Das Ersatzteil für die stehende Anlage gibt es nur noch gebraucht bei einem eBay-Händler, und die Buchhaltung will wissen, welcher Beleg dabei herauskommt. Die kurze Antwort: Ein gewerblicher Händler mit Sitz in Deutschland muss Ihrem Unternehmen eine Rechnung ausstellen, eine Privatperson kann Ihnen keine Rechnung mit Umsatzsteuer geben. Vorsteuer gibt es nur, wenn auf der Rechnung Umsatzsteuer steht, und auch beim Händler ist das nicht immer so.
Die zweite Frage stellt der Einkauf: Wer bezahlt, und über welchen Kreditor? Für einen Händler, bei dem man einmal kauft, gibt es in vielen Häusern keinen eigenen.
Hinweis: Der Text beschreibt Händler in Deutschland und ist keine Steuerberatung. Für Händler im Ausland gilt anderes (siehe Im Ausland bestellen als Firma).
Kann ich als Firma bei eBay kaufen?
Ja. Der Kauf selbst ist kein rechtliches Problem. Schwierig werden Beleg und Zahlung. In vielen Häusern braucht eine Bestellung einen angelegten Kreditor, ein Zahlungsziel und eine Rechnung mit der eigenen Bestellnummer. Ein Kauf im eBay-Checkout liefert davon in der Regel nichts. Es ist dieselbe Lücke, die entsteht, wenn der Einkauf nicht direkt bestellen kann.
Kaufen Sie über ein Konto der Firma, nicht über das private Konto eines Kollegen, und nennen Sie dem Händler Firmenname und Rechnungsanschrift.
Welche Rechnung bekomme ich, und wann gibt es Vorsteuer?
Eine Regel gilt für alle vier Fälle: Vorsteuer ziehen Sie nur aus einer ordnungsgemäßen Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer (§ 15 Abs. 1 UStG). Ohne Steuerausweis keine Vorsteuer; bis 250 Euro genügt die vereinfachte Rechnung mit Bruttobetrag und Steuersatz. Privatpersonen und Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus, denn wer sie ohne Berechtigung ausweist, schuldet den Betrag (§ 14c Abs. 2 UStG).
1. Gewerblicher Händler: Er muss die Rechnung ausstellen
Liefert ein Händler aus Deutschland an ein anderes Unternehmen für dessen Unternehmen, muss er innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen (§ 14 Abs. 2 UStG). Ein bestimmter Kontotyp bei eBay ist dafür keine Voraussetzung, auch wenn man in Foren anderes liest.
Auf die Rechnung gehören unter anderem Name und Anschrift von Verkäufer und Käufer, Steuernummer oder USt-IdNr. des Verkäufers, Rechnungsnummer, Leistung, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag (§ 14 Abs. 4 UStG). Bis 250 Euro genügt eine vereinfachte Rechnung ohne Ihren Firmennamen (§ 33 UStDV). Steht auf einer größeren Rechnung der Name des Kollegen statt der Firma, lassen Sie sie vor der Buchung korrigieren. Bei Marketplace-Händlern auf Amazon stellt sich dieselbe Frage.
2. Händler mit Gebrauchtware: oft differenzbesteuert
Händler, die gewerbsmäßig mit gebrauchten Gegenständen handeln, können als Wiederverkäufer die Differenzbesteuerung nach § 25a UStG anwenden, wenn sie das Teil ohne Umsatzsteuer eingekauft haben, etwa von einer Privatperson. Besteuert wird dann nur die Differenz zwischen Ein- und Verkaufspreis. Die Rechnung trägt den Hinweis „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“ und weist keine Umsatzsteuer aus (§ 14a Abs. 6 UStG). Das ist kein Fehler des Händlers, Vorsteuer gibt es daraus trotzdem nicht. Ein Gebrauchtteil kommt aber nicht automatisch so: Hat der Händler es mit Umsatzsteuer eingekauft, rechnet er regulär ab.
Für die Wahl zwischen zwei Angeboten heißt das: Vergleichen Sie, was nach dem Vorsteuerabzug als Aufwand bei Ihrem Haus bleibt. Beim differenzbesteuerten Angebot ist das der volle Preis. Beim regelbesteuerten Angebot ist es in der Regel der Preis ohne die ausgewiesene Umsatzsteuer, sofern Ihr Unternehmen voll zum Vorsteuerabzug berechtigt ist und diese Steuer deshalb als Vorsteuer abzieht. Ob das bei Ihnen gilt, weiß die Buchhaltung. Liegt das differenzbesteuerte Angebot vorn, sagen Sie ihr vor der Bestellung Bescheid. Dann geht die Rechnung ohne Steuerausweis nicht als fehlerhaft zurück.
3. Kleinunternehmer: Rechnung ja, Umsatzsteuer nein
Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus. Die Rechnung ist in Ordnung, Vorsteuer gibt es aus ihr nicht.
