Abgekündigte Ersatzteile beschaffen: Welche Quelle bleibt, wenn der Hersteller nicht mehr liefert?

Aus der Instandhaltung kommt eine Bestellanforderung: Ein Teil an einer älteren Anlage ist defekt, und der Hersteller hat es abgekündigt. Es ist etwa die CPU einer Steuerung, der Kugelwagen einer Linearführung oder ein Hydraulikzylinder. Neu ist es nicht mehr lieferbar. Die ersten Fragen: Hat der Hersteller einen Nachfolger oder Restbestand, und gibt die Technik ein Alternativteil frei? Wenn nicht, führt die Suche nach der Teilenummer zu einem Gebrauchthändler auf eBay, einem Broker oder einem Ersatzteilhändler im Ausland, und wer das Teil hat, will häufig sofort bezahlt werden.

Welches Teil passt, entscheidet in der Regel die Technik. Wo Sie es kaufen und was Sie sich mit jeder Quelle an Lieferantenanlage, Zahlweg und Rechnung einhandeln, ist die Frage des Einkaufs.

Was heißt „abgekündigt“, und wie lange gibt es das Teil noch?

Abgekündigt heißt: Der Hersteller hat angekündigt, ein Produkt nicht mehr zu fertigen, oder hat es bereits eingestellt. Bei vielen Herstellern folgt darauf eine Phase, in der es nur noch Ersatzteile oder Reparaturen gibt, danach liefern sie gar nicht mehr. Als Ursachen nennt das Fachmedium produktion.de Geschäftsaufgaben, Technologiewandel, gesetzliche Vorgaben, Wissensverlust und Krisen.

Wie lange der Hersteller selbst noch liefert, erfahren Sie bei ihm: Fragen Sie nach Status, Restbestand und Nachfolgetyp. Was darüber hinaus noch am Markt liegt, wissen eher Händler und Distributoren. Beides gehört vor die Suche auf dem freien Markt.

Welche Bezugsquellen gibt es für ein Teil, das es neu nicht mehr gibt?

Neben dem Hersteller lohnt ein Blick ins eigene Haus: Liegt an einem anderen Standort ein Teil auf Lager, oder steht dort eine stillgelegte Anlage gleichen Typs? Außerhalb kommen sechs Arten von Quellen in Frage, den Hersteller eingeschlossen, jede mit eigenem Haken.

Ein abgekündigtes Teil steht selten in einem Katalog, und meist wird es genau einmal gekauft. Damit ist es ein typischer Fall der Einmalbedarfe, die kein Katalog abdeckt, auch wenn das Teil teuer ist und eine Anlage daran hängt.

Umrüsten oder nachfertigen, wenn sich kein Teil findet

Gibt keine Quelle das Teil her, bleiben technische Wege: die Steuerung per Retrofit auf aktuelle Technik umstellen oder ein mechanisches Teil nach Zeichnung oder Muster nachfertigen lassen. Darüber entscheiden Instandhaltung und Technik, und sie tragen die Freigabe.

Worauf achten Sie, wenn es das Teil nur noch gebraucht gibt?

Beim Gebrauchtkauf kennen Sie den Zustand nur aus der Beschreibung. Fünf Punkte gehören vor die Zahlung:

• ▸ Händler oder privat? Davon hängt ab, ob Sie überhaupt eine Rechnung bekommen (dazu der übernächste Abschnitt).
• ▸ Teilenummer exakt abgleichen, bei Elektronik auch Ausgabe-, Hardware- und Firmwarestand. Das bestätigt die Technik, nicht der Verkäufer.
• ▸ Foto vom Typenschild anfordern, nicht nur Produktbilder. Es hilft beim Abgleich der Teilenummer, gegen eine Fälschung schützt es nicht.
• ▸ Gewährleistung und Rückgabe im Angebot lesen. Was der Händler zusagt, steht in seinem Angebot oder seinen AGB. Lesen Sie es vor der Zahlung, statt etwas vorauszusetzen.
• ▸ Zahlweg mit Absicherung wählen. Sofortzahlung ist dort üblich, auch bei vierstelligen Beträgen. Prüfen Sie, ob Marktplatz oder Zahlungsdienst einen Käuferschutz bieten, der auch für Firmen gilt, und sehen Sie sich Bewertungen und Impressum an. Bei einer Überweisung an einen Unbekannten tragen Sie das Risiko allein.

Auf dem freien Markt tauchen außerdem gefälschte oder umgelabelte Teile auf, vor allem bei Elektronik, und sie können samt Typenschild wie Originale aussehen. Fragen Sie deshalb nach der Seriennummer und danach, aus welcher Anlage das Teil ausgebaut wurde, und beim Hersteller, ob er die Seriennummer zuordnen kann. Bleibt die Herkunft unklar, wechseln Sie die Quelle oder wägen das Risiko mit der Technik ab.

