Notfallbeschaffung im Einkauf: Ersatzteil dringend, Lieferant nicht angelegt

Die Instandhaltung ruft an: Die Anlage steht, ein Teil ist defekt, und es gibt genau einen Anbieter, der es liefern kann. Das ist ein Ersatzteilhändler, den im Haus niemand kennt, oder ein Händler auf einem Marktplatz. Im ERP existiert er nicht, ohne Kreditor gibt es keine Bestellung, und der Anbieter will sein Geld vor dem Versand.

In diesem Moment geht es nicht um Einkaufsstrategie. Es geht darum, welcher Schritt jetzt Zeit kostet und welcher sich abkürzen lässt. Eine weltweite Befragung von ABB aus dem Jahr 2023 beziffert die Kosten ungeplanter Stillstände auf rund 125.000 US-Dollar pro Stunde, 67 Prozent der befragten Unternehmen berichten von mindestens einem ungeplanten Ausfall im Monat. Der Durchschnitt sagt wenig über die einzelne Anlage. Er erklärt aber, warum der Druck in solchen Stunden beim Einkauf ankommt.

Was gilt als Notfallbeschaffung, und wo geht die Zeit verloren?

Von Notfallbeschaffung spricht man, wenn ein Bedarf ungeplant entsteht und schon das Warten Schaden verursacht, typischerweise beim Ersatzteil für eine stehende Maschine. Bei einer Eilbestellung soll meist ein bekannter Lieferant nur schneller liefern. In der Notfallbeschaffung ist oft noch offen, wo das Teil überhaupt herkommt.

Bis das Teil an der Maschine ist, vergehen sechs Schritte:

• ▸ Teil identifizieren. Typenschild, Artikelnummer, Ersatzteilliste. Bei älteren Anlagen ist das schon die halbe Arbeit.
• ▸ Bezugsquelle finden. Eigenes Lager, Schwesterwerk, Hersteller, Händler, Marktplatz, Ausland. Bei abgekündigten Teilen bleibt manchmal nur der Gebrauchtmarkt.
• ▸ Freigabe. Wer darf ohne Vergleichsangebot bestellen? In vielen Häusern liegt das bei Abteilungs- oder Werksleitung. Und ist diese Person gerade erreichbar?
• ▸ Lieferantenanlage. Ohne Kreditor keine Bestellung im System.
• ▸ Zahlung. Der Anbieter will Vorkasse, Karte oder PayPal. Der Prozess im Haus kennt Überweisung nach Rechnung.
• ▸ Versand. Paketdienst, Kurier, Sonderfahrt oder Abholung. Hier entscheidet die Versandart, wann das Teil an der Maschine ist.

Die eigentliche Bestellung ist in dieser Kette selten der Engpass. Die Zeit liegt davor und danach. Bei Quelle und Versand hilft Erfahrung: wen man zuerst anruft, welcher Kurier am Abend noch fährt. Bei Freigabe, Anlage und Zahlung hilft eine Regel, die vor dem Notfall geklärt ist. Wie Spot Buys im Alltag gesteuert werden und wie das Lieferanten-Onboarding im Normalfall abläuft, ist an anderer Stelle beschrieben.

Was können Sie tun, wenn der Lieferant nicht angelegt ist?

Zuerst: Lager im Verbund und Service des Herstellers

Bevor jemand einen fremden Anbieter sucht, lohnen zwei Anrufe. Gehört das Werk zu einem Verbund, liegt das Teil vielleicht im Lager eines Schwesterwerks. Das erspart Anlage und Zahlweg ganz. Es kostet eine interne Umbuchung und einen Versand, um den sich jemand kümmern muss. Der zweite Anruf geht an den Service des Anlagenherstellers. Er kennt das Teil, und manche Hersteller haben für Stillstände einen eigenen Express-Ersatzteildienst. Der Haken: Abgekündigte Teile führt der Hersteller oft nicht mehr. Und wurde die Anlage über einen Händler gekauft, steht auch der Hersteller nicht unbedingt im System.

Findet sich das Teil dort nicht, bleibt ein Anbieter, den Ihr ERP nicht kennt. Dafür gibt es vier Wege. Welcher passt, hängt weniger vom Teil ab als davon, was Ihre Richtlinie für den Notfall vorsieht. Die übrigen Situationen, in denen der Bestellweg klemmt, sammelt der Beitrag Wenn der Einkauf nicht direkt bestellen kann.

1. Einen bestehenden Lieferanten beschaffen lassen

Naheliegend ist ein technischer Händler, der schon im System steht. Bekommt er das Teil über seine Kanäle, ist das der kürzeste Weg: kein neuer Kreditor, gewohnte Konditionen. Der Haken: Ein Händler beschafft, was in seinem Sortiment oder bei seinen Vorlieferanten liegt. Ein Gebrauchtteil vom Marktplatz oder ein Teil von einem kleinen Anbieter im Ausland gehört selten dazu.

