Der Beschaffungsprozess umfasst alle Schritte, die ein Unternehmen durchläuft, um benötigte Waren und Dienstleistungen einzukaufen. Er reicht von der Bedarfsermittlung bis zur Rechnungsprüfung. Wie gut er organisiert ist, entscheidet über Kosten, Liefertreue und den Aufwand, den der Einkauf in der Abwicklung bindet.
Was ist ein Beschaffungsprozess?
Ein Beschaffungsprozess beschreibt sämtliche Schritte, die ein Unternehmen durchläuft, um benötigte Materialien, Produkte oder Dienstleistungen zu erwerben. Er umfasst die Ermittlung des Bedarfs, die Auswahl geeigneter Lieferanten, die Einholung von Angeboten und die Verhandlung der Konditionen, die Bestellung sowie die Prüfung von Wareneingang und Rechnung.
Der Prozess dient nicht nur der Versorgung mit Gütern. Er ist die Grundlage dafür, dass Produktion und Verwaltung ohne Unterbrechung arbeiten können, und er bestimmt, wie viel Verwaltungsaufwand jede einzelne Bestellung auslöst.
Beschaffungsprozess oder Einkaufsprozess: wo ist der Unterschied?
Die beiden Begriffe werden im Alltag oft gleichbedeutend verwendet. In der Fachsprache bezeichnen sie unterschiedliche Reichweiten.
- ▸ Beschaffung ist der weitere Begriff. Sie schließt neben dem Einkauf auch Logistik, Lagerhaltung und Materialwirtschaft ein, also die gesamte Versorgung des Unternehmens.
- ▸ Einkauf bezeichnet den kaufmännischen Teil davon: Lieferanten auswählen, verhandeln, bestellen, Verträge führen.
Für die Praxis heißt das: Wer vom Beschaffungsprozess spricht, meint meist die vollständige Kette bis zum Wareneingang. Wer vom Einkaufsprozess spricht, meint häufig den engeren Ablauf von der Bedarfsmeldung bis zur Rechnung. Die Abgrenzung ist keine Wortklauberei: Sie entscheidet darüber, wer im Unternehmen für welchen Schritt zuständig ist.
Übergeordnet steht das Beschaffungsmanagement, das den Rahmen setzt: Strategie, Ziele und Steuerung der gesamten Beschaffung.
Whitepaper: Indirekter Einkauf. Ein Kreditor.
Strategien und Reifegrad-Check für Industrieunternehmen. 7 Seiten. Sofort zum Lesen.
Whitepaper herunterladen →✓ Kostenfrei ✓ Keine E-Mail nötig ✓ Sofort verfügbar
Die Phasen im Überblick
Ein Beschaffungsprozess gliedert sich typischerweise in sechs Phasen. Wie stark die einzelnen Phasen ausgeprägt sind, hängt von Bestellwert und Bedarfsart ab. Ein Rahmenvertragsabruf durchläuft sie in Minuten, eine Investitionsbeschaffung über Wochen.
Phase 1: Bedarfsermittlung
Der Bedarf wird festgestellt und beschrieben, entweder durch die Fachabteilung oder automatisiert über Meldebestände im ERP. Entscheidend ist die Genauigkeit der Spezifikation: Ungenaue Bedarfsmeldungen erzeugen Rückfragen, die den gesamten weiteren Ablauf verzögern.
Phase 2: Lieferantenauswahl
Geeignete Lieferanten werden identifiziert und bewertet. Kriterien sind Preis, Qualität, Lieferzuverlässigkeit und zunehmend Nachhaltigkeitsanforderungen. Bei bekannten Bedarfen greift der Rahmenvertrag, bei neuen Bedarfen beginnt hier die eigentliche Arbeit.
Phase 3: Angebotseinholung und Verhandlung
Angebote werden eingeholt und verglichen, Konditionen verhandelt. Neben dem Preis geht es um Lieferzeit, Zahlungsziel und Gewährleistung. Ab bestimmten Wertgrenzen schreiben viele Häuser eine Mindestzahl an Vergleichsangeboten vor.
Phase 4: Bestellung
Die Bestellung wird ausgelöst und dokumentiert, in der Regel mit Bestellnummer im ERP-System. Vorgelagert ist die Freigabe nach dem internen Berechtigungskonzept. Diese Phase ist der Punkt, an dem aus einer Absicht eine Verbindlichkeit wird.
Phase 5: Wareneingang und Prüfung
Die Lieferung wird auf Menge, Vollständigkeit und Qualität geprüft und im System gebucht. Abweichungen werden dokumentiert und reklamiert. Ohne saubere Wareneingangsbuchung scheitert später der Rechnungsabgleich.
