Jede Bestellung durchläuft denselben Grundablauf, ob bewusst gesteuert oder nicht. Wer die Schritte kennt, sieht schnell, wo Zeit und Geld verloren gehen. Dieser Leitfaden zeigt den Einkaufsprozess in fünf Schritten und an welcher Stelle er sich gerade für Einmalbedarfe drastisch verkürzen lässt.
Der Einkaufsprozess in 5 Schritten
1. Bedarf erkennen und melden
Ein Bedarfsträger meldet, was gebraucht wird. Im Mittelstand läuft das oft formlos, was später Transparenz kostet. Der saubere Weg: Mitarbeiter, dann Einkauf.
2. Lieferanten- und Angebotsauswahl
Passenden Lieferanten finden, Angebot einholen, vergleichen. Für wiederkehrende Bedarfe schnell, für Einmalbedarfe der teuerste Schritt, weil oft kein Lieferant gelistet ist.
3. Bestellung auslösen
Bestellung im ERP erfassen und an den Lieferanten schicken. Bei neuen Quellen kommt das Anlegen eines Kreditors dazu.
4. Wareneingang und Prüfung
Lieferung annehmen, auf Vollständigkeit und Qualität prüfen, bei Bedarf reklamieren.
5. Rechnung und Zahlung
Rechnung prüfen, dem Beleg zuordnen, zahlen, buchen. Bei Kreditkarten- oder Marketplace-Zahlungen wird dieser Schritt besonders aufwendig.
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Wo der Prozess am meisten kostet
Nicht jeder Schritt ist gleich teuer. Bei Einmalbedarfen fressen vor allem Schritt 2 (Lieferantensuche und -anlage) und Schritt 5 (Rechnung und Beleg) die Zeit. Die Aufschlüsselung steht unter Prozesskosten im Einkauf. Wie sich der gesamte Ablauf straffen lässt, zeigt Beschaffungsprozess optimieren.
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Den Prozess für Einmalbedarfe radikal verkürzen
Über einen festen Kreditor fallen mehrere Schritte weg. Facura ist als operativer Einkaufsdienstleister dieser eine Kreditor: Lieferantensuche und -anlage (Schritt 2 und 3) entfallen, die Beschaffung übernimmt Facura, und am Ende steht eine Rechnung pro Bestellung statt verstreuter Belege (Schritt 5). Aus fünf aufwendigen Schritten wird ein schlanker Weg. Den Mechanismus erklärt das 1-Kreditor-Modell, das Anlegen neuer Lieferanten entfällt (siehe Lieferanten-Onboarding).
Wie der Weg für Einmalbedarfe konkret aussieht, steht unter Einmalbedarfe effizient beschaffen. In der Praxis sinkt der Prozessaufwand je nach Ausgangslage konservativ rund 50 %, typisch etwa 70 % pro Bedarf.
Häufige Fragen
Beschaffung umfasst den gesamten strategischen und operativen Ablauf, der Einkauf meint enger die operative Bestellabwicklung. Im Mittelstand verschwimmt das oft.
Bei Einmalbedarfen die Lieferantensuche und -anlage sowie die Rechnungs- und Belegverarbeitung.
Lieferantensuche und -anlage entfallen, die Beschaffung läuft über Facura, und es entsteht eine Rechnung pro Bestellung statt vieler Einzelbelege.
Nein. Die Bestellung läuft als normale PDF aus Ihrem ERP. Vorhandene Kataloge und eProcurement-Systeme bleiben.
Herausgeber: getXdone GmbH (Facura), operativer Einkaufsdienstleister mit 1-Kreditor-Modell für Einmalbedarfe. Seit Ende 2023 mit zahlenden Kunden, 2,5 Jahre operative Praxis. Redaktion: David.
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