Wenn ein Bedarf am Einkauf vorbeiläuft, ist der erste Reflex, mangelnde Disziplin zu vermuten. Oft ist die Ursache aber strukturell: Für viele Bedarfe gibt es schlicht keinen passenden Lieferanten im System. Wer Material braucht und im Katalog nichts findet, greift zur Kreditkarte oder bestellt direkt im Onlineshop, einfach weil es keinen anderen Weg gibt.
Warum Bedarf am System vorbeiläuft
Kataloge und eProcurement decken den planbaren, vertraglich gebundenen Einkauf gut ab. Für den langen Rest, die vielen kleinen Einmalbedarfe, fehlt der Weg:
- ▸ Kein gelisteter Lieferant für genau dieses Teil
- ▸ Einen neuen Kreditor anzulegen dauert zu lange
- ▸ Akuter Bedarf, der nicht auf den Prozess warten kann
- ▸ Der Bedarfsträger weiß nicht, wo er es offiziell bestellen soll
Das Ergebnis ist kein böser Wille, sondern eine Lücke. Und die schließt man nicht mit mehr Regeln allein, sondern indem man einen offiziellen Weg für den Long-Tail schafft. Wie aufwendig die Lieferantenanlage je Bedarf ist, zeigt das Lieferanten-Onboarding.
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Nicht nur Disziplin: der Unterschied zu Maverick Buying
Eng verwandt, aber nicht dasselbe: Maverick Buying beschreibt vor allem die Verhaltensseite, also Bestellungen, die bewusst an Regeln und Einkauf vorbeigehen. Bestellungen außerhalb des Systems sind dagegen oft die Folge einer fehlenden Struktur: Es gibt keinen Weg im System, also entsteht einer daneben. Beide Probleme greifen ineinander, lassen sich aber unterschiedlich lösen. Das eine über Regeln und Transparenz, das andere über das Schließen einer Kanal-Lücke.
Was es kostet, wenn Bedarf außerhalb läuft
Off-System-Bestellungen sind selten teuer im Stückpreis, aber teuer im Drumherum:
- ▸ Keine Transparenz, was wo gekauft wurde
- ▸ Schlechtere Konditionen, weil nichts gebündelt wird
- ▸ Kreditkarten- und PayPal-Zahlungen, die die Buchhaltung nacharbeiten muss
- ▸ Belege, die fehlen oder gesucht werden müssen
In Summe bindet das genau dort Zeit, wo im indirekten Einkauf ohnehin der meiste Aufwand steckt.
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Die Lösung: ein offizieller Kanal für alles, was der Katalog nicht abdeckt
Statt für jeden Sonderbedarf einen neuen Lieferanten anzulegen oder ihn am System vorbeizuschleusen, läuft der gesamte Long-Tail über einen dauerhaft gelisteten Kreditor. Facura ist als operativer Einkaufsdienstleister genau dieser eine Kreditor: Der Bedarfsträger meldet seinen Bedarf an den Einkauf, der Einkauf bestellt bei Facura, Facura beschafft dort, wo es passt, und liefert direkt. So bleibt jede Bestellung im offiziellen Prozess, dokumentiert, mit einer Rechnung pro Bestellung. Den Mechanismus dahinter erklärt das 1-Kreditor-Modell.
Der Kanal ergänzt Ihre vorhandenen Kataloge und eProcurement-Systeme, statt sie zu ersetzen: Was im Katalog steht, bestellen Sie weiter dort, alles andere fängt Facura auf. Wie der Weg für klassische Einmalbedarfe konkret aussieht, zeigt Einmalbedarfe effizient beschaffen. In der Praxis sinkt der Prozessaufwand spürbar, je nach Ausgangslage konservativ rund 50 %, typisch etwa 70 % pro Bedarf.
Häufige Fragen
Verwandt, aber nicht gleich. Maverick Buying meint die Verhaltensseite, also bewusst an Regeln vorbei. Bestellungen außerhalb des Systems sind oft die Folge einer fehlenden Struktur, weil kein Lieferant gelistet ist. Die Lösung ist deshalb eine andere.
Solange es für einen Bedarf keinen offiziellen Weg gibt, weicht er trotz Regeln aus. Erst ein stehender Kanal für den Long-Tail schließt die Lücke dauerhaft.
Nein. Die Bestellung läuft als normale PDF-Bestellung aus Ihrem ERP an Facura. Vorhandene Kataloge und eProcurement-Systeme bleiben.
Jede Bestellung läuft über einen Kreditor, dokumentiert, mit einer Rechnung pro Bestellung, statt über verstreute Kreditkartenbelege.
Herausgeber: getXdone GmbH (Facura), operativer Einkaufsdienstleister mit 1-Kreditor-Modell für Einmalbedarfe. Seit Ende 2023 mit zahlenden Kunden, 2,5 Jahre operative Praxis. Redaktion: David.
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