Phase 6: Rechnungsprüfung und Zahlung
Die Rechnung wird gegen Bestellung und Wareneingang abgeglichen, der sogenannte Drei-Wege-Abgleich. Stimmen die drei Belege überein, wird zur Zahlung freigegeben. Weichen sie ab, beginnt manuelle Klärungsarbeit.
Warum sich die Optimierung lohnt
Der Beschaffungsprozess ist in den meisten Häusern nicht deshalb teuer, weil falsch verhandelt wird. Er ist teuer, weil derselbe Ablauf für jede Bestellung durchlaufen wird, unabhängig vom Wert. Ein Bestellvorgang über 80 Euro erzeugt fast denselben Verwaltungsaufwand wie einer über 80.000 Euro.
Die typischen Engpässe verteilen sich dabei ungleich über die Phasen.
- ▸ Bedarfsermittlung. Unvollständige Anforderungen erzeugen Rückfragen. Jede Rückfrage kostet zwei Kontaktwechsel und verlängert die Durchlaufzeit um Tage.
- ▸ Lieferantenauswahl. Für Bedarfe ohne Rahmenvertrag muss ein neuer Lieferant gesucht, geprüft und angelegt werden. Das ist der aufwendigste Einzelschritt im ganzen Prozess.
- ▸ Freigabe. Mehrstufige Genehmigungen sind bei hohen Beträgen sinnvoll und bei Kleinbeträgen der Hauptgrund dafür, dass Mitarbeiter den Prozess umgehen.
- ▸ Rechnungsprüfung. Jede Abweichung zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung löst manuelle Klärung aus, oft Wochen nach dem eigentlichen Vorgang.
Branchenanalysen ordnen einem einzelnen Bestellvorgang im indirekten Bereich regelmäßig dreistellige Prozesskosten zu. Die genaue Systematik dahinter behandelt der Beitrag zu den Prozesskosten im Einkauf.
Der größte Hebel liegt deshalb selten im Preis, sondern in der Zahl der Vorgänge und in der Zahl der Lieferanten, die dafür gepflegt werden müssen. Wer den Prozess optimieren will, sollte dort ansetzen, wo sich Vorgänge häufen und Werte klein sind.
Einmalbedarf zu beschaffen?
Schicken Sie uns Ihre Liste. Wir prüfen Verfügbarkeit, holen Angebote ein, koordinieren die Lieferung — eine Rechnung am Ende.
Bedarf jetzt anfragen →✓ Angebot, bevor Sie einen Kreditor anlegen ✓ Ein Lieferant ✓ Unverbindlich
So optimieren Sie den Beschaffungsprozess
Optimierung heißt nicht, jeden Schritt zu beschleunigen. Sie heißt, Schritte wegzulassen, die keinen Beitrag leisten, und die verbleibenden zu standardisieren.
Den Ist-Zustand messen
Am Anfang steht die Auswertung der eigenen Zahlen. Aussagekräftig sind vier Kennzahlen: die Zahl der Bestellvorgänge pro Jahr, ihre Verteilung nach Bestellwert, die Zahl der Kreditoren mit genau einer Bestellung, und die durchschnittliche Durchlaufzeit von der Bedarfsmeldung bis zur Lieferung. Erst diese Verteilung zeigt, wo der Aufwand tatsächlich entsteht.
Wiederkehrende Abläufe digitalisieren
Katalogsysteme und E-Procurement-Lösungen wirken dort, wo Bedarfe planbar und wiederkehrend sind. Sie nehmen dem Einkauf die Routinevorgänge ab und schaffen saubere Daten. Ihre Grenze liegt dort, wo ein Bedarf einmalig ist und sich die Katalogpflege nicht lohnt.
Die Lieferantenbasis konsolidieren
Jeder Lieferant kostet unabhängig vom Umsatz: Anlage, Stammdatenpflege, Bonitätsprüfung, Nachweisführung. Eine Auswertung nach Kreditoren mit genau einer Bestellung im Jahr zeigt schnell, wie viel Verwaltung an Einzelfällen hängt. Wie sich das systematisch angehen lässt, beschreibt der Beitrag zu Lieferantenkonsolidierung.
Freigabegrenzen an den Bestellwert koppeln
Wenn ein Bedarf über 50 Euro dieselben Freigabestufen durchläuft wie einer über 50.000 Euro, entsteht ein Anreiz zur Umgehung. Wertgestaffelte Freigaben lösen mehr als jede Richtlinie, weil sie die Ursache beseitigen statt das Verhalten zu sanktionieren.
Einen Weg für Bedarfe schaffen, die kein Katalog abdeckt
Das Ersatzteil vom Nischenanbieter, die Lizenz ohne Rechnungskauf, das Werkzeug aus dem Ausland: Für diese Fälle greift weder Rahmenvertrag noch Katalog. Ohne vorgesehenen Weg entsteht hier Maverick Buying, also Beschaffung am Prozess vorbei.
