Aus China bestellen als Firma: Rechnung und Einfuhr

Ein Kollege aus der Instandhaltung hat bei AliExpress einen Adapter gefunden, den keiner der üblichen Händler führt. Der Betrag ist klein, die Bedarfsmeldung liegt jetzt bei Ihnen im Einkauf. Auf wen lautet die Rechnung, und wer zahlt, wenn der Paketdienst an der Warenannahme Einfuhrabgaben verlangt?

Woran hängt der Kauf in China im Einkauf?

AliExpress ist ein Marktplatz mit vielen Händlern und Bezahlung an der Kasse, Alibaba eine B2B-Plattform mit Verhandlung, Mindestmengen und oft Überweisung. Verboten ist der Kauf als Firma auf keiner der beiden. Hängen bleibt er häufig an einer dieser Stellen:

• ▸ Lieferantenanlage. Eine Überweisung braucht den Verkäufer in China im Kreditorenstamm, samt Prüfung, für einen Betrag, der das nicht trägt.
• ▸ Freigabe. Unbekannter Verkäufer, unbekanntes Teil: Wer gibt das frei?
• ▸ Zahlung. Eine Firmenkarte liegt nicht in jeder Abteilung bereit.
• ▸ Belege. Sie kommen von drei Stellen, eine Rechnung mit deutscher Umsatzsteuer ist in der Regel nicht darunter (nächster Abschnitt). Beim Amazon Marketplace ist das Muster ähnlich, nur ohne Einfuhr.

Ein typischer Fall, in dem der Einkauf nicht direkt bestellen kann.

Welche Belege braucht die Buchhaltung beim Direktkauf?

Bestellbestätigung und Kartenbeleg sind keine Rechnung (siehe PayPal-Beleg statt Rechnung). Auf AliExpress stellt in der Praxis der einzelne Verkäufer die Rechnung aus, in wechselnder Form. Hinterlegen Sie Firmenname, Anschrift und USt-IdNr. vor der Bestellung. Für die Umsatzsteuer zählen zwei Belege:

• ▸ Die Rechnung des Verkäufers. Sie weist in der Regel keine deutsche Umsatzsteuer aus. Dann ergibt sich aus ihr auch keine Vorsteuer (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Anders kann es bei einem IOSS-Verkäufer liegen, siehe unten. Als Kaufbeleg braucht die Buchhaltung die Rechnung in jedem Fall.
• ▸ Der Beleg über die Einfuhrumsatzsteuer. Die Einfuhr unterliegt der Einfuhrumsatzsteuer (§ 1 Abs. 1 Nr. 4 UStG) von 19 oder 7 Prozent. Für Ware, die für das Unternehmen eingeführt wurde, ist sie als Vorsteuer abziehbar (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 UStG), nachgewiesen durch einen zollamtlichen Beleg wie den Einfuhrabgabenbescheid oder einen bescheinigten Ersatzbeleg (Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 15.11).

Und im ERP? Bei Zahlung mit Firmenkarte oder Firmen-PayPal wird häufig gegen die Kartenabrechnung gebucht, ohne Kreditor für den Verkäufer. Bei Überweisung braucht es den Verkäufer als neuen Lieferanten. Einfuhrbeleg und Abrechnung des Paketdienstes kommen in beiden Fällen getrennt und müssen dem Vorgang zugeordnet werden.

Wer meldet die Ware beim Zoll an?

Beim Direktkauf hängt das am Versandweg:

• ▸ Paket. Nach der Zoll-Seite zu Internetbestellungen, die sich an Privatpersonen richtet, sind die Abgaben bei Post- und Paketsendungen in der Regel bei der Zustellung an den Paketdienst zu zahlen, der dafür Gebühren berechnen kann. Für eine Firma als Empfängerin beschreibt die Seite den Ablauf nicht eigens. Rechnen Sie damit, dass die Forderung an Ihrer Warenannahme steht oder in manchen Fällen später als Rechnung kommt. Legen Sie vor der Bestellung fest, wer bei Zustellung zahlen darf und womit, und sagen Sie es der Warenannahme.
• ▸ Paket von einem IOSS-Verkäufer. IOSS ist ein Verfahren für Fernverkäufe an Verbraucher. Ob ein Verkäufer es auch bei einer Bestellung auf Ihre Firma anwendet, fragen Sie ihn vor dem Kauf. Wenn ja, meldet laut Zoll der IOSS-Nutzer oder sein indirekter Vertreter an, nicht der Empfänger. Die Steuer steckt dann in der Regel im Kaufpreis, eine weitere Einfuhrumsatzsteuer fällt nicht an. Ob Ihre Firma sie als Vorsteuer abziehen kann, klärt die Steuerberatung (dieser Artikel ist keine Steuerberatung).
• ▸ Fracht, etwa eine größere Alibaba-Bestellung. Die Anmeldung bieten Spediteure und Zolldienstleister an. Fragen Sie vor der Zahlung, welche Angaben und Vollmachten sie von Ihrem Haus brauchen und an wen der Einfuhrabgabenbescheid geht. Lassen Sie sich schriftlich nennen, wer nach der Incoterms-Klausel im Angebot anmeldet und die Abgaben trägt.

Zu USA, Großbritannien und Schweiz siehe Im Ausland bestellen als Firma.

Was gilt seit dem 1. Juli 2026 für kleine Sendungen aus China?

Zum 1. Juli 2026 ist die Zollbefreiung für Sendungen bis 150 Euro Warenwert entfallen. Für Fernverkäufe aus Drittländern an Verbraucher in der EU gilt seither ein Pauschalzoll von 3 Euro je Warenposition, plus Einfuhrumsatzsteuer (Zoll: Wegfall der 150-Euro-Zollfreigrenze). Ob die Pauschale auch greift, wenn eine Firma empfängt, sagt die Mitteilung des Zolls nicht, sie spricht von Verbrauchern.

Fragen Sie deshalb vor der Bestellung den Verkäufer, ob Zoll und Steuern im Preis enthalten sind oder bei Zustellung erhoben werden. Was erhoben wurde, zeigt danach die Abrechnung des Paketdienstes. Bei regelmäßigem Bezug fragen Sie die Zentrale Auskunft des Zolls oder die IHK-Außenwirtschaft, ob die Pauschale für Ihre Sendungen greift.

Laut IHK Rhein-Neckar gilt die Regel zunächst bis zum 1. Juli 2028. Ab dem 1. November 2026 kommt eine Bearbeitungsgebühr je Paket hinzu, deren Höhe die EU-Kommission festlegt (Stand 01.10.2026).

Darf das Teil aus China an Netz oder Maschine?

Bei Geräten, Netzteilen und Teilen für Maschinen verlangen Sie vor der Bestellung Konformitätserklärung und Datenblatt vom Anbieter. Fehlen sie, ist das ein Grund, nicht zu bestellen, gleich auf welchem Weg. Gibt es bei Ihnen eine Stelle, die Arbeitsmittel freigibt, fragen Sie beim Adapter dort, bevor jemand bezahlt.

Wie bezahlen Sie einen Verkäufer in China ohne unnötiges Risiko?

Auf Alibaba verlangen Verkäufer häufig eine Überweisung. Trade Assurance sichert dort laut dem Zahlungsdienstleister WorldFirst nur Zahlungen über die Plattform ab, nicht die Überweisung außerhalb. Die IHK Heilbronn-Franken warnt vor gefälschten Zertifikaten und abgefangenen Mails mit neuen Bankdaten. Bestätigen Sie geänderte Bankdaten deshalb über einen zweiten Weg. Zu fehlender Firmenkarte und Vorkasse siehe Shop nimmt nur Kreditkarte und Lieferant verlangt Vorkasse.

Welche Wege haben Sie, und welcher passt zu welchem Fall?