2. Schnellanlage mit Ausnahme-Freigabe

Viele Beschaffungsrichtlinien kennen eine Ausnahme für Stillstände: verkürzte Prüfung, Freigabe durch eine benannte Person, Dokumentation im Nachgang. Gibt es diesen Weg und sind die Beteiligten erreichbar, ist er oft der schnellste. Der Haken: Stammdatenpflege, Buchhaltung und Freigeber müssen gleichzeitig verfügbar sein. Am Ende steht ein weiterer Kreditor für eine Bestellung, die sich vermutlich nicht wiederholt. Und die Frage des Zahlwegs löst die Anlage nicht.

3. Firmenkreditkarte oder Auslage

Mit einer Firmenkreditkarte ist sofort bezahlt, und Anbieter, die nur Karte oder PayPal nehmen, werden erreichbar. Der Haken liegt in den Voraussetzungen: Die Karteninhaberin muss verfügbar sein, das Limit muss reichen, und der Beleg muss später sauber in die Buchhaltung. Die private Auslage durch einen Mitarbeiter ist die Notlösung dahinter. Sie verlagert Risiko und Beleg auf eine Privatperson. Mehr dazu im Beitrag Shop nimmt nur Kreditkarte.

4. Über einen Einkaufsdienstleister kaufen

Ein Einkaufsdienstleister kauft beim Anbieter und stellt Ihnen die Rechnung. Den Anbieter müssen Sie nicht anlegen, den Dienstleister schon. Der Haken: Im Notfall hilft das nur, wenn der Dienstleister bereits als Lieferant angelegt ist. Sonst tauschen Sie eine Lieferantenanlage gegen eine andere.

Ein sechster Weg wird selten genannt und häufig gegangen: Die Instandhaltung bestellt selbst, und der Einkauf erfährt davon mit der Rechnung. Eilfälle sind ein typischer Auslöser für Bestellungen außerhalb des Systems. Das Problem ist weniger die einzelne Bestellung als die Gewohnheit, die daraus entsteht.

Warum dauert die Anlage eines neuen Lieferanten so lange?

Weil sie für Dauerbeziehungen gebaut ist. Für einen Lieferanten, der über Jahre Rechnungen stellt, ergeben die Schritte Sinn:

• ▸ Stammdaten erfassen: Firma, Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen.
• ▸ Prüfen, was die Richtlinie verlangt, etwa Bonität oder die Echtheit der Bankverbindung.
• ▸ Freigeben, in vielen Häusern nach dem Vier-Augen-Prinzip, weil falsche Bankdaten ein bekanntes Einfallstor für Betrug sind.

Keiner dieser Schritte ist überflüssig. Sie fallen nur in voller Länge an, auch wenn die Bestellung 250 Euro wert ist und sich nie wiederholt. Und sie hängen an Personen, die im Notfall nicht unbedingt am Schreibtisch sitzen. Für einen einmaligen Notfallkauf steht dieser Aufwand selten im Verhältnis zum Teil.

Was, wenn der Anbieter Vorkasse, Kartenzahlung oder PayPal verlangt?

Ist der Lieferant angelegt, kommt die zweite Hürde. Kleine Händler und Marktplatzanbieter liefern an unbekannte Firmenkunden häufig nur gegen Sofortzahlung. In einem Fall aus unserer Praxis war ein Motorsteuergerät für ein Aggregat, Größenordnung 1.300 Euro, nur gegen sofortige Zahlung zu haben. Kein Zahlungsziel, kein Kauf auf Rechnung.

Die Hürde liegt nicht immer beim kleinen Händler. Ein Entlastungsventil für einen Kompressor gab es nur direkt beim Hersteller im europäischen Ausland. Der Hersteller verlangte vom neuen Kunden Vorauszahlung, und bis das geklärt war, vergingen rund zwei Wochen. Auch ein Dienstleister ist beim Hersteller zunächst Neukunde.

Wie Sie Vorkasse einordnen und welche Absicherungen es gibt, steht im Beitrag Lieferant verlangt Vorkasse. Was mit dem Beleg passiert, wenn per PayPal bezahlt wurde, beschreibt PayPal-Beleg statt Rechnung.

Warum ist der Lieferant im Notfall so oft ein Unbekannter?

Weil die Teile, die im Notfall fehlen, selten Katalogware sind. Einige Fälle aus unserer Praxis:

• ▸ die CPU einer Anlagensteuerung, vom Hersteller abgekündigt, nur noch bei einem eBay-Händler, Größenordnung 250 Euro
• ▸ ein Siemens-Bedienpanel, nur noch gebraucht zu bekommen, Größenordnung 350 Euro
• ▸ der Kugelwagen einer Rexroth-Linearführung, lieferbar bei einem Ersatzteilhändler in Irland
• ▸ ein Hydraulikzylinder eines Markenherstellers über einen kleinen Fachbetrieb

Auf einer vorab gepflegten Notfall-Lieferantenliste hätten diese Anbieter wohl kaum gestanden. Für die Quelle selbst gilt: Zustand und Beschreibung eines Gebrauchtteils kommen vom Verkäufer. Ob ein Alternativ- oder Nachbauteil eingesetzt werden darf, entscheidet der Betreiber der Anlage. Für Anbieter im Ausland gibt es weitere Besonderheiten, die der Beitrag Im Ausland bestellen als Firma beschreibt. Warum gerade diese Teile durch jedes Raster fallen, steht in C-Teile, die kein Katalog abdeckt.