Weitere Hebel
Je nach Ausgangslage kommen hinzu: datengestützte Bedarfsprognosen, Multi-Sourcing zur Risikoverteilung, Nachhaltigkeitskriterien in der Lieferantenbewertung sowie Schulungen für die Bedarfsträger. Diese Ansätze wirken, setzen aber voraus, dass die vier Punkte davor stehen. Ohne saubere Prozessbasis erzeugen sie zusätzlichen Aufwand statt Entlastung.
Den Beschaffungsprozess optimieren mit Facura
Für planbare Bedarfe leisten Rahmenverträge und Katalogsysteme gute Arbeit. Der Aufwand konzentriert sich auf die Fälle, für die beides nicht greift: den einmaligen Bedarf bei einem Anbieter, mit dem noch nie jemand gearbeitet hat.
Genau hier setzt Facura als operativer Einkaufsdienstleister an. Der Ablauf bleibt Ihr regulärer Prozess: Der Bedarfsträger meldet den Bedarf beim Einkauf, der Einkauf beauftragt Facura, Facura beschafft beim jeweiligen Anbieter und liefert an den Bedarfsträger.
Der Unterschied liegt in Phase zwei und Phase sechs. In der Lieferantenauswahl entfällt die Anlage eines neuen Kreditors, weil die Beschaffung über einen bereits angelegten Lieferanten läuft. In der Rechnungsprüfung kommt eine Rechnung in gleichbleibendem Format, mit Bezug zu Ihrer Bestellnummer und mit Zahlungsziel. Wie das Modell im Detail funktioniert, beschreibt der Beitrag zum 1-Kreditor-Modell.
Zur Einordnung: Das ersetzt weder Ihr ERP noch ein Katalogsystem. Es ergänzt beides an der Stelle, an der beide aufhören. Wo Ihr Katalog endet, fängt dieser Weg an. Was das für den indirekten Bereich bedeutet, vertieft der Beitrag zum indirekten Einkauf.
30 Minuten. Klarheit über Ihre Einmalbedarfe.
Kostenfreies Erstgespräch. Sie schildern Ihre Lage, wir zeigen konkrete Hebel.
Termin vereinbaren →✓ Unverbindlich ✓ Kostenfrei ✓ Konkrete Ergebnisse
Häufige Fragen zum Beschaffungsprozess
Üblich ist eine Gliederung in sechs Phasen: Bedarfsermittlung, Lieferantenauswahl, Angebotseinholung und Verhandlung, Bestellung, Wareneingang und Prüfung sowie Rechnungsprüfung und Zahlung. Manche Modelle fassen Phasen zusammen und kommen auf fünf, inhaltlich bleibt der Ablauf derselbe.
Beschaffung ist der weitere Begriff und schließt Logistik, Lagerhaltung und Materialwirtschaft ein. Einkauf bezeichnet den kaufmännischen Teil: Lieferanten auswählen, verhandeln, bestellen, Verträge führen. Im Sprachgebrauch werden beide oft gleichbedeutend verwendet.
In der Lieferantenauswahl und in der Rechnungsprüfung. Ein neuer Lieferant muss gesucht, geprüft, angelegt und gepflegt werden, und jede Abweichung zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung löst manuelle Klärung aus. Der Aufwand hängt dabei kaum vom Bestellwert ab.
Vier Kennzahlen genügen für den Einstieg: Zahl der Bestellvorgänge pro Jahr, ihre Verteilung nach Bestellwert, Zahl der Kreditoren mit genau einer Bestellung, und die Durchlaufzeit von der Bedarfsmeldung bis zur Lieferung. Sie zeigen gemeinsam, wo Aufwand und Wert auseinanderfallen.
Nicht zwingend. Software wirkt dort, wo Bedarfe wiederkehren und sich katalogisieren lassen. Bei einmaligen Bedarfen liegt der Hebel eher in klaren Freigabegrenzen und einem definierten Weg für Fälle, die kein Katalog abdeckt.
Sie senkt den Anreiz, den Prozess zu umgehen. Wenn der offizielle Weg schneller ist als die Beschaffung auf eigene Faust, verliert der Umweg seinen Vorteil. Damit sinken zugleich Nacharbeit in der Buchhaltung und die Zahl neu anzulegender Lieferanten.
Wer hier schreibt
Facura beschafft seit 2023 Einmalbedarfe für Industrie und Mittelstand. Die Fälle in diesen Artikeln stammen aus der täglichen Praxis: Lieferanten für eine einzige Bestellung, Shops ohne Rechnungskauf, Belege, die im Monatsabschluss nicht aufgehen. Das Team kommt aus dem Einkauf und der Prozessoptimierung im Einkauf. Bei simple system ist Facura als Allesbeschaffer eingebunden.