In der Beschaffungspraxis von Facura, dem Herausgeber dieses Artikels, sind viele Aufträge Kleinstbestellungen von wenigen Euro bis einigen Dutzend Euro: ein HDMI-Dummy-Stecker, eine Stoppuhr, ein Werkzeughalter. In den Bestellungen von August und September 2026 kamen Käufe außerhalb der EU aus den USA, etwa 50 Lüfter von einem Elektronikdistributor; ein Kauf in China war nicht dabei.

1. Beim Stammlieferanten oder in der EU nachfragen

Der erste Griff: Fragen Sie Ihren Stammlieferanten oder Katalogpartner, ob er das Teil oder ein gleichwertiges besorgen und zu seinen üblichen Bedingungen liefern kann. Oder ein Händler in der EU hat es, manchmal teurer, dafür ohne Einfuhr. Aus der Praxis von Facura: Filament aus einem schwedischen Shop, ein Ersatzteil für eine Linearführung aus Irland, beides ohne Zollthema. Der Haken: Die Suche kostet Zeit, und ein gleichwertiges Teil muss jemand fachlich freigeben. Passt, wenn das Teil nicht nur bei einem Verkäufer zu haben ist.

2. Der Kollege kauft privat und reicht die Auslage ein

Oft der Weg, der zuerst probiert wird. Der Haken: Bestellung, Rechnung und Einfuhrbeleg lauten auf den Kollegen als Privatperson. Abziehbar ist die Einfuhrumsatzsteuer für Ware, die für das Unternehmen eingeführt wurde (siehe oben). Aus einer Privatbestellung bekommt die Firma deshalb in der Regel keine Vorsteuer. Passt, wenn Ihre Richtlinie die Auslage zulässt und der Betrag so klein ist, dass die Vorsteuer kaum ins Gewicht fällt.

3. Selbst auf der Plattform bestellen

Mit Firmenkarte oder Firmen-PayPal direkt bei AliExpress, bei Alibaba auch per Überweisung über die Plattform. Schnell und zum angezeigten Preis. Der Haken: Belege und Einfuhr bleiben bei Ihnen. Passt, wenn eine Firmenkarte bereitliegt und die Buchhaltung Einfuhrbelege schon kennt.

4. Beim Verkäufer ein Angebot auf Ihre Firma anfordern

Vor allem auf Alibaba üblich: ein schriftliches Angebot auf Firmenname, Anschrift und USt-IdNr. Damit bestellen Sie über Ihren normalen Prozess. Die Haken: Der Verkäufer wird als Lieferant angelegt, bezahlt wird oft per Überweisung direkt an ihn, also ohne Trade Assurance, und die Einfuhr bleibt Ihr Vorgang. Passt, wenn die Menge größer ist oder Sie den Verkäufer wieder brauchen werden.

5. Eine Sourcing-Agentur beauftragen

Agenturen für China-Beschaffung bieten typischerweise Lieferantensuche, Qualitätsprüfung vor Ort, Versand und oft die Verzollung an. Der Haken: Sie sind auf Serien und wiederkehrende Mengen ausgelegt, und die Agentur wird selbst ein weiterer Lieferant in Ihrem Stamm. Passt für Serienteile, nicht für einen einzelnen Adapter.

6. Über einen Einkaufsdienstleister beschaffen

Ihr Einkauf gibt die Bestellung an einen Dienstleister im Inland, der kauft und Ihnen eine Rechnung stellt. Der Haken: Der Service ist in den Rechnungsbetrag eingerechnet, und nicht jeder Anbieter übernimmt auch die Einfuhr. Fragen Sie danach, bevor Sie bestellen. Passt, wenn solche Sonderbedarfe immer wieder anfallen.

Und für den Adapter?

Ein Kleinteil, einmalig. Fragen Sie zuerst Stammlieferant und EU-Händler. Gibt es den Adapter nur bei diesem Verkäufer, entscheidet die Zahlung: Mit Firmenkarte und einer Buchhaltung, die Einfuhrbelege kennt, ist die Plattform der kürzeste Weg. Fehlt die Karte oder soll kein Verkäufer in China in den Stamm, bleibt der Einkaufsdienstleister.