Der indirekte Einkauf ist der blinde Fleck vieler Unternehmen. Während der direkte Einkauf (die Teile, die ins Produkt gehen) strategisch gesteuert wird, läuft der ganze Rest nebenbei: Werkzeug, IT-Zubehör, Laborbedarf, Büroausstattung, der Messestand. Viele kleine Bestellungen, verteilt über das ganze Haus, jede für sich unscheinbar. In Summe ist genau das der Bereich, in dem Aufwand und Kosten am stärksten aus dem Ruder laufen.
Warum der indirekte Einkauf so schwer zu greifen ist
Das Grundproblem ist strukturell: Für den indirekten Bedarf fühlt sich oft niemand richtig zuständig. Verschiedene Abteilungen bestellen selbst, bei wechselnden Lieferanten, ohne Rahmenvertrag, ohne gemeinsame Spielregeln. Es gibt keinen zentralen Ort, an dem zusammenläuft, was wo gekauft wurde.
Die Folge: fehlende Transparenz, kein gebündeltes Volumen und ein Long-Tail aus Lieferanten, der mit jeder neuen Bestellung weiterwächst. Diese Bedarfe machen oft nur rund ein Fünftel des Einkaufsvolumens aus, verursachen aber den Großteil der Lieferanten und der Arbeit.
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Die größten Herausforderungen und wo sie wehtun
In der Praxis sind es immer dieselben sechs Punkte, die den indirekten Einkauf teuer und unübersichtlich machen:
1. Niemand ist wirklich zuständig
Ohne klaren Owner bestellt jede Abteilung auf eigene Faust. Spielregeln und Standards fehlen, der Einkauf erfährt oft erst über die Rechnung davon. Der erste Schritt ist, den Prozess überhaupt sichtbar zu machen, siehe Beschaffungsprozess optimieren.
2. Lieferantenflut und Stammdaten-Last
Jeder neue Einmalbedarf bedeutet im Zweifel einen neuen Kreditor: anlegen, prüfen, pflegen. Der Kreditorenstamm wuchert, die Stammdatenpflege frisst Zeit. Wie sich das umkehren lässt, zeigen Lieferanten konsolidieren und das 1-Kreditor-Modell.
3. Maverick Buying
Wenn der offizielle Weg zu umständlich ist, bestellen Mitarbeiter am Einkauf vorbei, per Kreditkarte, im erstbesten Shop. Das kostet Konditionen und Transparenz. Mehr dazu unter Maverick Buying lösen.
4. Tail-Spend unter dem Radar
Viele kleine Positionen bekommen einzeln kaum Aufmerksamkeit, in Summe binden sie enorm viel Prozesszeit. Was Tail-Spend ist und warum er sich lohnt, steht unter Tail Spend.
5. Hohe Prozesskosten je Bestellung
Laut dem BME-Benchmark liegen die Prozesskosten pro Bestellung im Schnitt bei etwa 100 €; manuelle Einmalbestellungen liegen deutlich darüber. Die Aufschlüsselung steht unter Prozesskosten im Einkauf.
6. Fehlende Transparenz über die Ausgaben
Wer nicht weiß, was wo gekauft wird, kann nicht steuern. Erst Transparenz macht Einsparungen sichtbar, siehe Transparenz in der Beschaffung.
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Was wirklich hilft
Die gängigen Lösungswege sind richtig, aber aufwendig: den indirekten Bedarf erst einmal definieren und ein Bild vom Volumen bekommen, klare Richtlinien und Kataloge für Standardbedarfe schaffen, Prozesse standardisieren und digitalisieren. Das ordnet den planbaren Teil.
Die großen Schlagzeilen 2026, also Resilienz, ESG und KI, sind real, aber strategischer Natur. Für den operativen Long-Tail, die vielen kleinen Einmalbedarfe, helfen sie wenig. Genau dort entsteht der meiste Reibungsverlust, und genau dort setzt der schnellste Hebel an.
Der operative Kurzschluss: ein Kreditor für den Long-Tail
Statt für jeden Einmalbedarf einen neuen Lieferanten anzulegen, läuft der gesamte Long-Tail über einen festen Kreditor. Facura ist als operativer Einkaufsdienstleister selbst dieser eine Kreditor: Der Einkauf schickt eine normale Bestellung als PDF, Facura beschafft dort, wo es passt, liefert direkt und stellt eine Rechnung pro Bestellung. So adressiert ein einziger Schritt gleich mehrere der oben genannten Pains, nämlich Lieferantenflut, Stammdaten, Maverick Buying und Prozesskosten.
Auf der Lieferanten-Seite sinkt zugleich die Zahl der zu prüfenden Vertragspartner, was die wachsenden Sorgfalts- und Dokumentationspflichten entlastet. Wie der Weg für Einmalbedarfe konkret aussieht, steht unter Einmalbedarfe effizient beschaffen, die Optimierungspotenziale insgesamt unter indirekter Einkauf. Wie stark die Prozesskosten sinken, hängt vom Ausgangszustand ab: in unserer Praxis konservativ rund 50 %, typisch etwa 70 %, im günstigen Fall bis zu 85 % weniger Prozessaufwand pro Einmalbedarf.
Häufige Fragen
Alles, was nicht direkt ins Produkt eingeht: Instandhaltung und MRO, IT, Büro, Labor, Marketing, Facility. Typisch sind viele kleine Bestellungen bei wechselnden Lieferanten.
Nicht der Stückpreis ist das Problem, sondern der Prozess: ein neuer Lieferant je Bestellung, doppelte Erfassung, Beleg-Suche. Bei rund 100 € Prozesskosten je Bestellung summiert sich das schnell.
Den Long-Tail über einen Kreditor bündeln, statt jeden Bedarf einzeln zu beschaffen. Das reduziert Lieferantenanlage, Stammdatenpflege und Maverick Buying in einem Schritt.
Nein. Der Weg läuft über eine ganz normale Bestellung aus dem ERP. Vorhandene Tools und Kataloge bleiben, Facura ergänzt sie für das, was dort nicht abgedeckt ist.
Herausgeber: getXdone GmbH (Facura), operativer Einkaufsdienstleister mit 1-Kreditor-Modell für Einmalbedarfe. Seit Ende 2023 mit zahlenden Kunden, 2,5 Jahre operative Praxis. Redaktion: David.
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