4. Privatperson: Quittung statt Rechnung
Von einer Privatperson können Sie eine Quittung über Ihre Zahlung verlangen (§ 368 BGB). Legen Sie dazu Kaufbestätigung, Zahlungsnachweis sowie Name und Anschrift des Verkäufers ab, damit der Kauf als Betriebsausgabe nachvollziehbar bleibt. Fehlt ein Originalbeleg ganz, bleibt als Notlösung ein Eigenbeleg; ob er genügt, klärt Ihre Steuerberatung.
Bei Kleinanzeigen kommen Abholung und Barzahlung dazu: Lassen Sie sich die Quittung bei der Übergabe geben. Größere Beträge von privat klären Sie vor dem Kauf mit der Buchhaltung. Was eine Zahlungsbestätigung leistet, steht unter Gilt ein PayPal-Beleg als Rechnung?
Kommt die Rechnung ab 2027 als E-Rechnung?
Zum Teil. Empfangen muss jedes Unternehmen sie seit dem 01.01.2025. Zwischen inländischen Unternehmen laufen die Übergangsfristen für Papier und PDF aus: Ende 2026 für Verkäufer mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, Ende 2027 für kleinere (§ 27 Abs. 38 UStG). Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind ausgenommen (IHK). Kleinunternehmer-Händler lässt diese Übersicht außen vor; zu ihnen fragen Sie Ihre Steuerberatung. Stand: Oktober 2026.
2027 kann also vom einen Händler eine E-Rechnung kommen, vom anderen ein PDF. Nennen Sie als Empfänger deshalb Ihren Rechnungseingang, nicht das Postfach des Bestellers.
Woran erkenne ich vor dem Kauf, welcher Fall vorliegt?
Eine feste Grenze gibt es nicht. Gewerblich ist jede nachhaltige Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen (§ 2 Abs. 1 UStG); wer einzelne Dinge aus dem Privatbesitz verkauft, handelt typischerweise nicht nachhaltig. Stehen in den Verkäuferangaben Firmenname, Anschrift und USt-IdNr., spricht viel für einen Händler, bewiesen ist es nicht. Was offen bleibt, fragen Sie per Nachricht:
- ▸ Stellen Sie eine Rechnung auf unser Unternehmen aus?
- ▸ Weisen Sie Umsatzsteuer aus, oder sind Sie Kleinunternehmer?
- ▸ Verkaufen Sie das Teil differenzbesteuert?
- ▸ Kommt die Rechnung als PDF oder als E-Rechnung?
Steht die Anlage, wartet niemand gern tagelang. Schicken Sie die Nachricht trotzdem gleich, sie läuft parallel zur Freigabe. Ist bis zum Kauf nichts zurückgekommen, rechnen Sie mit dem ungünstigeren Fall, ohne Vorsteuer, und sagen das der Buchhaltung vorher. Beim einzigen Angebot entscheidet die Antwort dann, wie gebucht wird, nicht ob gekauft wird.
Wie bestellt und bezahlt die Firma, ohne dass jemand auslegt?
Bei Marktplatzkäufen wird in der Praxis häufig sofort bezahlt, so auch bei einem unserer eBay-Fälle. Das Geld geht raus, bevor es einen Kreditor gibt. Vier Wege sind möglich.
1. Ein Kollege legt aus
Schnell und ohne Vorlauf. Dafür lautet die Rechnung leicht auf seinen Namen, das Geld kommt über die Auslagenabrechnung zurück, und der Einkauf sieht den Vorgang erst hinterher. Aus solchen Käufen entstehen die Bestellungen außerhalb des Systems.
2. Firmenkarte oder Firmenkonto beim Zahlungsdienst
Das Geld kommt von der Firma, das ist sauberer. Die Rechnung muss trotzdem beim Händler angefordert werden, Kontierung und Bestellbezug entstehen nachträglich, und der Karteninhaber sammelt die Belege ein (mehr unter Firmenkreditkarte oder ein Kreditor).
3. Beim Händler außerhalb von eBay mit Rechnung bestellen
Bei einem Teil für einen vierstelligen Betrag ist das oft der erste Gedanke. Der Weg gilt nur, wenn der Händler einen eigenen Shop oder einen Geschäftskontakt außerhalb von eBay hat. Dorthin schreiben Sie, dass Ihre Firma kaufen will, und bitten um ein Angebot auf die Firma: Bestellung mit Ihrer Bestellnummer, Zahlung per Überweisung gegen Rechnung, wenn möglich mit Zahlungsziel. Einen bei eBay gefundenen Artikel am eBay-Checkout vorbei zu kaufen, gehört nicht zu diesem Weg. Die Haken:
- ▸ Der Händler muss mitmachen. Ob das geht, sagt Ihnen nur seine Antwort. Lehnt er ab, bleiben Weg 1, 2 oder 4. Macht er mit, verlangen viele von Neukunden Vorkasse. Sie zahlen dann vorab, aber vom Firmenkonto und auf eine Rechnung an Ihre Firma.
- ▸ Wer gegen Rechnung zahlt, braucht einen Kreditor. Für einen Händler, bei dem Sie nur einmal kaufen, heißt das: eine Lieferantenanlage für eine einzige Bestellung. Im eBay-Checkout stellt sich die Frage nicht, dort wird vorab bezahlt, also wieder über Weg 1 oder 2.
