Wer an Einmalbedarfe denkt, denkt oft an den Maschinenausfall um 22 Uhr. In der Praxis sieht es anders aus: Es ist der Satz Jabra-Ohrpolster für die Headsets, die Testtinte fürs Labor, die GoPro fürs Messevideo, der Schreibtisch für die neue Kollegin, die PSA-Erstausstattung. Einmalbedarfe entstehen quer durch das Unternehmen — und jede einzelne dieser Bestellungen zieht denselben teuren Prozess nach sich.
Genau hier liegt der Hebel. Einmalbedarfe effizient zu beschaffen heißt nicht, jeden einzelnen Einkauf zu optimieren. Es heißt, den immer gleichen Aufwand drumherum verschwinden zu lassen.
Was Einmalbedarfe wirklich sind
Ein Einmalbedarf (oft auch Sonderbedarf oder Ad-hoc-Bestellung genannt) ist ein Bedarf, der unregelmäßig auftritt, keinen Rahmenvertrag hat und meist bei einem Lieferanten landet, mit dem das Unternehmen sonst nichts zu tun hat. In Summe macht dieser Long-Tail oft rund ein Fünftel des Einkaufsvolumens aus, verursacht aber den Großteil der Lieferanten und damit der Arbeit.
Aus zwölf Monaten anonymisierter Bestelldaten unserer Praxis zeigt sich, wie breit das Feld tatsächlich ist:
- ▸ Instandhaltung & MRO: Lager, Dichtungen, Filter, Pumpen, Schmierstoffe
- ▸ IT & Administration: Dockingstations, Headset-Ersatzpolster, Adapter, USV
- ▸ Konstruktion & Labor: Messmittel, Testtinten, Halbzeuge, 3D-Druck-Material
- ▸ Marketing & Events: Kamera- und Audiotechnik, Messebedarf
- ▸ Office, EHS, Facility: Möbel, PSA, Reinigungs- und Pausenraum-Bedarf
Die Bedarfsträger sind entsprechend breit: Werkstattleiter, IT-Admin, Konstrukteur, Office Manager, Sicherheitsbeauftragter. Das erklärt, warum sich Einmalbedarfe kaum in einen Katalog pressen lassen und warum sie so leicht am Einkauf vorbeilaufen. Wie teuer das im Einzelfall wird, zeigen wir im Detail unter Sonderbedarf beschaffen.
Warum Einmalbedarfe im Standardprozess teuer werden
Eine Bestellung über einen gelisteten Lieferanten ist Routine. Ein Einmalbedarf ist es nie. Bei jedem neuen Bezug fällt derselbe Block an Nebenarbeit an:
- ▸ Einen neuen Kreditor anlegen und pflegen (häufig der größte Einzelposten)
- ▸ Doppelt bestellen: einmal im ERP, einmal im Onlineshop
- ▸ Einer unstandardisierten Auftragsbestätigung hinterherlaufen
- ▸ Per Kreditkarte oder PayPal zahlen, was die Buchhaltung nicht mag
- ▸ Die Rechnung suchen, anfordern, dem Beleg zuordnen
Laut dem BME-Benchmark „Top-Kennzahlen im Einkauf“ liegen die Prozesskosten pro Bestellung im Durchschnitt bei etwa 100 €. Top-Performer mit voll digitalisierten Prozessen kommen auf rund 30 €, manuelle Prozesse und Einmalbestellungen liegen deutlich darüber. BCG-Analysen nennen für solche Einmalbedarfe eine Spanne von rund 100 bis 200 € je Vorgang. Bringt der Aufwand niemandem etwas, wächst zusätzlich die Versuchung, ganz am Einkauf vorbei zu bestellen, das Maverick Buying, das Transparenz und Konditionen kostet. Eine saubere Aufschlüsselung dieser Kostenblöcke finden Sie unter Prozesskosten im Einkauf.
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Was „effizient beschaffen“ wirklich heißt
Der naheliegende Reflex ist, jeden einzelnen Einkauf schneller zu machen: bessere Vorlagen, schnellere Freigaben, ein Tool mehr. Das hilft an den Rändern, ändert aber nichts am Kern. Denn der teure Teil ist nicht der Klick auf „Bestellen“, sondern alles, was bei einem fremden Lieferanten drumherum hängt.
Effizient wird die Beschaffung erst, wenn dieser wiederkehrende Block einmal gelöst und dann nicht mehr angefasst wird. Statt bei jeder Bestellung einen neuen Lieferanten anzulegen, zu prüfen, zu bezahlen und zu verbuchen, läuft alles über einen festen Weg, unabhängig davon, wo die Ware am Ende herkommt.
