facura bewertet die Leistung nicht und macht keine Zusage zu Termin oder Dauer.
Hinweis: Dieser Beitrag beschreibt die Praxis eines Einkaufsdienstleisters und gibt den Stand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung wieder. Er ist keine Steuer-, Zoll- oder Rechtsberatung. Ob und wie Ihr Unternehmen Vorsteuer geltend macht und welche Pflichten im Einzelfall gelten, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung oder Rechtsabteilung.
Herausgeber — facura GmbH, Roonstraße 23a, 76137 Karlsruhe. Eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Mannheim unter HRB 758910. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE463960641. Redaktion: operatives Team Facura.
Wer hier schreibt
Facura beschafft seit 2023 Einmalbedarfe für Industrie und Mittelstand. Die Fälle in diesen Artikeln stammen aus der täglichen Praxis: Lieferanten für eine einzige Bestellung, Shops ohne Rechnungskauf, Belege, die im Monatsabschluss nicht aufgehen. Das Team kommt aus dem Einkauf und der Prozessoptimierung im Einkauf. Bei simple system ist Facura als Allesbeschaffer eingebunden.