Im Wareneingang: sofort prüfen

Ist der Kauf für beide Seiten ein Handelsgeschäft, also zwischen Kaufleuten, verlangt § 377 HGB, dass Sie die Ware unverzüglich nach Ablieferung untersuchen und Mängel unverzüglich anzeigen. Sonst gilt sie als genehmigt, außer der Mangel wurde arglistig verschwiegen. Für ein Gebrauchtteil heißt das praktisch: nicht ins Lager legen, sondern direkt an die Instandhaltung zur Funktionsprüfung, mit Fotos vom Eingangszustand.

Bekommen Sie bei Gebrauchtware eine Rechnung, mit der die Buchhaltung arbeiten kann?

Bei einem Verkäufer in Deutschland hängt das davon ab, wie er verkauft:

• ▸ Gewerblicher Händler mit Regelbesteuerung. Sie erhalten eine normale Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer.
• ▸ Gewerblicher Händler mit Differenzbesteuerung. Nach § 25a UStG versteuert er nur den Unterschied zwischen Einkaufs- und Verkaufspreis. Die Rechnung trägt dann den Hinweis „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“, ein gesonderter Steuerausweis findet nicht statt (§ 14a Abs. 6 UStG). Die Folge beschreibt die IHK Ulm: Aus einer solchen Rechnung können Sie keine Vorsteuer ziehen, auch wenn Sie sonst vorsteuerabzugsberechtigt sind.
• ▸ Privatverkäufer. Die Pflicht zur Rechnung nach § 14 Abs. 2 UStG trifft Unternehmer. Ein privater Verkäufer ist keiner, eine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts gibt es dann in der Regel nicht, und ohne sie keinen Vorsteuerabzug (§ 15 Abs. 1 UStG). Ein Zahlungsbeleg ersetzt keine Rechnung. Für einen Firmenkauf ist der Privatverkäufer deshalb die letzte Wahl: Suchen Sie zuerst einen gewerblichen Händler mit demselben Teil. Bleibt nur der Privatkauf, klären Sie vorher mit der Buchhaltung, welchen Nachweis sie dann braucht.

Die drei Fälle sind die häufigsten, nicht die einzigen. Für den Vorsteuerabzug braucht es in der Regel eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG, die gesetzlich geschuldete Umsatzsteuer enthält (§ 15 Abs. 1 UStG). Fragen Sie deshalb vor dem Kauf, wie der Anbieter besteuert. Für Verkäufer im Ausland gilt diese Einteilung nicht, dazu der nächste Abschnitt.

Hinweis: Das beschreibt die allgemeine Systematik und ist keine Steuerberatung. Im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung.

Was ändert sich, wenn die Quelle im Ausland sitzt oder Vorkasse verlangt?

Zwei Fälle aus der Praxis. Der Kugelwagen einer Linearführung war nur bei einem Ersatzteilhändler in Irland zu bekommen. Ein Entlastungsventil für einen Kompressor gab es noch direkt beim Hersteller in Österreich. Der lieferte an einen neuen Kunden nur gegen Vorauszahlung, und allein die Klärung dieser Zahlungsfrage dauerte rund zwei Wochen.

Kaufen Sie selbst dort, kommen drei Punkte dazu:

• ▸ Umsatzsteuer. Für einen Händler in einem anderen EU-Land und für einen außerhalb der EU gelten andere Regeln als die drei Fälle oben. Dieser Beitrag behandelt sie nicht. Geben Sie der Buchhaltung vor der Bestellung Land, Firma und Angebot des Händlers, damit sie festlegt, welche Rechnungsangaben sie braucht.
• ▸ Einfuhr. Bei Quellen außerhalb der EU kommt die Einfuhr dazu. Was dabei an Zoll und Steuer gilt, beschreibt Im Ausland bestellen als Firma.
• ▸ Vorkasse als Neukunde. In vielen Häusern braucht eine Vorauszahlung an einen unbekannten Lieferanten eine eigene Freigabe. Planen Sie diese Zeit ein. Wie Sie mit der Forderung umgehen, steht unter Lieferant verlangt Vorkasse.

Wie kaufen Sie bei einer Quelle, die nicht im Lieferantenstamm steht?

Steht die Quelle schon im Stamm, etwa der Hersteller oder ein Fachhändler mit Rahmenvertrag, ist das der kurze Weg. Beim Gebrauchthändler auf eBay, beim Broker oder beim Spezialhändler im Ausland ist das seltener so. Anlegen heißt in vielen Häusern: Stammdaten und Bankverbindung erfassen, prüfen, freigeben, erst dann bestellen und zahlen. Die Lieferantenanlage hat ihren Grund und lohnt sich bei laufendem Geschäft. Gibt es das Teil aber nur noch einmal, steht danach häufig ein Lieferant im Stamm, bei dem kein zweiter Auftrag folgt.