Der effiziente Weg: ein Kreditor für alle Einmalbedarfe
Das ist die Idee hinter dem 1-Kreditor-Modell. Der Unterschied zu Beratungs- oder Konzeptansätzen, die das Modell nur erklären: Facura ist als operativer Einkaufsdienstleister selbst dieser eine Kreditor. Sie legen Facura einmal im ERP an, danach läuft jeder Einmalbedarf über genau diesen Lieferanten.
So sieht der Weg aus:
- ▸ Der Bedarfsträger meldet den Bedarf an den Einkauf (Mitarbeiter → Einkauf → Facura)
- ▸ Der Einkauf schickt eine ganz normale Bestellung als PDF aus dem ERP an Facura
- ▸ Facura beschafft die Ware dort, wo sie am besten passt, und liefert direkt an den Bedarfsträger
- ▸ Sie erhalten eine Rechnung pro Bestellung als PDF, von einem Kreditor, im gewohnten Format
Damit entfallen die teuren Blöcke: kein neuer Kreditor, keine Vorkasse per Kreditkarte, kein Hinterherlaufen bei der Auftragsbestätigung, keine Stammdatenpflege für Einmal-Lieferanten. Facura braucht dafür kein eigenes Netzwerk und kein Lieferanten-Onboarding, wir bestellen, wo Sie es wollen: beim Onlineshop, beim Nischenanbieter, auf ein PDF-Angebot hin. Das ergänzt vorhandene Katalog- und eProcurement-Systeme: Wo Ihr Katalog endet, fängt Facura an.
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Was Facura konkret beschafft
Die Bandbreite ist groß, weil Einmalbedarfe selbst groß sind. In der Praxis beschaffen wir nahezu alles, was sich legal bestellen lässt, vom Verbrauchsmaterial bis zur Software-Lizenz:
- ▸ Technik & Instandhaltung: Ersatzteile, Werkzeuge, Mess- und Prüfmittel
- ▸ IT-Hardware & Zubehör: Notebooks, Dockingstations, Headsets und Ersatzteile
- ▸ Labor, R&D und Prototyping: Sensoren, Halbzeuge, 3D-Druck-Material, Fachliteratur
- ▸ Office, Facility und EHS: Möbel, Reinigungsbedarf, persönliche Schutzausrüstung
- ▸ Marketing & Events: Kamera- und Audiotechnik, Druck- und Messebedarf
Auch wiederkehrende Bedarfe sind willkommen, ein Einmalbedarf, der später erneut auftritt, läuft denselben Weg. Für sehr kleinteilige, planbare Sortimente lohnt der Blick auf das Vorgehen bei Spot Buy und Einmalbestellungen. Auf der Beschaffungsplattform simple system ist Facura als Allesbeschaffer eingebunden, für all das, was im Katalog fehlt.
Wann sich der Umstieg rechnet
Der Hebel liegt im Prozess, nicht im Stückpreis. Weil bei der ersten Bestellung das Anlegen aller künftigen Einmal-Lieferanten entfällt, ist der Effekt meist schon ab der zweiten oder dritten Bestellung positiv. Wie stark die Prozesskosten sinken, hängt vom Ausgangszustand ab: in unserer Praxis konservativ rund 50 %, typisch etwa 70 %, im günstigen Fall bis zu 85 % weniger Prozessaufwand pro Einmalbedarf.
Dazu kommt: keine Einrichtungskosten, keine Vertragslaufzeit, die Rechnung kommt nur, wenn Sie bestellen. Setup ist innerhalb von 24 Stunden machbar, das Tempo geben Sie vor.
Welche Konditionen für Ihr Bestellprofil passen, klären wir kurz im Erstgespräch.
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Jeder unregelmäßige Bedarf ohne Rahmenvertrag, der sonst bei einem fremden Lieferanten landen würde, von der Ersatzpumpe über IT-Zubehör bis zum Messebedarf. Auch höherwertige oder wiederkehrende Bedarfe lassen sich so abwickeln.
Nein. Der Bestellweg ist eine ganz normale Bestellung als PDF aus Ihrem ERP. Das funktioniert in jedem System, weil es Standard-Output ist, keine Schnittstelle, keine neue Plattform.
Statt für jeden Einmalbedarf einen neuen Kreditor anzulegen, bleibt es bei einem. Der Effekt ist dauerhaft: Ab dem Start muss kein Klein-Kreditor mehr angelegt werden.
Nein, es ergänzt sie. Was im Katalog steht, bestellen Sie weiter dort. Was fehlt, übernimmt Facura.
Herausgeber: getXdone GmbH (Facura), operativer Einkaufsdienstleister mit 1-Kreditor-Modell für Einmalbedarfe. Seit Ende 2023 mit zahlenden Kunden, 2,5 Jahre operative Praxis. Redaktion: David.