Der Einkauf gilt oft als reiner Kostenverursacher – dabei ist er einer der wenigen Bereiche, in denen sich schnell greifbare Einsparungen erzielen lassen. Während Produktionsoptimierungen Monate brauchen, wirken viele Einkaufsmaßnahmen schon nach Wochen. Die folgenden zehn Maßnahmen reichen von Quick Wins bis zu langfristigen Strategien. Die genannten Spar-Orientierungen sind grobe Größenordnungen aus der Praxis und hängen stark von Ihrer Ausgangslage ab.
Vier Kostenhebel im Einkauf
Beschaffungskosten lassen sich über vier Hebel senken: den Preis (Verhandlung, Konsolidierung), die Menge (Bedarfsanalyse, Maverick Buying eindämmen), den Mix (Spezifikationen, Alternativen) und den Prozess (Digitalisierung, Outsourcing). Wer alle vier systematisch nutzt, kann über ein bis zwei Jahre eine spürbare Gesamtreduktion erreichen – wichtiger als die exakte Prozentzahl ist die konsequente Umsetzung.
Die zehn Maßnahmen
1. Einkaufsausgaben analysieren (ABC)
Erst wenn Sie wissen, was Sie wo kaufen, können Sie ansetzen. Alle Ausgaben auflisten, nach ABC einteilen und nach Lieferant, Kategorie und Trend auswerten. Meist machen 20 % der Lieferanten 80 % der Ausgaben aus. Aufwand gering · Grundlage für alle weiteren Schritte
2. Lieferanten konsolidieren
Pro Kategorie die Zahl der Lieferanten reduzieren und Volumen bündeln. Ein Lieferant mit hohem Volumen erhält bessere Konditionen als fünf kleine. Aufwand mittel · oft einer der größten Hebel
3. Prozesse standardisieren und automatisieren
Häufige Artikel in Bestellkataloge aufnehmen, Freigaben automatisieren, Rechnungsprüfung per 3-Wege-Matching. Senkt vor allem die Prozesskosten pro Bestellung. Aufwand hoch initial, dann dauerhaft niedriger
4. Rahmenverträge und Volumen-Bundling
Für bedeutende Kategorien Rahmenverträge aushandeln und Mengen aggregieren. Planungssicherheit gegen bessere Preise. Aufwand mittel · Quick Win bis mittelfristig
5. Spezifikationen optimieren
Prüfen, ob es wirklich die Premium-Variante sein muss. Oft erfüllt die Standardausführung alle realen Anforderungen; ähnliche Teile auf einen Standard reduzieren. Aufwand mittel
6. Operativen Einkauf outsourcen
Hochfrequente, nicht-kritische Bedarfe (MRO, Ad-hoc-Teile) an einen Einkaufsdienstleister wie Facura übergeben, der Sourcing und Lieferantenverwaltung übernimmt. Spart interne Ressourcen und nutzt gebündelte Konditionen. Aufwand mittel · einer der schnellsten Hebel im Tail-Spend
7. Preis-Reviews und Nachverhandlung
A-Lieferanten jährlich, B-Lieferanten alle zwei Jahre überprüfen, mit Marktbenchmarks verhandeln. Wer Jahre nicht verhandelt hat, liegt häufig über Marktpreis. Aufwand gering bis mittel · jährlich wiederkehrend
8. Zahlungsbedingungen optimieren
Zahlungsfristen verhandeln und Skonti gegen Finanzierungskosten abwägen. Wirkt auf Kosten und Working Capital. Aufwand gering · Quick Win
9. Maverick Buying eindämmen
Einkäufe außerhalb des Systems identifizieren und in den genehmigten Weg bündeln. Mehr dazu unter Maverick Buying lösen. Aufwand mittel
10. Datenqualität und Transparenz
Was nicht gemessen wird, lässt sich nicht optimieren: Duplikate bereinigen, Klassifizierung standardisieren, Auswertungen aufbauen. Aufwand hoch initial · langfristige Grundlage
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Quick Wins zuerst, Strategie danach
Nicht jede Maßnahme hat denselben Zeithorizont. Eine sinnvolle Reihenfolge:
- ▸Sofort (0–3 Monate): ABC-Analyse, Zahlungsbedingungen, erste Preis-Reviews.
- ▸Mittelfristig (3–6 Monate): Lieferantenkonsolidierung, Rahmenverträge, Spezifikationen, Maverick Buying.
- ▸Langfristig (6–12+ Monate): Prozessautomatisierung, Outsourcing, Datenqualität.
Versuchen Sie nicht, alle zehn parallel umzusetzen. Konzentrieren Sie sich auf die zwei bis drei größten Hebel – häufig Konsolidierung, Outsourcing und Nachverhandlung.
Wo Facura ansetzt
Maßnahme 6 – das Outsourcing des operativen Einkaufs – ist für viele Mittelständler der schnellste Hebel. Über das 1-Kreditor-Modell geben die Bedarfsträger ihre Anforderung an den Einkauf, der die Bestellung über Facura auslöst. Statt vieler Einmal-Lieferanten gibt es einen einzigen Kreditor, abgerechnet wird mit einer Rechnung pro Bestellung. Das senkt die Prozesskosten im Tail-Spend und entlastet den Einkauf für strategische Themen – ohne Einrichtungskosten und ohne Mindestvertragslaufzeit.
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