Für die Abwicklung kommen diese Wege in Frage:

• ▸ Den Anbieter um Angebot und Rechnung bitten. Fragen Sie den Händler, ob er Ihrer Firma ein schriftliches Angebot schickt, auf Rechnung liefert und regelbesteuert abrechnet. Sagt er zu, läuft der Kauf wie jede Bestellung, mit Bestellnummer und Rechnung. Bei einem Angebot auf einem Marktplatz hängt das auch von dessen Regeln ab. Der Haken: Der Händler bleibt ein neuer Lieferant, und als Neukunde bekommen Sie oft trotzdem nur Vorkasse.
• ▸ Einen Bestandslieferanten besorgen lassen. Ein Händler oder Vertriebspartner des Herstellers, bei dem Sie ohnehin kaufen, beschafft das Teil für Sie. Kein neuer Kreditor, die Rechnung kommt wie gewohnt. Der Haken: Nicht jeder macht das, gerade bei Gebrauchtware vom Marktplatz, und Aufschlag und Wartezeit sind wahrscheinlich.
• ▸ Regulär anlegen. Stammdaten, Prüfung und Freigabe wie bei jedem Lieferanten. Sauber dokumentiert, aber der volle Aufwand für einen einzigen Kauf, und es dauert, während der Anbieter sofort Geld will.
• ▸ Per Eil- oder Schnellanlage anlegen. In vielen Häusern gibt es für den Stillstand eine verkürzte Anlage, mit weniger Prüfschritten oder einer Prüfung im Nachgang. Im Notfall ist das oft der erste Versuch. Der Haken: Die Prüfung wird verkürzt oder verschoben, nicht gespart, die Vorkasse an einen Unbekannten bleibt Ihr Risiko, und der Kreditor steht danach im Stamm, meist ohne zweite Bestellung.
• ▸ Mit der Firmenkreditkarte zahlen. Löst die Sofortzahlung, wo eine Karte vorhanden ist. Am Beleg ändert die Karte nichts: Ob es eine Rechnung mit Steuerausweis gibt, hängt weiter am Verkäufer.
• ▸ Über einen Einkaufsdienstleister kaufen. Derselbe Gedanke wie beim Bestandslieferanten, für Quellen, die dieser nicht bedient: Er kauft bei der Quelle, Sie haben nur ihn als Lieferanten. Steht er noch nicht im Stamm, legen Sie ihn beim ersten Auftrag selbst an, regulär oder per Eilanlage. Der Vorteil liegt deshalb ab dem zweiten Fall, im ersten vor allem beim Zahlweg und beim Beleg. Dafür steht ein Partner mehr in der Kette, und er lässt sich die Arbeit bezahlen.

Was übernimmt Facura bei einem abgekündigten Ersatzteil?

Facura ist ein Einkaufsdienstleister wie im letzten der sechs Wege: Menschen führen Ihre Bestellung aus, keine Software, keine Plattform. Der Einkauf gibt Link, Teilenummer oder Angebot an Facura. Facura kauft und zahlt, wie der Händler es verlangt, auch per Vorkasse. Bei Quellen außerhalb der EU, auch in China, wickelt Facura zudem Versand und Einfuhr ab (Im Ausland bestellen als Firma).

Sie bekommen eine Rechnung von Facura über den Gesamtbetrag, mit Ihrer Bestellnummer und Zahlungsziel, auch bei Gebrauchtteilen. Das gilt auch, wenn es das Teil nur noch bei einem Privatverkäufer gibt: Facura kauft dort, Ihre Rechnung kommt von Facura. Fehlt Facura beim Einkauf der Vorsteuerabzug, etwa beim Kauf von privat, ist das im Angebotspreis berücksichtigt. Wie die Umsatzsteuer auf der Rechnung ausgewiesen wird, hängt vom Einkaufsweg ab und steht im Angebot, bevor Sie bestellen. Ob und wie Sie die Vorsteuer geltend machen, entscheidet Ihre Buchhaltung. Heute kommt die Rechnung als PDF, ab 2027 als E-Rechnung im strukturierten Format.

Auf Wunsch sucht Facura auch die Quelle, ohne Zusage, dass sich eine findet. Der weitere Sonderbedarf läuft über denselben Kreditor, ohne Einrichtungskosten und ohne Vertragslaufzeit.

Was gehört nicht zum Weg über Facura?

• ▸ Bei Gebrauchtteilen gibt Facura keine eigene Garantie, anders als bei Neuware. Es gilt, was der Händler für das Teil zusagt. Liegt eine Zusage vor, steht sie in Facuras Angebot, bevor Sie bestellen. Reklamationen gegenüber dem Händler organisiert Facura. Ob das Teil passt, echt ist und eingesetzt werden darf, prüfen Sie.
• ▸ Freigabe von Alternativteilen und Nachkonstruktion.
• ▸ Facura prüft nicht, ob ein Produkt die in der EU verlangten Nachweise hat.
• ▸ Zusagen zu Lieferzeiten des Anbieters.
• ▸ Gefahrgut und kennzeichnungspflichtige Chemikalien.
• ▸ Steuer- oder Rechtsberatung.
• ▸ Katalogware. Was ein Katalog führt, bleibt dort. Wo er endet, fängt Facura an.