Wie kommt das Teil schneller an die Maschine?

Ist das Teil bestellt, entscheidet die Versandart. Drei Hebel gibt es, jeder mit eigenem Haken:

• ▸ Express oder Kurier des Anbieters. Viele Händler bieten gegen Aufpreis Expressversand oder einen Kurier an. Der Haken: Das muss bei der Bestellung gewählt werden, und die Ware muss rechtzeitig versandfertig sein. Ein Anbieter, der das Teil selbst erst bei seinem Vorlieferanten bestellt, wird durch den Kurier nicht schneller.
• ▸ Sonderfahrt mit eigenem Kurier. Ein Kurierdienst, den Ihr Haus beauftragt, holt das Teil beim Anbieter ab und fährt durch. Der Haken: Auch der Kurier will abgerechnet werden. Wer keinen Kurierdienst mit Rahmenvereinbarung hat, steht hier vor der nächsten Lieferantenanlage. Und der Anbieter muss die Abholung annehmen und die Ware übergabebereit haben.
• ▸ Selbstabholung. Liegt der Anbieter in erreichbarer Entfernung, fährt jemand aus dem Haus hin. Der Haken: Das bindet einen Mitarbeiter und ein Fahrzeug, braucht eine Absprache über Abholzeit und Übergabe und ist bei Anbietern im Ausland selten realistisch.

Die Kosten dieser Hebel stehen im Verhältnis zum Stillstand, nicht zum Teil. Wer vorab geklärt hat, wer über einen Kurier oder eine Sonderfahrt entscheidet, muss im Notfall nicht über den Aufpreis diskutieren.

Wie läuft eine Notfallbestellung über Facura, und was kann Facura nicht?

Facura ist ein Einkaufsdienstleister: Menschen, die für Ihr Haus bei dem Anbieter bestellen, den Sie nennen. Es gibt keine Software, nichts wird installiert oder angebunden.

• ▸ Der Einkauf bestellt bei Facura statt beim Anbieter, die Freigaben bleiben. Auf Wunsch sucht Facura die Bezugsquelle.
• ▸ Facura kauft und zahlt, wie der Anbieter es verlangt, auch per Vorkasse, Karte oder PayPal. Bei Anbietern außerhalb der EU, auch in China, zahlt Facura in der geforderten Währung und wickelt Versand und Einfuhr ab. Die Ware geht an den Ort, den Sie angeben.
• ▸ Sie erhalten eine Rechnung von Facura mit ausgewiesener Umsatzsteuer, Bezug auf Ihre Bestellnummer und Zahlungsziel, auch bei Gebrauchtteilen. Ob und wie Sie die Vorsteuer geltend machen, entscheidet Ihre Buchhaltung. Heute kommt die Rechnung als PDF, ab 2027 stellt Facura E-Rechnungen im strukturierten Format aus.

Angelegt wird einmal Facura, nicht der Anbieter. Von Facuras Seite ist das innerhalb von 24 Stunden machbar, wie lange es bei Ihnen dauert, bestimmt Ihre eigene Prüfung. Bei Neuware laufen Reklamation und Gewährleistung über Facura. Keine Einrichtungskosten, keine Vertragslaufzeit.

Wofür der Weg über Facura nicht gedacht ist

• ▸ Keine Zusage zu Lieferzeiten. Facura ist kein Express- oder Notdienst. Wie schnell das Teil ankommt, bestimmen der Anbieter und seine Versandarten. Verlangt ein Hersteller von Neukunden Vorauszahlung, gilt das auch für Facura.
• ▸ Bei Gebrauchtteilen übernimmt Facura keine Gewährleistung. Es gilt, was der Händler für das Teil zusagt. Liegt eine Zusage vor, steht sie in Facuras Angebot, bevor Sie bestellen.
• ▸ Keine Freigabe von Alternativteilen und keine Nachkonstruktion. Ob ein Teil passt, echt ist und eingesetzt werden darf, prüfen Sie.
• ▸ Facura prüft nicht, ob ein Produkt die in der EU verlangten Nachweise hat. Verlangen Sie Konformitätserklärung und Datenblatt vom Anbieter, bevor Sie bestellen. Fehlen sie, ist das ein Grund, nicht zu bestellen, gleich auf welchem Weg.
• ▸ Kein Gefahrgut, keine kennzeichnungspflichtigen Chemikalien, keine Steuer- oder Rechtsberatung.
• ▸ Katalogware bleibt im Katalog. Wo Ihr Katalog endet, fängt Facura an.

Kann Ihr Haus einen neuen Lieferanten im Notfall zügig anlegen und bezahlen, ist Facura nicht der schnellere Weg. Zeit spart der Weg dort, wo Facura vor dem Notfall angelegt ist und Anlage und Zahlweg beim Anbieter sonst länger dauern würden, als das Teil Zeit lässt.