- ▸ Kaufen Sie dort wieder, lohnt der eigene Stammsatz. Dann tragen Sie den vollen Anlageaufwand. Für einen einzigen Kauf rechnet sich das selten.
- ▸ Jeder Schritt kostet Zeit: Antwort, Angebot, Kreditor, Freigabe. Steht die Anlage, zählt das.
4. Über einen Einkaufsdienstleister
Ein Einkaufsdienstleister wird bei Ihnen einmal als Kreditor angelegt und bestellt dann für Sie bei Händlern, die Sie selbst nicht anlegen wollen. Der Preis dafür: Ein weiterer Beteiligter kommt dazu, er arbeitet nicht umsonst, und seine Anlage durchläuft dieselben Schritte wie in Weg 3, nur einmal statt für jeden Händler. Danach laufen weitere Teile, die kein Katalog abdeckt, über denselben Kreditor.
Einmalbedarf zu beschaffen?
Schicken Sie uns Ihre Liste. Wir prüfen Verfügbarkeit, holen Angebote ein, koordinieren die Lieferung — eine Rechnung am Ende.
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Wann passt der Weg über Facura?
Facura ist ein Einkaufsdienstleister. Unsere Mitarbeitenden bestellen für Sie bei dem Händler, den Ihr Einkauf nennt, Ihr Bestellweg bleibt: Bedarfsträger, Einkauf, Facura. Keine Software, keine Anbindung.
Einmal als Lieferant angelegt, bekommt Facura vom Einkauf Link und Bestellnummer, kauft über eBay, zahlt, wie der Händler es verlangt, und lässt an Ihre Adresse liefern (DAP). So lief ein Motorsteuergerät für rund 1.300 Euro mit Sofortzahlung.
Welche Rechnung bekommen Sie?
Es sind zwei Verkäufe: Der Händler verkauft an Facura, Facura an Sie. Den zweiten rechnet Facura immer regulär ab: Gesamtbetrag mit ausgewiesener Umsatzsteuer, Ihre Bestellnummer, Zahlungsziel, auch beim Gebrauchtteil. Ob und wie Sie die Vorsteuer geltend machen, entscheidet Ihre Buchhaltung. Facuras Vergütung steckt im Rechnungsbetrag.
Heute kommt die Rechnung als PDF. Ab 2027 stellt Facura E-Rechnungen im strukturierten Format aus. Klären müssen Sie das Format dann mit einem Rechnungssteller statt mit jedem Händler.
Wofür der Weg nicht gedacht ist
Bei Neuware laufen Reklamation und Gewährleistung über Facura. Bei Gebrauchtteilen übernimmt Facura keine Gewährleistung. Es gilt, was der Händler für das Teil zusagt. Liegt eine Zusage vor, steht sie in Facuras Angebot, bevor Sie bestellen. Ob das Teil passt, echt ist und eingesetzt werden darf, prüfen Sie.
Darf ein Kollege solche Käufe mit Firmenkarte und vollständigem Beleg erledigen, braucht es Facura nicht. Steuerberatung und Lieferzeitzusagen gibt es bei Facura nicht.
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Die Kaufbestätigung dokumentiert den Kauf. Eine Rechnung mit den Pflichtangaben des Verkäufers ist sie nicht automatisch. Legen Sie sie als Nachweis ab und fordern Sie beim gewerblichen Händler die Rechnung an.
Fassen Sie schriftlich nach, mit Kaufdatum und Artikel, und legen Sie den Schriftverkehr zum Vorgang. Solange keine Rechnung vorliegt, fehlt die Grundlage für den Vorsteuerabzug (§ 15 Abs. 1 UStG). Wie der Kauf bis dahin gebucht wird, klärt Ihre Buchhaltung mit der Steuerberatung.
Buchungsbelege in der Regel acht Jahre, sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen sechs Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Ob Kaufbestätigung, Quittung oder Eigenbeleg als Buchungsbeleg zählen, ordnet Ihre Buchhaltung ein.
Die Quittung stellt der Verkäufer aus, als Bestätigung, dass er Ihr Geld erhalten hat (§ 368 BGB). Den Eigenbeleg erstellen Sie selbst, wenn kein Originalbeleg zu bekommen ist. Die Quittung ist deshalb der stärkere Beleg, der Eigenbeleg bleibt Notlösung.
Herausgeber — facura GmbH, Roonstraße 23a, 76137 Karlsruhe. Eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Mannheim unter HRB 758910. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE463960641. Redaktion: operatives Team Facura.
Wer hier schreibt
Facura beschafft seit 2023 Einmalbedarfe für Industrie und Mittelstand. Die Fälle in diesen Artikeln stammen aus der täglichen Praxis: Lieferanten für eine einzige Bestellung, Shops ohne Rechnungskauf, Belege, die im Monatsabschluss nicht aufgehen. Das Team kommt aus dem Einkauf und der Prozessoptimierung im Einkauf. Bei simple system ist Facura als Allesbeschaffer eingebunden.