Der Einkauf im Mittelstand kämpft mit anderen Hebeln als der Konzern-Einkauf. Kleine Teams, knappe Zeit, wenig Verhandlungsmacht: Vieles, was in großen Organisationen eine eigene Abteilung erledigt, hängt hier an wenigen Personen, oft nebenbei. Das sind die fünf Probleme, die uns in der Praxis am häufigsten begegnen.
Die 5 typischen Probleme im Mittelstands-Einkauf
1. Das Team ist komplett im Tagesgeschäft
Wenige Einkäufer machen operativen und strategischen Einkauf zugleich. Für die strategische Seite bleibt selten Zeit, weil das Operative jeden Tag drängt.
2. Geringe Einkaufsmacht
Ohne große Volumina ist der Verhandlungshebel begrenzt. Bündeln über viele kleine Lieferanten hinweg ist mühsam, also bleibt Sparpotenzial liegen.
3. Digitalisierungs-Defizit
Bestellungen und Rechnungen laufen oft manuell, Lieferantenlisten in Excel. Das kostet Zeit und ist fehleranfällig. Wie man das ohne großes IT-Projekt angeht, zeigt digitale Beschaffung im industriellen Umfeld.
4. Lieferanten-Wildwuchs
Jeder Bedarf bringt einen neuen Kreditor. Der Stamm wächst, das Lieferantenmanagement wird unübersichtlich. Gegenmittel: Lieferanten konsolidieren.
5. Abhängigkeit von einzelnen Personen
Wissen und Bezugsquellen stecken in Köpfen, nicht in Prozessen. Fällt jemand aus, fehlt der Überblick.
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Warum gerade der indirekte Einkauf so viel Zeit frisst
Die meisten dieser Probleme ballen sich im indirekten Bedarf, den vielen kleinen Bestellungen abseits des Kerngeschäfts. Jede zieht denselben Aufwand nach sich: Lieferant suchen, anlegen, bezahlen, Beleg ablegen. Welche Pains dort konkret entstehen, zeigt der Überblick zu den Herausforderungen im indirekten Einkauf; die Kostenseite steht unter Prozesskosten im Einkauf.
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Der Hebel mit der größten Wirkung bei kleinem Team
Genau hier setzt das 1-Kreditor-Modell an: Statt für jeden Einmalbedarf einen neuen Lieferanten anzulegen, läuft der gesamte Long-Tail über einen festen Kreditor. Facura ist als operativer Einkaufsdienstleister dieser eine Kreditor: Der Einkauf bestellt per PDF aus dem ERP, Facura beschafft und liefert, eine Rechnung pro Bestellung. Das adressiert mehrere der oben genannten Probleme auf einmal, ohne neues Personal und ohne IT-Projekt.
Wie die einzelnen Prozesse darüber hinaus schlanker werden, steht unter Beschaffungsprozess optimieren. In der Praxis sinkt der Prozessaufwand pro Einmalbedarf je nach Ausgangslage konservativ rund 50 %, typisch etwa 70 %.
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Herausgeber: getXdone GmbH (Facura), operativer Einkaufsdienstleister mit 1-Kreditor-Modell für Einmalbedarfe. Seit Ende 2023 mit zahlenden Kunden, 2,5 Jahre operative Praxis. Redaktion: David.
Kleinere Teams, weniger Einkaufsmacht und wenig Zeit für Strategie. Vieles hängt an einzelnen Personen und läuft nebenbei.
Beim indirekten Long-Tail. Ihn über einen Kreditor zu bündeln, entlastet Team, Stammdaten und Buchhaltung gleichzeitig.
Nein. Der Weg läuft über eine normale Bestellung aus dem ERP, ohne neues System und ohne zusätzliche Stelle.
Gerade dann, weil der Prozessaufwand pro Bestellung den Stückpreis oft übersteigt.